Безопасность бизнеса - Ренат Мамбетов

Забегая вперед, скажем, что система для компании из ОАЭ удалась и работает и поныне. Далее речь пойдет именно про эту систему. Но авторы рекомендуют применять такую формацию для большинства организаций. Поэтому при построении элемента структуры безопасности и конфиденциальности вы можете взять ее.

Расширенная универсальная «Система конфиденциальности».

Данный комплекс документов включает в себя два типа документов. Первый тип — официальные положения и регламенты.

Сухие, юридически выверенные:

1. Положение о коммерческой информации (тайне).

2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

3. Штрафная сетка.

4. NDA.

Первый тип документов, как видите, представляет собой стандартный набор, который должен быть в любой организации. Фундамент сохранения конфиденциальной информации. Данные документы подписываются каждым сотрудником вне зависимости от занимаемой должности.

О том, где их взять, мы скажем после краткого описания.

Положение о коммерческой тайне предполагает информацию о том, в соответствии с какими нормативно-правовыми актами разработано понятие конфиденциальности, понятие коммерческой тайны, ответственность за разглашение, порядок предоставления информации в государственные органы и так далее.

Это максимально «высушенный» документ, который хоть и хочет быть понятным для всех, но оставляет желать лучшего в ясности. Положение будет стандартным для большинства организаций.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, содержит широкий список сведений для конкретной организации.

Сокращенно может выглядеть так:

1. Сведения по вопросам управления, кадровым, штатным, правовым вопросам и вопросам региональной политики, сведения о клиентах организации в любой форме, сведения о партнерах организации в любой форме, сведения о контрагентах организации в любой форме.

2. Сведения об экономической, финансовой и бухгалтерской деятельности.

3. Сведения о коммерческой деятельности на внутреннем рынке.

4. Сведения по вопросам внешнеэкономической деятельности.

5. Сведения об IT-архитектуре организации.

Расширенная версия предполагает углубленное «расписывание» и обоснование каждого пункта.

В принципе, этот список может быть внесен в «Положение о коммерческой тайне», но мы рекомендуем утвердить отдельный документ. Не ради бюрократии, а для практического применения и донесения до сотрудников. Поверьте, его все равно придется в виде выписки «извлекать» из Положения. Ведь сотрудникам так нагляднее.

Штрафная сетка

Напомним, мы сейчас ведем разговор о конфиденциальности. Решать, какие наказания применять к сотрудникам за разглашение конфиденциальной информации, вам предстоит совместно с HR или с кадровой службой. В этом случае мы предлагаем не плодить бюрократию, а объединить все виды наказаний в одной таблице. И за разглашение конфиденциальных сведений, и за опоздание на работу, и за прочие проступки.

Штрафная сетка имеет простой табличный вариант, утвержденный руководителем предприятия.

Вообще разговор о штрафах — это отдельный геморрой. Фактически законодательство и так предполагает ответственность сотрудников за разглашение коммерческой тайны и сопутствующие правонарушения (ст. 183 Уголовного Кодекса РФ). Трудовой Кодекс регламентирует и опоздания, и прогулы, и прочие нарушения трудовой дисциплины. Наказания за кражи, коммерческие подкупы и мошенничества, естественно, предусмотрены УК РФ.

Штрафная сетка реально выполняет две функции — профилактическую и наказания за мелкиенарушения. С профилактикой все понятно (надеемся). С наказаниями за мелкие нарушения тоже более-менее понятно — нарушение формы одежды на производстве, грубость по отношению к клиенту в ритейле и прочие неприятные истории.

В любом случае приходится возвращаться к взаимодействию с кадровой службой. Штрафы в коммерческих организациях не назначаются просто так. Нельзя лишить человека премии на пустом месте. Любой штраф — это первоначально служебная проверка, объяснение, приказ. И только потом лишение части денег. И даже при этом все не так легко. Надеемся, ни для кого не новость, но штраф может взиматься только с премии. Либо от ежемесячной ее части, либо от годовой. Только KPI (ключевой показатель эффективности, или попросту говоря премия) является базой для уменьшения, а не окладная часть зарплаты.

Повторим третий раз — штрафные сетки создаются и вводятся в действие совместно с кадрами.

Впрочем, ваша задача сделать так, чтобы конфиденциальные сведения не ушли на сторону. И не были разглашены по случайности. А штрафы — крайняя и непопулярная мера.

NDA

Еще одна (наряду с KPI) относительно новая аббревиатура. Non-disclosure agreement — соглашение о неразглашении. Заключается между двумя организациями, когда сведения о коммерческой (или любой другой) деятельности становятся известны контрагенту. Например, вы вызываете специалиста для настройки «1С: Erp». В процессе работы специалист видит ваши финансовые показатели или поданную заявку на патент. Чтобы у временно нанятого сотрудника не возник соблазн проинформировать ваших конкурентов — необходимо заключить NDA.

Соглашение о неразглашении в 95 % случаев типовое. Составляет его юрист, подписывает руководитель организации и контрагент.

Думаем, некоторые читатели уже задались вопросом — где взять образцы документов. Отвечаем — в конце книги вы найдете контакты авторов. Обратитесь к нам, и мы скинем вам на почту типовые версии Положения, Перечня, Штрафной сетки и NDA. Просто предложите нам свою дружбу. Шутим, отправим полностью безвозмездно. Дабы вы не искали ерунду в интернете.

Переходим ко второму типу документов, которые необходимы для корректной работы системы конфиденциальности. Их мы вам не предоставим. Для каждой организации такие документы индивидуальны, они верстаются с нуля. Можете обратиться к профессиональному специалисту, который вам их создаст. Либо попробуйте сделать сами. Да, и мы скажем правду, — второй пакет не обязателен, но лучше его сделать.

Политика конфиденциальности — глобальный документ в виде системы, которая объясняет сотрудникам всех уровней для чего нужна конфиденциальность. В отличие от Положения, составляется понятным языком с обращением к читателю. Тезисная простота и понятность соседствует со смешными примерами. В Политике руководство, обращаясь напрямую к сотруднику, рассказывает о компании, об общих целях по достижению прибыли. Максимально заботливо и ясно.

Если вы работали в крупных компаниях, то знаете, что у любой крупной сети продуктовых или строительных супермаркетов есть мотивационная система для сотрудников. Эдакий комплекс документов, написанный простым языком, — про историю компании, про устремления, про общие цели, поддержку друг друга. В этих же проспектах содержится и ненавязчивая информация о том, что в фирме не приветствуется. Политика конфиденциальности построена по такому же принципу — объяснить сотруднику, что и для чего.

Например, Политика для консалтинга из ОАЭ начинается со слов:

«Когда мы разговариваем с родителями по телефону — стараемся контролировать, что говорим. Не говорим о проблемах и кредитах, боимся „сболтнуть лишнее“. Общаясь со своими детьми — выбираем слова, думаем, прежде чем сказать. Дома не оставляем острые предметы в ящике с игрушками. Мы контролируем речь и действия в личной жизни, а когда контроль ослабевает — пожинаем негативные плоды. Обсуждая жизнь друзей и подруг, мы знаем, что они так же сплетничают о нас. Нам это неприятно. Это простые истины, правила „чистых рук“, их знают все».

В