Проведение собраний и совещаний - Кейт Кинан
Книгу Проведение собраний и совещаний - Кейт Кинан читаем онлайн бесплатно полную версию! Чтобы начать читать не надо регистрации. Напомним, что читать онлайн вы можете не только на компьютере, но и на андроид (Android), iPhone и iPad. Приятного чтения!
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора, о которых часто забывают.
• Присутствующие должны видеть друг друга.
• Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.
Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немаловажную роль.
• Если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы – диаграммы, графики и т. п., они становятся невнимательными. В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем или витая в облаках.
• Если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга.
• По возможности разместите рядом участников с разными точками зрения: это лучше, чем собрать людей единомышленников на одной стороне стола.
Для того чтобы приглашенные без суеты заняли свои места, необходимо сделать план размещения и табличку-идентификатор для каждого места. Имена приглашенных должны быть указаны на табличках с обеих сторон, так как некоторые из участников могут быть не знакомы.
Проводя заседание, необходимо распланировать обсуждение каждого вопроса по времени. Например:
«вопрос № 1 – 10 мин [10.10];
вопрос № 2 – 15 мин [10.25];
вопрос № 3 – 20 мин [10.45]».
Это экономит время и позволяет не задерживаться долго на обсуждении одного вопроса.
Известно, что успех собрания на 80% зависит от его подготовки. Наличие повестки дня – один из важных факторов успешного проведения собрания или совещания.
Результат собрания зависит и от приглашенных лиц. Если на собрании присутствуют компетентные люди – успех обеспечен.
Создание комфортных условий для проведения собрания поможет участникам сконцентрироваться на запланированных вопросах. Необходимо также четко регламентировать время на обсуждение каждого вопроса.
Все эти факторы в целом способствуют эффективному проведению собрания.
Подумайте о том, как вы готовитесь к проведению собрания, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Знаете ли вы, что официальная встреча должна проходить согласно принятым правилам?
▲ Согласны ли вы, что в любом неофициальном мероприятии присутствует компонент официальности?
▲ Знаете ли вы, что для успешного проведения собрания необходима повестка дня?
▲ Вы согласны с тем, что цель совещания должна быть сформулирована четко?
▲ Согласны ли вы, что на заседание следует приглашать только компетентных людей, присутствие которых позволит достичь поставленных целей?
▲ Вы согласны с тем, что собрание должно проходить в комфортных и подобающих случаю условиях?
▲ Согласны ли вы, что места для присутствующих должны располагаться таким образом, чтобы все люди могли видеть друг друга?
▲ Планируете ли вы время для обсуждения каждого вопроса?
• пользоваться правилами и нормами проведения официальных мероприятий;
• заранее готовиться даже к неофициальной встрече;
• заранее сообщать повестку дня всем приглашенным лицам;
• пригласить на совещание компетентных людей;
• правильно разместить участников заседания (обязательно наличие табличек-идентификаторов);
• установить время для обсуждения каждого вопроса.
Если вам предстоит проводить совещание, придерживайтесь нескольких правил, которые непременно обеспечат положительный результат. Начиная совещание с позитивной установки и четко обозначая временные рамки, вы поможете людям сконцентрироваться на вопросах, вынесенных на повестку дня. Совещание пройдет быстро и будет продвигаться результативно, если с самого начала направить обсуждение в нужное русло. Помните, что в конце совещания необходимо подвести итоги.
Открывая собрание, следует придерживаться следующих правил.
Каждое совещание нужно начинать с приветствия. Если на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представиться, называя имя и должность. И только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дня. В случае если кто-то вынужден прийти на собрание позже или уйти раньше всех, об этом необходимо предупредить присутствующих с самого начала.
Если совещание проходит в несколько этапов и обсуждаются одни и те же вопросы (или это очередное собрание постоянной комиссии), нужно пересмотреть протоколы и записи предыдущих собраний. Это необходимо делать только при проведении официальных встреч. Спросите присутствующих: «У кого есть вопросы по поводу страницы № 1?» (Пауза.) «Страницы № 2?» и т. д. Возможно, были допущены грамматические или смысловые ошибки, исказившие суть принятых решений.
Экономия времени – это основной фактор успешного проведения собрания. С самого начала необходимо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени. Для этого следует придерживаться нескольких простых правил.
• Начинайте заседание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные.
• Напомните присутствующим о «стоимости» такого заседания (для этого необходимо знать, сколько зарабатывает каждый из присутствующих). Например: «900 евро – стоимость одного часа проведения собрания, соответственно, 15 евро за минуту, поэтому я предлагаю не тратить время зря, а использовать его эффективно».
• Разместите часы так, чтобы вы могли хорошо видеть циферблат. Оставьте десять минут в конце собрания для подведения итогов.
• Делайте перерывы, если собрание длится долго. Люди должны отдыхать.
• Давайте присутствующим время для обдумывания тех или иных вопросов. Например: «Я предлагаю сделать десятиминутный перерыв и потом жду ваших предложений».
• Заканчивайте заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.
Прочитали книгу? Предлагаем вам поделится своим отзывом от прочитанного(прослушанного)! Ваш отзыв будет полезен читателям, которые еще только собираются познакомиться с произведением.
Уважаемые читатели, слушатели и просто посетители нашей библиотеки! Просим Вас придерживаться определенных правил при комментировании литературных произведений.
- 1. Просьба отказаться от дискриминационных высказываний. Мы защищаем право наших читателей свободно выражать свою точку зрения. Вместе с тем мы не терпим агрессии. На сайте запрещено оставлять комментарий, который содержит унизительные высказывания или призывы к насилию по отношению к отдельным лицам или группам людей на основании их расы, этнического происхождения, вероисповедания, недееспособности, пола, возраста, статуса ветерана, касты или сексуальной ориентации.
- 2. Просьба отказаться от оскорблений, угроз и запугиваний.
- 3. Просьба отказаться от нецензурной лексики.
- 4. Просьба вести себя максимально корректно как по отношению к авторам, так и по отношению к другим читателям и их комментариям.
Надеемся на Ваше понимание и благоразумие. С уважением, администратор knigkindom.ru.
Оставить комментарий
-
Гость Вера25 май 10:38
Я давно и безнадежно влюблена в эту серию книг...
Королевская кровь. Стальные небеса - Ирина Котова
-
Гость Марина23 май 13:22
Очень жаль, что не закончена книга. Мне очень понравилась ...
Вахтовик - Владимир Мухин
-
Гость татьяна23 май 10:16
книга очень интересная. но реклама закрывает половину текста и еще выскакивает неожиданно то сверху то снизу. читать невозможно....
Три босса для попаданки - Елена Арматина
