Госзакупки и тендеры для малого бизнеса. Как участвовать, чтобы побеждать - Анастасия Дегтеревская

ЕСЛИ ТРЕБУЕТСЯ ПРИСУТСТВОВАТЬ ЛИЧНО

Если требуется личное присутствие поставщика или его представителя на приемке, подумайте, сможете ли вы найти «сотрудника» в нужном городе. Знакомые, знакомые знакомых, участники бизнес-сообществ, в которых вы состоите, – вот к кому можно обратиться. Скорее всего, вы найдете нужного человека, и он поприсутствует на встрече с покупателем – безвозмездно или за небольшую плату.

Если вы считаете, что эту функцию можно доверить другому лицу, то вот вам варианты, где еще его поискать:

• Сайты объявлений.

• Специальные сервисы для поиска исполнителей на разовые задачи.

• Биржи фрилансеров.

• BTL-агентства (агентства промоутеров).

Вам также нужно будет подумать о том, как передать ему доверенность на представление ваших интересов. Но об этом чуть ниже.

ЕСЛИ ЛИЧНОЕ ПРИСУТСТВИЕ НЕ ТРЕБУЕТСЯ

Если личное присутствие не требуется, то ваша задача – найти продавца, оплатить продукцию и организовать доставку. Для этого уточните место отгрузки товара и адрес доставки.

В переговорах с поставщиком обговорите варианты отгрузки. Они могут быть разными.

• Доставка осуществляется силами продавца, а в стоимость товара включены транспортные расходы.

Здесь нужно просто передать контрагенту информацию о грузополучателе (госзаказчике).

• Ваш поставщик отгружает товар на своем складе, а транспортировку вы осуществляете сами.

Вы можете самостоятельно отвезти товар или обратиться к профессионалам-логистам. Это могут быть частные перевозчики (недорого, но и не всегда надежно) или транспортные компании (дороже, но надежнее).

Чтобы организовать доставку, вам необходимо «состыковать» своего поставщика и транспортников. Возможно, придется выдать доверенность на получение груза представителю логистической фирмы.

• Еще один вариант – сначала получить товар самостоятельно, проверить его, а затем передать транспортной компании для доставки госзаказчику.

Просчитайте разные варианты и найдите самый выгодный и надежный для себя.

Процесс приемки

Итак, товар добрался до госзаказчика. Теперь вам нужно организовать процесс приемки.

Сейчас всё более распространенной становится электронная приемка через ЕИС. В этом случае расстояние не имеет значения. Но если по каким-то причинам необходимо передать оригиналы документов, то вот варианты их отправки.

• «Почта России».

Не отправляйте простых писем. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении (это подтверждение доставки) или ценное письмо с описью вложений (подтверждение состава вложенных документов). Можно отправить ценное письмо (с описью) и с уведомлением о вручении. Два в одном.

• Курьерские службы.

Бумаги можно отправлять вместе с грузом (товаром), а можно отдельно. Запрашивайте у курьерской службы накладные с подписью получателя документов. Курьерских служб много; посмотрите, услуги какой для вас выгоднее.

• ОАО «Российские железные дороги».

Эта компания развивает свой сервис доставки. На вокзалах есть специальные стойки, где можно оформить отправление. На такой же стойке в другом городе (на ж/д вокзале) – получить его.

• Авиатранспорт (капитанская почта / командирская почта / летающие конверты).

На стойках авиакомпаний в аэропортах можно отправить документы ближайшим авиарейсом. Услугу оказывают не все перевозчики, уточняйте этот момент.

• Электронная система для пересылки нотариальных документов.

Такие документы можно переслать от одного нотариуса к другому через их электронную систему. Это удобно, когда нужна нотариальная доверенность для сотрудника на сдачу товара в соседнем регионе.

Если по каким-то причинам вам нужна печать в другом городе, то вы можете предоставить компании, изготавливающей печати, нотариально заверенные копии устава и доверенности, и вам изготовят печать по оттиску. Иногда достаточно обычных копий документов (но это не вполне законно, насколько я понимаю).

ВЫВОДЫ

1. Начинайте с поставок в своем регионе, не усложняйте себе жизнь путаными логистическими схемами. Когда отработаете несколько контрактов, можно будет перейти на удаленную доставку. Предварительно изучите тарифы транспортных компаний и учитывайте эти расходы в своих расчетах.

2. Изучайте текст контракта: требуется ли личное присутствие поставщика на приемке? Если да, то либо закладывайте в стоимость товара свою поездку, либо ищите себе представителей в нужном городе.

3. Всегда старайтесь оптимизировать транспортные расходы: доверенные недорогие частные перевозчики, доставка одним отправлением нескольких партий товара по разным контрактам и тому подобное. Многие торги выигрываются именно за счет оптимизированной логистики (при одинаковых закупочных ценах).

4.14. Доверяй, но проверяй

Миша Торопышкин давно уже разобрался, как работают транспортные компании, и запросто может отправить товар в любую точку на карте. Куда надо это доставить? В Вологду? Принято! А это куда? В Санкт-Петербург? Подумаешь! Вот эту партию кофемашин в Сыктывкар? Ничего сложного!

Упаковал кофемашины, передал транспортникам, и они уехали себе преспокойно в Сыктывкар. Там заказчик расписался в квитанции транспортной компании о получении груза и забрал свои коробки. Всё идет как надо, всё идет как следует. Но вдруг… (Вы же понимаете, что будет «вдруг»? Не может же эта история закончиться так просто… Не получается у Миши делать всё без сучка без задоринки.)

Итак, звонит вдруг заказчик и предъявляет Мише претензии: «Вы мне, – говорит, – товар-то бракованный привезли! Вон корпус весь помятый!» Фотографии прилагаются: вмятины огромные, как лунные кратеры. Заказчик, естественно, требует замены.

А Миша-то тут ни при чем? Он эти кофемашины сам лично проверял, и никаких вмятин там отродясь не было… Только вот как теперь докажешь, что виноваты транспортники?!

Миша отправился на разборки: мол, как так? Что за дела?

А в компании делают круглые глаза: какие такие дела? Менеджер Алексей только плечами пожимает.

– Да вот же, – говорит, – подписанный заказчиком документ, что товар он получил и к нам никаких претензий не имеет.

– Так он же коробки при вас не распаковывал! – возмущается Миша. – Здесь он просто подписал, что товар получен, всё ок! А проверять – не проверяли же.

– Так вы нам тоже коробки передали запечатанными, откуда нам знать, что это по нашей вине вмятины образовались? Может, вы их сами сделали.

– Ага, сидел и делал, – возмутился Миша. – Специально ковырял!

Но больше ничего не придумал, что бы еще такого дерзкого транспортникам сказать. Пошел думать, как ему теперь дальше быть. Ситуация, кажется, безвыходная…

КОММЕНТАРИЙ

Чуть раньше мы с вами уже поговорили о том, что товар можно привозить заказчику не самостоятельно, а воспользоваться услугами перевозчиков – транспортных компаний. Иногда других вариантов-то и нет, особенно если груз крупногабаритный.

Важно понимать один нюанс: до тех пор пока товар официально не передан заказчику, то есть пока не подписана товарная накладная или УПД, все риски повреждения или утраты груза лежат на поставщике – на вас. Поэтому обязательно нужно позаботиться о том, чтобы перевозчик оказал свои услуги качественно.

Как правильно организовать перевозку

1. Обязательно ознакомьтесь с условиями перевозки (правилами, договором и т. п.).

Выясните, за что отвечают транспортники, а за что