Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения - Татьяна Евгеньевна Новикова

проходит достаточно быстро и гладко, чтобы вовремя повлиять на принятие решений. В итоге те, кто их принимает, теряют из вида значимые факты и опираются на неактуальные данные. А важная и актуальная информация теряется в общей массе или принимается в расчет слишком медленно.

Проектируя офис, важно выстраивать и настраивать информационные потоки, опираться на актуальные ценности и стратегические приоритеты, озвученные руководством и согласованные с командой.

При этом стоит учитывать обратную связь сотрудников: как они используют рабочие зоны, что им помогает или мешает. Понимание движения основных потоков – людей и информации – позволит спроектировать функциональные зоны, границы и переходы так, чтобы эти потоки направлять, поддерживать и усиливать.

Власти города Бостона в Америке занялись благоустройством улиц по заявкам жителей. Устраняли неисправности, закрашивали граффити и ремонтировали дороги. Результаты показывали в открытом доступе. После того как жители наглядно увидели, что система работает, они стали активнее интересоваться делами администрации и чаще присылать заявки. У городской службы появилось больше времени на решение проблем вместо их выявления. А обобщив все запросы жителей, власти смогли понять, что для них важнее, на что они обращают внимание. И сосредоточились именно на этих задачах[41].

Вклад в общее дело повышает самооценку сотрудников, их удовлетворенность и улучшает эмоциональный фон. Кроме того, когда люди вовлекаются в создание услуг, то ценят их больше. Этот когнитивный феномен называют эффектом IKEA: популярный ритейлер прославился тем, что покупатели сами собирают купленную у него мебель.

Дизайн, который опирается на точное понимание ценностей, стратегии, процессов и потребностей реальных пользователей, становится подвижной оболочкой бизнеса. Она поддерживает присутствие всех перечисленных элементов. А также объединяющие их задачи, которые они решают.

Преобразование рабочего пространства меняет привычные модели поведения, подкрепляет новые инициативы и стратегические приоритеты, выражает ценности и принципы управления, характерные для организации. А также укрепляет бренд, помогает его трансформации, настраивает определенные отношения между людьми, поддерживает инновационность и эффективность.

Заходя в офис, и сотрудники, и гости с первого шага понимают, как к ним относятся, какие здесь приоритеты и настроения. В этом сила пространства.

Вот почему в офисе важно не только обеспечить рассадку всех сотрудников и выдать им компьютеры. Или развесить артефакты, вывески и картинки в корпоративных цветах с подходящими ассоциациями.

Пространство работает на более глубоких смысловых уровнях.

Если компания заряжена на конкуренцию, а ее успех измерим простыми показателями, то и в офисе, и в поведении сотрудников кругом будут признаки соревновательности. Здесь популярны графики и размеры достижений, портреты, грамоты и медали лучших работников. Их выделяют и поощряют. А команда идет за лидером. Участники местных соревнований ценят призы, которыми здесь награждают. Полезно и правильно то, что приносит результаты. Почет, слава, а также лучшее место под солнцем этого офиса достаются победителям.

Для компании, которая придерживается принципов эффективного и бережливого производства, актуален офис с наглядной и четкой навигацией, подсказками. Например, в какой последовательности выполнять результативные действия с наименьшими затратами ресурсов, где найти нужного сотрудника, инструмент, документ или оборудование.

На каждом шкафчике написано, что там лежит, чтобы люди не открывали его туда-сюда и не тратили время на поиски. Все предельно эффективно: четкий порядок, маршрут, указания, где, как, кого и что найти.

Яркий пример компании с такими корпоративными ценностями и принципами – корпорация «Росатом». Я работала с ней над созданием пилотных площадок проекта «Новый дизайн рабочего пространства “Росатома”». Проводила лекции и обучение для команды проекта. Рабочие группы из сотрудников и руководителей определили цели проекта:

• сформировать новый креативный образ;

• повысить производительность и эффективность;

• гармонизировать социальные отношения и улучшить коммуникацию;

• привлечь и удержать молодых сотрудников.

Основные проблемы, которые требовалось решить в первую очередь: нехватка функциональных пространств – кухонь, учебных классов, комнат отдыха, кофе-зон, переговорных и т. п. А также плохое освещение, шум, слабая вентиляция, отсутствие мест на производстве и в лабораториях для приходящих на практику студентов и приезжающих в командировку сотрудников.

Важно было сохранить в дизайне преемственность и неизменность ДНК компании: бережливость, эффективность и безопасность. Ведь это – основа производственной системы «Росатома», что очень заметно в пространстве. Все четко, наглядно, лежит на своих местах. Везде стрелочками указано – иди туда, здесь стой, а сюда не ходи, шлем надень, этот ящик открой, там то, что тебе нужно. А в ящике подписано все, вплоть до стикеров.

За счет перепланировки рабочего места секретаря, переместив принтер и документы, удалось оптимизировать маршрут таким образом, что на каждый проход к руководителю освободилось 11 секунд, к документам – 14,5 секунд, к принтеру – три секунды. Вроде бы не критично, но за год это уже целых восемь дней.

Там, где культура построена на доверии и прозрачности, пространство организовано так, чтобы люди видели друг друга и понимали, чем занимаются коллеги.

Это чаще всего открытый офис, в котором сотрудники доступны для общения, вопросов и обратной связи. А посередине отдела стол руководителя – прямо в гуще событий и на пересечении популярных маршрутов. Там он всегда в курсе актуальной информации и оперативно ответит на вопросы. Все инструменты находятся в открытом доступе, не требуют согласований и соблюдения процедур для использования.

Поэтому, если хотите трансформировать культуру своей компании, например, из традиционной в инновационную, то сосредоточьтесь на улучшении взаимодействия между работниками. Повысьте прозрачность, откройте двери или избавьтесь от лишних границ. Обеспечьте сотрудников передовыми технологиями и качественными инструментами для работы, включая офисное оборудование. Так люди станут более эффективными и открытыми к общению.

Пространство очень точно отражает, как руководители взаимодействуют с подчиненными: доступны они, дистанцированы или привилегированны. Понять это можно по тому, насколько помещение и мебель сотрудников отличается от офиса и оборудования у руководства. Если все более-менее одинаково, то в компании, скорее всего, семейная или инновационная культура. А если у руководителей закрытые кабинеты, отдельная столовая, а у гендиректора вообще свой этаж с дорогими диванами и роскошными креслами для VIP-гостей, то, скорее всего, культура компании традиционная иерархическая. И в том и в другом случае это формирует определенную атмосферу, где статус, контроль и процедуры важнее доступности, открытости и доверия.

Смягчить автократичность и наладить межфункциональное взаимодействие можно, создав точки пересечения для всех уровней корпоративной структуры.

Это может быть неформальная встреча по пятницам в офисном кафе, столовой или переговорной, дни рождения или празднования общих успехов.

Цукерберг встречается с сотрудниками по пятницам на неформальную вечеринку. Любой может задать