Презентации и выступления: кратко, ясно, просто. Подготовка и проведение публичных выступлений - Александр Яныхбаш

И хотя стикеры содержат лишь ключевые слова, фразы или цифры, ваша задача – превратить все эти тезисы в более-менее связный рассказ, обогащенный деталями и переходами. «Распаковывайте» тезисно описанные идеи и по необходимости добавляйте к ним новые примеры.

Вы обязательно собьетесь не раз и не два, но для данной стадии это совершенно нормально. Задача сейчас как раз в том, чтобы увидеть (услышать!), какие части презентации звучат плавно и связно, а где следует «отточить» переходы или поискать нужные слова. Не стремитесь сделать всё идеально с первого раза. Имейте в виду: скорее всего, после первой апробации вам захочется что-то доработать, изменить или вовсе удалить. И это тоже нормально.

Что дальше?

Ну вот мы и разобрались со сценарием: повествование логично выстроено, вы видите тезисы, не забыли о примерах и доказательствах. Что делать далее?

• Если вам нужно сделать слайды как для «живого» выступления, так и просто для пересылки по почте, переходите к части II, где описывается технология раскадровки будущей слайдовой презентации. Вы ознакомитесь с разными макетами и найдете такие, которые способны наилучшим образом передать суть той информации, которую вы хотите поместить на слайд.

Либо

• Если вам предстоит речь без слайдов, начинайте репетировать, опираясь на стикеры с тезисами, и нарабатывайте уверенность. В части III вы найдете подсказки, как лучше репетировать, какие приемы управления вниманием можно встроить в презентацию, как снизить уровень стресса перед выступлением и прочее.

Часть II

Визуализация

Слайдовые презентации – непременный атрибут современного спикера. Едва ли можно представить себе мероприятие, где им не найдется места: и отчет руководству, и доклад на форуме, и защита проекта на конкурсе, и вебинар для широкой аудитории проходят с показом слайдов. Бывают даже ситуации, когда файл мы отправляем по почте: материал есть, но человека, который мог бы его озвучить, рядом нет (например, презентация о продуктах компании). Такой формат, разумеется, предъявляет дополнительные требования к «упаковке» информации, хотя глобально подход к оформлению не меняется.

В каком-то смысле спикеру нужно быть не только сценаристом и исполнителем своего «произведения», но и художником-декоратором, оформляющим идеи, которые он планирует доносить до аудитории. И если бы создание презентации обходилось без каких-то особых сложностей и «магии», тогда мы не встречали бы перегруженные текстом слайды или нелепую анимацию, серьезные ученые не проводили бы исследований о типичных ошибках, а книг о презентационном дизайне не было бы вовсе.

Типичные ошибки оформления

Вначале кратко поговорим об ошибках, которые чаще всего встречаются на слайдах (скажу, положа руку на сердце, порой я и сам их допускаю). Хорошая новость в том, что избежать некоторых из перечисленных ниже проблем нам поможет именно раскадровка, о которой пойдет речь далее.

Дэйв Паради, признанный компанией Microsoft наиболее ценным специалистом (MVP, Most Valuable Professional), один из самых опытных экспертов в сфере PowerPoint и Excel, провел в своем блоге опрос на тему «Что больше всего раздражает вас в слайдах?».

Итогом опроса стал «Топ-5 раздражителей»:

1. Спикер читает со слайдов – 73,8 %.

2. Длинный текст вместо тезисов – 51,6 %.

3. Мелкий размер шрифта – 48,1 %.

4. Цвета, затрудняющие просмотр или чтение, – 34 %.

5. Сложные диаграммы и схемы – 26 %.

Рассмотрим эти раздражители подробнее, для чего обратимся к вымышленным примерам слайдов с ошибками.

1. Спикер читает со слайдов

Заметьте, что самый популярный «раздражитель» вообще из плоскости подачи, а не дизайна, поэтому комментировать его сейчас мы не будем.

2. Длинный текст вместо тезисов

До сих пор многие спикеры дословно переносят на свои слайды фразы, которые собираются проговаривать вслух параллельно с демонстрацией. На мой взгляд, корень этой проблемы – непонимание того, что даже при наличии слайдов нет необходимости дублировать речь текстом. Слайды – это не шпаргалка спикера и не стенограмма его речи.

3. Мелкий размер шрифта (кегль)

Как правило, эта проблема – следствие предыдущей: если текста много, мы уменьшаем размер букв, пытаясь уместить побольше. Бывает, автор не осознаёт разницу между документом и презентацией либо не умеет разбивать смысловые блоки так, чтобы они умещались на разных слайдах (тут-то ему и пригодится раскадровка, помогающая решить эту проблему).

4. Цвета, затрудняющие просмотр или чтение

Во-первых, данный «раздражитель» связан либо с качеством проекционного оборудования (например, проектор старый и лампа светит недостаточно ярко, что сказывается на цветопередаче), либо с некорректным выбором цветов для фона и расположенных на нем графических элементов. Во-вторых, это, скорее, вопрос вкуса и чувства прекрасного. Зачем использовать серое на сером, синее на голубом или восемь цветов на одном слайде, если можно обойтись двумя-тремя ключевыми из вашего брендбука и их родственными оттенками.

5. Сложные диаграммы и схемы

Сперва оговорюсь: я понимаю, что иногда просто нельзя сделать не так, как попросил руководитель (а-ля «умести мне всё на трех слайдах»), поэтому часто в корпорациях встречаются слайды, перегруженные графиками и таблицами. Однако бывает, что проблема перегруза возникает опять же из-за неумения разбить информацию по слайдам. И в таких случаях вновь никуда без раскадровки.

Кстати, в результате другого, уже научного, исследования PowerPoint Presentation Flaws and Failures: A Psychological Analysis[3], выполненного под руководством Стивена Косслина, были выявлены схожие ошибки, мешающие восприятию информации: перегруз на слайдах, нерелевантная информация, отвлекающая от сути, нарушение принципов контрастности, нелогичная структура, неадаптированность презентации под аудиторию и др.

Итак, мы рассмотрели наиболее распространенные ошибки и теперь знаем врага в лицо. Однако спешу сделать заявление: в данной книге нет подсказок насчет выбора цветов или сочетания шрифтов, применения иллюстраций или лайфхаков по оформлению сложных данных. Это прекрасно освещено в таких книгах, как «Slide: ology»[4] Нэнси Дуарте или «Говори на языке диаграмм»[5] Джин Желязны.

Раскадровка слайдов

Теперь коснемся крайне важного эпизода «преддизайнерской» части работы оратора. Как уже было сказано, книга выстраивается в соответствии с тем, как готовится само выступление: 1) сначала мы продумываем сценарий, 2) далее содержательный контент оформляем визуально, а в конце, если нам всё-таки необходимо выступить на публике, а не просто выслать презентацию по почте, 3) репетируем. «Сценарий – дизайн – подача» – три кита публичной речи (см. рисунок ниже).

Здесь я хочу заострить