Базовый квадрат. Четыре грани вашей эффективности - Сергей Бирюков

В отпуске старайтесь больше отдыхать, при острой необходимости отвечайте только на звонки руководителя (чтобы было куда возвращаться из отпуска). Не забывайте: над важными задачами мозг работает в фоновом режиме. Именно тогда происходит и систематизация полученной информации, и выявление закономерностей, и поиск возможных решений.

Помимо еженедельного планирования, я выделяю по 15 минут ежедневно, чтобы посмотреть, не осталось ли долгов от предыдущего дня, и убедиться, что все запланированное выполнено. Если что-то повисло — вовремя скорректировать следующий день.

Вы можете подумать, что планирование отнимает слишком много времени. Сначала в течение часа надо строить расписание, потом по 15 минут тратить на просмотр и корректировку. Не лучше ли лишние два часа посвятить выполнению задач? Но как ни удивительно, именно планирование экономит время. За счет потраченных на него двух часов вы станете намного продуктивнее.

Человек склонен заниматься приятными задачами и откладывать все «сложное» на потом. Действуйте наоборот! Ставьте трудные дела на начало дня, тогда у вас не будет соблазна их отложить, а оставшееся время проведете с позитивным чувством выполненного долга.

Сегодня я рассортировал письма в электронной почте. Три самых важных от руководителя отложил на потом, хотя, по правде сказать, с них стоило начать; 57 писем переместил из «Входящих» в особую папку «Требует действий». В ней находятся прочитанные письма, но, чтобы ответить на них, необходимо выполнить ряд дополнительных действий: проверить информацию в документах, договориться о встрече с третьим лицом, провести анализ и так далее. Гораздо удобнее такие письма хранить отдельно, чтобы они не переполняли «Входящие». Поэтому я не жалею нескольких минут на сортировку.

Часть дел можно выполнять в дороге, во время командировок или длительных поездок. Мне, например, очень нравится читать и писать в поездах. Большую часть книг я написал в поездах Москва — Санкт-Петербург — Москва и Москва — Воронеж — Москва, а в самолетах, где нет Сети, я обычно разбираю фотографии.

С чего начать, если вы приступаете к планированию впервые или вернулись из отпуска и обнаружили гору скопившихся дел? Прежде чем действовать, рассортируйте задачи и внесите их в расписание.

Я сформировал матрицу, из которой задачи могут быть сразу импортированы в календарь. По горизонтали выделены основные блоки моей активности: работа в найме, бизнес, писательство, личное. По вертикали же идет следующее распределение.

Чек-лист «Планирование»

1

Используйте удобный для вас инструмент — почтовый клиент, блокнот, заметки в телефоне.

2

Вносите задачи в календарь, оставляя свободные окошки.

3

Учитывайте в расписании время на обед, на дорогу, время с семьей.

4

Комбинируйте занятия, чтобы экономить время.

5

Создайте удобную матрицу для наглядного распределения задач.

Действие

Действие — усилие для реализации поставленной задачи, выполнения цели и движения к мечте; принятие ответственности за постоянную необходимость совершать выбор.

Мечта определена, цели расставлены, задачи запланированы — берите и делайте! Не ждите волшебного понедельника. Только действия в нужном направлении приблизят вас к реализации целей. Сейчас — вот самое главное время в жизни!

Вы делаете первый шаг, и задача увлекает вас вперед. Самое сложное — начать: открыть ноутбук, надеть форму и пойти в спортзал, достать пылесос из кладовки. Не зря говорят, что решение пойти на тренировку должно приниматься в спортзале. Это правило одинаково хорошо работает повсюду.

Чередуйте занятия по настроению и по силам. Однажды консультант из Большой тройки[2], с которым мне посчастливилось трудиться вместе, дал хороший совет: «Продуктивно действовать можно постоянно: когда мозг работает — делаешь контент, когда мозг не работает — делаешь дизайн». Этот прием действует и в обычной жизни. Если замечаете, что не хватает сил на сложные задачи, — переключайтесь на простые. Сделайте пару звонков, которые давно откладывали, поколдуйте над презентацией доклада на конференции. Главное — не останавливайтесь.

Труд мотивирует. Вы будете испытывать удовлетворение от самого процесса, если увидите положительные сдвиги: сокращение числа непрочитанных писем, непрополотых грядок, расстояния до точки Б и так далее. А завершение задачи, как ни странно, толкает нас на новые свершения.

Прокрастинация прекрасна! Нет ничего более приятного, чем проводить часы в социальных сетях. На этом неплохо зарабатывают огромные корпорации, чья основная задача — увлечь вас. К сожалению, откладывая телефон после такого погружения в Сеть, человек испытывает недовольство собой, удивляется, что куда-то подевались два часа. Вместо чувства удовлетворения от выполненного дела приходит тревога и пропадает бесценное время. Важно осознавать, что прокрастинация удаляет вас от мечты. Вы не добьетесь перемен, пребывая в состоянии блаженного покоя. Даже повседневная рутина должна приближать вас к цели, а для этого всегда требуется действовать.

Прокрастинация прекрасно маскируется под псевдополезный контент: интересные статьи, развивающие игры, истории успеха, захватывающие отчеты и диаграммы. К сожалению, все это лишь видимость пользы. Попробуйте складывать интересный вам контент в папку «Разобрать» — по прошествии времени вы убедитесь, что в ней собралось не больше 5% ценной информации.

Отклонения от рутины болезненны. Ходишь в спортивный зал постоянно — прекрасно себя чувствуешь и выглядишь. Пропустил три недели — и вот уже свисают бока, увеличивается вес, стыдно показаться в зале. То же случится, если не открывать почтовый ящик в течение недели или не интересоваться жизнью детей.

Если вы склонны постоянно откладывать определенные задачи, подумайте, как это исправить. Если переписка чересчур затянулась, попробуйте дозвониться или организовать встречу. Если тяжело набрать номер контрагента, отправьте ему сообщение с просьбой перезвонить, когда будет удобно. Ищите обходные пути для вовлечения себя в задачу.

Особая форма прокрастинации — перфекционизм. Не существует ни идеального момента для старта, ни безупречного результата. Пусть плод вашего труда кажется незрелым — это все равно лучше, чем ничего.

Не ждите, когда жизнь подтолкнет к действию, меняйте ее к лучшему сегодня, каждый день!

Чек-лист «Действие»

1

Мотивация рождается в процессе действия.

2

Не ждите, когда жизнь подтолкнет вас к действию.

3

Старайтесь не отклоняться от рутины.

4

Подбирайте дело по своему состоянию.

5

Не останавливайтесь.

Подготовка

Подготовка — предварительные основному действию мероприятия, повышающие качество его реализации.

Можно ли без подготовки пойти в спортзал, поменять перегоревшую лампочку, приготовить ужин? Нет. Для тренировки вам понадобится заранее собрать спортивную одежду. Для замены