Базовый квадрат. Четыре грани вашей эффективности - Сергей Бирюков

Даже экстраспециалист начинает дело с подготовки: освежить данные перед совещанием, изучить открытую информацию о деятельности потенциального клиента перед встречей с его представителем, собрать вещи в командировку, продумать маршрут, забронировать гостиницу и так далее. Планируя задачу в календаре, следует выделить время на подготовку к ней.

Вот два примера из моей практики, убедительно показывающие, как важно готовиться к задачам.

Первый случился, когда я вел специализированные курсы по страхованию для риск-менеджеров в корпоративных университетах. Лекции, написанные за несколько месяцев, при всей их проработанности, имеют свойство забываться. Но однажды я решил выступить перед студентами без подготовки и, когда пролистал пару слайдов презентации, понял, что сильно опережаю график. Материал, рассчитанный на полтора часа, едва не закончился через тридцать минут. Я элементарно забыл, какие примеры нужно привести и что имел в виду под некоторыми фразами на слайде. Пришлось импровизировать на ходу.

Второй случай произошел на моих глазах, когда генеральный директор страховой компании пригласил меня и коллегу-продавца встретиться с клиентом. Если раньше мне приходилось заниматься аналитикой, стратегией, систематизацией, то теперь я и сам оказался в несвойственной мне роли продавца. Накануне вечером я открыл сайт клиента: узнал, чем он занимается, где находится, что производит, какие у него мощности, штат и стратегические задачи. На основе этой информации определил риски, сопоставил их со страховыми продуктами и для каждого обновил в памяти примеры из практики. Встреча пошла не по плану. Когда клиент затронул практические вопросы, продавец стушевался, и мне пришлось брать переговоры в свои руки. Закончилось все успешно. А я в очередной раз убедился в необходимости подготовки.

Важное место занимает подготовка к командировкам. В деловой поездке тоже случаются форс-мажоры и меняются планы. В доковидные времена мы проводили серию встреч с американскими страховщиками в Питсбурге, куда добирались из Липецка с тремя пересадками. Я забронировал отель, спланировал маршрут так, чтобы избежать долгих ожиданий в аэропорту, и должен был оказаться в отеле в восемь часов вечера накануне дня встречи. Однако все пошло не по плану. Самолет из Нью-Йорка задержали, мне пришлось ночевать на полу аэропорта имени Кеннеди и ехать на встречу, едва сойдя с трапа. По счастью, коллеги-страховщики простили мне несвежий и не самый формальный вид, поскольку им самим часто приходится попадать в похожее положение. Добавлю, что в важных поездках лучше обходиться ручной кладью, чтобы не задерживаться в аэропорту в ожидании багажа, который могут и потерять. И даже в дороге придерживаться хоть какого-то дресс-кода — например, смарт-кежуал, чтобы не переживать, что придется ворваться на важные переговоры в шортах и футболке.

Подготовка и планирование нужны для качественного отдыха, семейных вечеров и встреч с друзьями не меньше, чем для деловых поездок. Даже совместное валяние на диване вечером за фильмом всей семьей требует выбора этого самого фильма.

Вообще человек настолько подвержен ментальным ловушкам, что нельзя принимать серьезные решения в эмоциональной горячке или на скорую руку. Нужно все хорошо обдумать, посоветоваться с опытными людьми. Но не будем отнимать хлеб у именитых психологов. Почитайте книгу Даниэля Канемана «Думай медленно, решай быстро».

Чек-лист «Подготовка»

1

Учитывайте, что многие дела требуют качественной подготовки.

2

Продуманная подготовка способна сгладить любой форс-мажор.

3

Не принимайте важные решения сгоряча, без подготовки — выделите время, чтобы все обдумать.

Победы

Победа — зафиксированный результат выполнения задачи, исполнения цели или качественного прогресса.

Опустевший почтовый ящик после разбора сообщений, порядок в доме после уборки, приятные ощущения в мышцах после тренировки, подписание стостраничного договора после длительного согласования, число написанных слов после работы над новым текстом — все это повышает мотивацию и позволяет стремиться к новым достижениям. Есть же случаи, когда мы не получаем дополнительного заряда от самого действия: бесполезная встреча или звонок, подготовленный договор, который клиент в итоге не подписал, работа над материалом, который оказался никому не нужен.

Чаще всего не приносят удовлетворения долгосрочные комплексные задачи, эффект которых незаметен сразу. Например, далекая перспектива иметь рельефные мышцы куда менее привлекательна, чем кусок аппетитной пиццы, которым можно насладиться прямо сейчас.

Для мотивации подводите промежуточные итоги, чтобы не забывать о достижениях. В конце дня, недели, месяца, квартала, года вознаграждайте себя за достижение тех или иных целей. «Морковкой» может стать что угодно: время с близкими, покупка безделушки. Я веду отдельный список с заголовком «Награды», куда вношу все, от чего «загораются глаза», но тратить на это деньги просто так жалко: концерты, рестораны, базы отдыха, одежда, электроника и прочее).

Вознаграждения нужны, чтобы фиксировать прогресс. Даже если большинство встреч проходит неудачно, вы учитесь вести переговоры и легче реагировать на отказы, что станет преимуществом в следующий раз.

Записывайте победы и периодически просматривайте записи. Оцените путь, который уже проделан по дороге к мечте. Используйте электронные таблицы, чтобы классифицировать достижения по области деятельности или по срокам исполнения. Фиксируйте краткие итоги недели, месяца, квартала, года, трех, пяти и так далее. Не останавливайтесь, хвалите себя, всегда находите за что! Вы очень много сделали для достижения мечты!

Кстати, таблица достижений пригодится для обновления резюме. Необязательно его куда-то отправлять, если нет желания и необходимости менять работу, — полезно иметь под рукой, чтобы повысить самооценку или на случай, если неожиданно получите интересное предложение.

Чек-лист «Победы»

1

Подводите промежуточные итоги.

2

Мотивируйте себя собственными достижениями.

3

Вознаграждайте себя за выполнение задач приятными мелочами.

4

Время от времени перечитывайте список достижений и не забывайте себя повторно хвалить.

Обучение

Обучение — получение новых знаний в различных сферах жизни для улучшения ее качества.

Непрерывное обучение позволяет сохранять гибкость ума и получать новые компетенции. Конечно, учиться на практике можно, нужно и наиболее эффективно, но без прокачки теоретической базы невозможно выйти за пределы ранее достигнутого.

Мне не нравилось учиться ни в школе, ни в университете — казалось, все это нужно только родителям. Первая же работа изменила мое мнение. Я устроился рядовым бухгалтером в небольшую региональную группу компаний по аренде недвижимости и сопутствующему обслуживанию арендаторов. Там я начал изучать профессиональную литературу и попутно прочел подшивку главного отраслевого журнала за несколько лет. Когда главный бухгалтер отправилась в отпуск, мне пришлось разбираться в начислении зарплат и уплате налогов. Через какое-то время я