Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы - Ренат Шагабутдинов

У вас есть много рядов данных: допустим, данных по продажам книг (цифры в примере случайные, но это не столь важно), и вы хотите посмотреть динамику по каждому ряду, но при этом не создавать отдельных диаграмм. Для этого подойдут спарклайны – мини-графики в ячейках, которые появились в версии Excel 2010.

Спарклайн – очень простой инструмент для быстрого визуального сравнения рядов данных.

Выделяем те ячейки, в которых будут спарклайны, и в разделе «Вставка» на ленте инструментов выбираем один из трех типов спарклайна (график и гистограмма подойдут для отображения динамики продаж, а «Выигрыш/Проигрыш» – для тех случаев, когда вы хотите визуально разделить отрицательные, положительные и нулевые значения – пример будет ниже):

Выбираем диапазон с данными. На вкладке «Конструктор», которая появляется на ленте инструментов Excel при выделении ячеек со спарклайнами, можно изменить их внешний вид:

• поменять цвет спарклайна и маркеров;

• выделить первую, последнюю, максимальную и минимальную точки;

• добавить ось;

• выделить отрицательные точки.

Кроме того, в ячейках со спарклайнами можно вводить текст.

Пример с типом спарклайна «Выигрыш/Проигрыш». Спарклайн показывает, были ли по соответствующему ряду возвраты (отрицательные «продажи») и нулевые продажи; и если были – то когда:

А что делать, если у вас Excel 2003 или 2007?

В этих версиях спарклайнов еще не было. Но вы можете воспользоваться функцией ПОВТОР (REPT), которая повторяет текст определенное количество раз.

Ее первый аргумент – сам текст, а второй – количество повторов.

Выберите подходящий символ – можно какую-нибудь красивую иконку из шрифта Wingdings. Чтобы посмотреть, какие символы есть в шрифте и какие у них коды, напишите в столбец числа от 1 до 255, а правее введите функцию СИМВОЛ (шрифт в правом столбце нужно, соответственно, поменять на Wingdings).

Для продаж книг подойдет символ с номером 38 ☺.

Хорош и обычный квадратик – у него номер 110 в шрифте Wingdings. Обратите также внимание на шрифты Webdings, Wingdings 2 и Wingdings 3.

Итак, составляем итоговую формулу: повторяем нужный нам символ в количестве, пропорциональном продажам из соответствующего столбца. При этом продажи в зависимости от масштаба стоит поделить на 10, 100 или другую степень десятки, чтобы у вас не было тысяч символов:

Как вычислить часть формулы?

Допустим, вы столкнулись с длинной и сложной формулой вроде этой:

=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИОШИБКА(ВПР($A3;Отчет2015!$A$2:$Z$1616;СТОЛБЕЦ()-14;0);ВПР(ВПР($A3; мэппинг!$A$2:$B$999;2;0);Отчет2015!$A$2:$Z$1616;СТОЛБЕЦ()-14;0));0).

И хотите в ней разобраться. Конечно, это лучше делать по частям – целиком осознать такую формулу сложно.

Чтобы вычислить часть ее, выделите эту часть в строке формул и нажмите F9 – после этого вместо выделенного фрагмента формулы появится тот текст или число, который он возвращает. Не забудьте затем нажать Escape – иначе в формуле так и останется вычисленное число вместо выделенного фрагмента.

Второй способ – инструмент «Вычислить формулу» на ленте инструментов в разделе «Формулы». Он поможет проанализировать пошаговое вычисление сложной формулы.

Как определить, от чего зависит или на что ссылается формула

Чтобы определить, от каких ячеек зависит формула, в группе «Формулы» на ленте нажмите на кнопку «Влияющие ячейки».

Появятся стрелки, указывающие, от чего зависит результат вычислений.

Если отображается пунктирная стрелка с иконкой в виде таблицы, то формула зависит от ячеек, находящихся на других листах или в других книгах.

Щелкнув на иконку, вы увидите, где именно находятся влияющие ячейки или диапазоны.

Рядом с кнопкой «Влияющие ячейки» находится кнопка «Зависимые ячейки», работающая аналогично: отображает стрелки от активной ячейки с формулой к ячейкам, которые зависят от нее.