Большая энциклопедия этикета - Коллектив авторов

 Базовая формула: «[старший по статусу], позвольте представить Вам [младший по статусу]».

 Включение контекста: для облегчения начала беседы, после представления необходимо дать краткую информацию о каждом человеке, чтобы обозначить причину их встречи.

Пример: «Господин Директор, позвольте представить Вам госпожу Кузнецову. Она – наш ведущий специалист по логистике, и мы хотели бы обсудить с Вами ее предложение по оптимизации поставок».

Жесты и зрительный контакт

Во время представления необходимо соблюдать зрительный контакт с обоими участниками.

 Рукопожатие: рукопожатие происходит после того, как вы произнесли имя старшего по статусу. Тот, кто старше, первым протягивает руку и принимает рукопожатие.

 Внимание: во время представления вы должны быть полностью сосредоточены на людях, а не на перекладывании документов или поиске чего-либо.

Представление в разных ситуациях

Представление двум сторонам (переговоры)

Если вы представляете две группы (например, вашу команду и команду партнера), то начинайте с представления одного лица из вашей группы старшему по статусу лицу из другой группы, а затем представляете остальных по приоритету.

Пример: если господин Ли (директор по продажам партнера) входит в комнату, вы сначала представляете ему вашего CEO, а затем – вашего менеджера по маркетингу.

Представление через посредника (секретарь/ассистент)

Ассистент не должен сам представлять двух высокопоставленных лиц друг другу, если он не является частью протокольной службы. Роль ассистента – организовать встречу.

 Правильно: «Господин Президент, господин Смит из компании “Альфа” ожидает Вас в переговорной комнате» (ассистент информирует, но сам не осуществляет формальное представление).

Онлайн-встречи (видеоконференции)

Даже в виртуальном пространстве правила иерархии сохраняются.

 Модерация: организатор встречи должен четко обозначить, кто за кем говорит, особенно если в конференции участвуют лица разного уровня.

 Использование имен: четко называйте имя человека, к которому обращаетесь, чтобы избежать путаницы во время ответов.

Резюме

Успешное представление – это проявление внимания к деталям и уважения. Всегда помните о статусе: представляя младшего старшему, вы демонстрируете уважение к старшему, а представляя гостей хозяину, вы подтверждаете роль организатора как хозяина события. Точность в именах, титулах, званиях и правильная последовательность представления обеспечивают гладкий старт любому деловому взаимодействию.

10.2. Этикет ведения деловых переговоров

Деловые переговоры – это не только столкновение аргументов, но и столкновение культур, стилей общения и личных манер. Этикет во время переговоров выступает как невидимый арбитр, который помогает снизить напряжение, установить доверие и избежать неловких моментов.

Подготовка и пунктуальность

Успех переговоров начинается задолго до того, как вы сядете за стол.

Пунктуальность

В деловом этикете опоздание – это сигнал неуважения к чужому времени и, как следствие, к самой компании.

 Прибытие: прибывайте на место встречи за 10–15 минут до назначенного времени. Это дает вам время для регистрации, проверки внешнего вида и подготовки.

 Опоздание: если опоздание неизбежно, немедленно свяжитесь с принимающей стороной и объясните ситуацию. При входе извинитесь и сразу переходите к делу, чтобы не отнимать время у собравшихся.

Внешний вид (дресс-код)

Ваш внешний вид должен соответствовать уровню мероприятия и ожиданиям контрагентов.

 Консервативность: в большинстве случаев следует выбрать одежду на один уровень формальнее, чем ожидается. Лучше выглядеть излишне официально, чем легкомысленно.

 Чистота и аккуратность: одежда должна быть чистой, отглаженной, обувь начищена. Аксессуары (галстук, украшения) должны быть сдержанными и высокого качества.

Поведение в переговорной комнате

Первые минуты встречи задают тон всей встрече.

Начало и рукопожатие

Как только все участники собрались, первый контакт устанавливается через рукопожатие (если это не культура, где оно табуировано).

 Инициатива: если вы принимающая сторона, то сами инициируете рукопожатие, представляя свою команду гостям (см. 10.1). Если вы гость, дождитесь, пока вас представят или протянут руку.

 Качество рукопожатия: рукопожатие должно быть твердым, но не доминирующим, и длиться не дольше 2–3 секунд. Прямой зрительный контакт обязателен.

Размещение за столом

В формальных переговорах рассадка часто определяется иерархией или целью встречи.

 Стол переговоров: обычно команды садятся друг напротив друга. Если есть нейтральная, третья сторона (медиатор), она садится во главе стола.

 Место руководителя: руководитель команды обычно садится по центру со своей стороны стола.

 Уважение пространства: не занимайте лишнее пространство, не разваливайтесь на столе и не кладите личные вещи (сумки, портфели) на сам стол переговоров.

Коммуникативные нюансы

Этикет диктует четкие правила ведения деловых переговоров.

Активное слушание

Переговоры – это не монолог. Проявляйте активное слушание:

Поддерживайте зрительный контакт.

Кивайте, чтобы показать понимание.

Делайте пометки, чтобы показать, что вы цените каждое слово.

Использование техники

 Ноутбуки: используйте ноутбуки только для заметок или демонстрации материалов. Не проверяйте электронную почту или мессенджеры во время активного обсуждения.

 Мобильные телефоны: поставьте телефон в беззвучный режим и уберите до конца встречи. Если звонок срочный, извинитесь и покиньте комнату.

Вежливость в возражениях

Критика и возражения должны быть направлены на идею, а не на личность.

 Сравните:

Неэтично: «Ваше предложение абсолютно нереалистично, как вы вообще могли его придумать?»

Этично: «Я понимаю вашу позицию, однако, основываясь на наших последних данных, мы видим риски в пункте о сроках. Могли бы мы рассмотреть альтернативные сроки?»

Завершение переговоров и последующие действия

Этикет диктует и как завершать деловую встречу.

 Подведение итогов: в конце встречи убедитесь, что достигнуто четкое понимание итогов, договоренностей, ответственных лиц и сроков.

 Согласование протокола: в конце встречи следует договориться, кто и когда подготовит официальный протокол встречи (minutes of meeting) для последующего согласования.

Резюме

Деловой этикет в переговорах – это проявление профессиональной зрелости. Он создает благоприятный фон, где аргументы имеют больший вес, а личные манеры не отвлекают от достижения общей цели. Твердое рукопожатие, четкая иерархия в представлении и внимание к деталям – это основы, которые открывают двери к успешному партнерству.

10.3. Визитные карточки: обмен и хранение

Визитная карточка (или визитка) – это небольшой, но важный элемент вашей профессиональной идентичности. В деловом этикете обмен визитками – не просто передача контактной информации, а своеобразный ритуал: он демонстрирует уважение, задает формальные рамки знакомства и нередко становится первым шагом к построению долгосрочных деловых отношений. Особенно строго эти правила соблюдаются в азиатской деловой культуре, но они актуальны и на Западе.

Момент обмена: когда и кому вручать

Обмен визитками обычно происходит в самом начале знакомства или после того, как становится понятна иерархия участников (см. 10.1).

Инициатива

 Принцип иерархии: подобно процедуре представления, человек с более низким статусом должен первым предложить свою визитную карточку старшему.

 Встреча равных: если статусы участников приблизительно равны, инициативу