Лекарство от выгорания: Как перестать быть удобным для всех и не работать на износ - Эмили Баллестерос

Вся прелесть этих инструментов в том, что их легко можно применить к любой ситуации. Давайте подробнее поговорим о каждом инструменте, чтобы вы поняли, почему и как они творят чудеса.

Инструмент: объединение

Группируйте одинаковые дела, потому что заниматься похожими вещами гораздо проще, чем перепрыгивать от одной задачи к другой и постоянно начинать заново. Как вы уже знаете, переключение между делами может отвлекать.

Возможно, на работе вам приходится одновременно выполнять разные задачи. Если вам, допустим, нужно отправить письма, лучше разослать сразу все сообщения, пока вы настроены на эту работу, а не заниматься этим постепенно в течение дня. Теперь давайте представим, что вы купили брокколи, чтобы есть ее каждый вечер. Вы можете чистить, резать и готовить брокколи ежедневно перед ужином или заранее почистить и нарезать ее, чтобы потом просто доставать порциями из холодильника и готовить. Во втором случае вы сначала делаете немного больше работы, но зато потом вам будет гораздо проще.

Логичнее разобраться со всеми одинаковыми делами, пока вы к ним готовы морально и физически. Порой мы даже не представляем, насколько сложно что-то начинать, останавливаться и начинать снова. Объединяя одинаковые задачи, мы экономим энергию, которую потратили бы на переключение между разными действиями, и направляем ее на завершение дел, на которые уже настроились.

Инструмент: делегирование или аутсорсинг

Попросите человека сделать что-то за вас (или наймите его).

Допустим, у вас неимоверно тяжелая неделя на работе и вам не хочется даже думать о приготовлении ужина. В таком случае надо заранее заручиться поддержкой – может быть, ваш партнер не против заняться готовкой на этой неделе; может, вам стоит подписаться на сервис доставки ингредиентов и рецептов блюд, который все продумает за вас; или просто заказать доставку из вашего любимого ресторана. Если вам нужна помощь, чтобы добиться максимального результата, честно признайтесь себе в этом и не бойтесь о ней просить. Возможно, вам кажется более оптимальным сделать все самостоятельно, но на самом деле лучше тратить энергию на то, в чем действительно не обойтись без вас, а все остальное делегировать.

Инструмент: распорядок дня

Чтобы не чувствовать тревогу и перестать прокрастинировать, занимайтесь делами в одно и то же время.

Вероятно, вам не нравится убираться, но чем дольше вы не наводите порядок в доме, тем сложнее будет сделать это потом. Поэтому вместо того, чтобы ждать, пока накопится беспорядок (однажды я побила все рекорды: ела салат палочками, потому что в доме не было ни одной чистой вилки), добавьте в распорядок дня 10-минутную уборку после ужина и сообщите домочадцам, что теперь в это время вы будете все вместе прибираться в доме. Выделите для уборки определенный интервал, чтобы не думать каждую неделю, когда лучше ею заняться.

Инструмент: автоматизация

Все, что вы делаете все время, требует автоматизации. «Мне все время задают этот вопрос» или «Я все время заказываю этот продукт» – это намек на то, что вам нужно найти короткий путь: придумать шаблон, создать автоматическую подпись в электронной почте, сделать каталог, снять видеолекцию, чтобы не объяснять одно и то же снова и снова. Купите подписку, установите автоплатеж, бронируйте заранее, потому что это все равно нужно будет сделать позже. Здесь все как с объединением: вы прикладываете чуть больше усилий сейчас, чтобы быть свободнее потом.

На работе я постоянно отправляю около 20 однотипных писем. Спасибо за проявленный интерес; спасибо за то, что выбрали меня; вот что нужно сделать дальше; прикрепляю к письму запрошенные вами файлы; отправлю вам ссылку на видеоконференцию. Я использую эти и другие шаблоны даже в коротких письмах, чтобы тратить меньше времени на оформление текста. Благодаря автоматизации я не только экономлю свое время, но и с бóльшим усердием отвечаю на письма людей, потому что знаю: мой ответ уже готов на 70 % и мне остается лишь добавить к нему определенную информацию. Запомните: даже самые незначительные процессы можно автоматизировать.

Инструмент: расширение узких мест

Составьте список проблем, которые замедляют темп вашей работы или негативно сказываются на ее качестве.

В 2017 году одним морозным январским утром мой начальник принес на совещание газету. В ней была статья об остановке производственной линии. Автор материала рассказывал о заводе, качество продукции которого становилось все хуже и хуже. Как оказалось, это происходило из-за того, что сотрудники боялись остановить производственную линию, когда замечали брак. Если на третьем этапе сборки продукта совершалась ошибка, то на всех последующих этапах она только усугублялась. Руководство завода нашло гениальное решение проблемы: оно наделило рабочих правом останавливать линию производства при обнаружении брака. На каждом участке линии сборки установили по специальной кнопке, нажатие которой останавливало конвейер. Благодаря этому работник мог исправить свою ошибку и перезапустить линию.

Некоторым может показаться, что остановка конвейера обязательно приведет к замедлению работы предприятия, но на самом деле производительность, качество продукции и общая удовлетворенность сотрудников работой на заводе только выросли. Прочитав эту статью вслух, наш начальник сказал, что он хочет, чтобы мы тоже взяли ответственность за свою работу в свои руки. То есть он разрешил нам самостоятельно вносить изменения в процессы, которые казались нам неидеальными.

А у вас на работе есть распространенные проблемы, которые вы можете решить? Чье разрешение вам нужно, чтобы остановить линию и исправить ошибку? Советую вам четко сформулировать улучшения, которые вы хотели бы воплотить в жизнь, а также подумать, кто от них выиграет, – скорее всего, вы найдете в этих людях единомышленников, которые также ратуют за повышение эффективности и качества.

Давайте представим, что, прежде чем начать новый проект, вам всегда нужно получать разрешение человека, с которым сложно связаться, и иногда из-за этого вы не можете приступить к работе неделями и даже месяцами. Вместо того чтобы про себя проклинать Роджера (давайте назовем его так) каждый раз, когда он отвечает вам через две недели, лучше спросить его, не будет ли ему удобно делегировать эту свою обязанность кому-то другому, до кого вам проще достучаться. Если вы понимаете, что вам такой вариант не подходит, тогда попробуйте раз в неделю отправлять ему письмо с запросами на все новые проекты или попросите его выделить определенное время для обсуждения этого вопроса.

Сначала предлагайте изменить сложившийся порядок вещей ненадолго: люди гораздо легче соглашаются на временные перемены, чем на постоянные. Пока нововведения в силе, соберите данные, которые подтверждают их полезность: уменьшение споров, количество людей, на которых положительно повлияли новшества, ускорение прогресса по проектам, сколько получилось заработать или сэкономить – все, что убедит начальство в том, что новый формат работы лучше.

Инструмент «Кто, где, когда и как»

Что – это ваше задание, и его не всегда можно изменить. Если «что» сводит вас с ума, но в ближайшее время оно никуда не денется, подумайте над «кто», «где», «когда» и «как», чтобы понять, можно ли преобразовать ваш подход к «что». У вас есть возможность заменить людей, которые связаны с вашим заданием? Можно ли сдвинуть сроки? Можете ли вы выполнять поручение по-другому?

Мелани, координатор в крупной некоммерческой организации, ненавидела заниматься счетами, потому что к концу месяца их накапливалась целая куча и у нее уходило несколько часов на то, чтобы с ними разобраться. Чтобы эта обязанность не отнимала у нее столько сил, она сделала пару небольших изменений. Она решила не ждать конца месяца, а выделять немного времени на обработку счетов каждую пятницу (распорядок дня / объединение, которые помогли ей изменить «когда»). На выполнение этого задания девушка закладывала 50 минут, потому что, если бы