Лекарство от выгорания: Как перестать быть удобным для всех и не работать на износ - Эмили Баллестерос

вас ждет несколько совещаний, к которым вы даже еще не начали готовиться. Не имея четкого плана действий, вы решаете первый час тяжелого рабочего дня посвятить ответам на сообщения в мессенджере. Сначала нужно ответить самым важным и нетерпеливым людям. Но вот вы смотрите на часы – 15:00, уже через два часа вам забирать детей из школы, идти на встречу с другом или готовить ужин дома. А что вы вообще успели сделать за сегодня? Ничегошеньки, только разгребли электронную почту. Каждый из нас был в похожих ситуациях – когда мы полностью забываем о своих приоритетах из-за постоянных, непредсказуемых и всепоглощающих требований извне. Чтобы этого избежать, предлагаю вам каждый рабочий день начинать с «утреннего совещания».

Утреннее совещание – короткое совещание с самим собой, которое должно помочь вам привести мысли в порядок перед началом работы. Для того чтобы не дать электронной почте захватить все ваше внимание, напишите все, что необходимо сделать, на листке бумаги и определите, что важно сделать именно сегодня. Утреннее совещание необязательно должно быть долгим – его можно провести и за одну бодрую песенку (слушать веселую музыку тоже необязательно, но рекомендуется; лучше всего для этого подойдет нестареющая классика вроде песни «Smooth» группы Santana). Утреннее совещание – отличный способ навести порядок в делах, что позволит вам более осознанно отвечать на запросы коллег и начальства.

Когда список дел будет готов, можете использовать одну из трех систем расстановки приоритетов, чтобы его оптимизировать.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод применим практически к любой сфере жизни, а популярным он стал благодаря бестселлеру Стивена Р. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»[128]. Если вы в восторге от тайм-менеджмента, то, скорее всего, уже слышали о нем. Матрица Эйзенхауэра позволяет разделить задачи по степени срочности и важности.

Эта таблица – ваши страховочные колеса при работе с приоритетами. Она поможет вам развить одну очень полезную привычку: услышав просьбу, сразу же задумываться о том, насколько она важна и насколько срочно ее нужно удовлетворить.

Не все дела одинаково важны и срочны. Именно вера в то, что все на свете важно и срочно, заставляет нас, выгоревших людей, думать, что нам всегда нужно выполнять множество задач.

После использования этой матрицы вы через какое-то время обнаружите, что в идеале должны уделять больше времени делам, которые попадают в верхнюю ее половину. В первую очередь вы выполняете задачи в квадрате «срочно/важно» и параллельно планируете, что будете делать с тем, что расположено в квадрате «важно/несрочно». Срочные и неважные дела обычно приносят больше всего проблем, потому что мешают заниматься более важными вещами. Справиться со стрессом от столкновения со «срочной/неважной» задачей вы можете, выполнив ее, делегировав ее, отложив на потом и/или изменив ожидания людей, чтобы они больше вас не доставали. Если вы часто становитесь жертвой плохого тайм-менеджмента другого человека и вынуждены выполнять его просьбы в последнюю минуту, вам следует поговорить с ним об этом, потому что из-за него страдает вся ваша работа. Старайтесь никогда не тратить свою энергию и время на неважные/несрочные дела – автоматизируйте их, отдайте на аутсорс, минимизируйте, делегируйте, отложите на потом или вовсе исключите. Подробнее об этих инструментах управления временем мы поговорим в разделе о реализации.

В случае если вы не можете позволить себе уделять меньше времени несрочным/неважным заданиям – возможно, ваше положение в компании не дает вам это сделать или выполнение таких поручений входит в ваши прямые обязанности, – я рекомендую вам ограничивать, планировать и помнить.

Давайте начнем с ограничения. Сгруппируйте все свои утомительные дела так, чтобы вам не казалось, что им нет ни конца ни края. Например, если вам не нравится, когда весь ваш день проходит в совещаниях, попробуйте назначать все рабочие встречи на утро. Когда вам придет следующий запрос на проведение совещания, напишите себе напоминалку организовать его следующим утром.

Планируйте. Назначьте время для выполнения монотонных задач, чтобы перестать раздражаться из-за них. Например, отвечайте на электронные письма и сообщения в мессенджерах не сразу же, а в конце каждого часа. Так вы будете меньше отвлекаться от работы, а процесс станет более предсказуемым.

И наконец, всегда помните, что вы способны прекрасно справляться со своей работой, не принимая близко к сердцу связанный с ней стресс, и что так сильно вы будете загружены не всегда[129]. Проявите изобретательность, чтобы пережить этот период.

Метод временных блоков

Второй инструмент тайм-менеджмента позволяет визуализировать все, чему мы уделяем время, и определить, насколько наши занятия соответствуют нашим интересам. Покажите мне, на что вы тратите свое время, и я скажу вам, что у вас в приоритете.

Этот метод очень прост в использовании. Вам нужно лишь поразмыслить над своими приоритетами, а потом нарисовать временные блоки и в каждый из них вписать по задаче. Так у вас перед глазами будет наглядная схема того, как вы распоряжаетесь своим временем.

Метод временных блоков помогал людям задолго до изобретения календаря Outlook – считается, что этот инструмент придумал Бенджамин Франклин[130]. Временные блоки можно использовать как самостоятельно, так и вместе с матрицей Эйзенхауэра (в таком случае нужно распределить все задачи из квадратов матрицы по блокам настолько рационально, насколько возможно).

Кроме того, метод временных блоков поможет снизить нервозность от ожидания работы. Бывает ли такое, что после пробуждения вы сразу же начинаете думать обо всем, что вам предстоит сделать за этот день? Если у вас куча дел и вы не знаете, когда ими заниматься, вам может быть чересчур тяжело. Чтобы этого избежать, используйте «утренние совещания», которые помогут переварить все мысли, выделить самые важные задачи и расставить их по блокам распорядка дня. Если последуете этому совету, в следующий раз, когда будете тревожиться из-за своих обязанностей, вы сможете напомнить себе, что у вас на них выделено достаточно времени, поэтому переживать не стоит. В каком-то смысле это эквивалент ограничения: вы разделяете стрессор на части и ограничиваете его промежутком времени, который на него выделили.

Когда речь заходит о методе временных блоков, я часто сталкиваюсь с одними и теми же вопросами:

«Что, если мой распорядок дня постоянно меняется?»

Не бойтесь меняться вместе с обстоятельствами. Я понимаю, что вам очень неприятно, когда все идет не так, как вы хотели. Однако вместо того, чтобы использовать принцип «всё или ничего» и отменить все свои планы, лучше попытайтесь ответить на вопрос, который вы уже видели в разделе про минимумы: «Как мне поступить как можно лучше в этой ситуации?» Если обстоятельства поменялись и план А не сработал, перейдите к плану Б.

Подумайте, почему это происходит. Может быть, вы сами позволяете другим людям занять ваше время? Постарайтесь четко определить свои границы, чтобы лучше защитить свои временные блоки (подробнее об этом мы поговорим в главе 6). Если это не поможет, попытайтесь более креативно распределить временные блоки по своему расписанию – возможно, стоит самые важные вещи запланировать на утро или вечер, когда вас точно никто не будет трогать. Если и это не поможет (и вы по понятным причинам сильно расстроитесь), то, к сожалению, вам нужно принять то, что на работе никто не уважает ваше время. Решите для себя, сможете ли вы с этим нормально жить.

«А если у меня не получается уложиться в рамки временных блоков?»

Если вам постоянно нужно больше времени, чем вы себе даете, тогда либо увеличьте блоки, либо делайте паузы и завершайте начатое, когда у вас появится свободный час. Когда время блока подходит к концу, но у меня еще остается работа, я обычно записываю, на чем остановилась и что мне нужно будет сделать потом. Возвращаясь к этому блоку в следующий раз, я не трачу много времени на подготовку к работе, потому что быстро вспоминаю, с чего нужно начать.