Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев

class="p1">Нужно следить, чтобы организация работала в соответствии со своими задачами и согласно своей организационной схеме. Это значит, чтобы она не бралась не за свое дело, чтобы ее отделы в своей работе, так сказать, не «захлестывали» друг друга.

Нужно наблюдать, чтобы работа во всех ее частях соответствовала действительной обстановке, среди которой она протекает, т. е. чтобы производился правильный учет и оценка положения и работа соответствовала материальным возможностям, наличию орудий и людских сил.

Наконец, нужно контролировать, насколько экономно совершается работа, нет ли растраты сил и средств, нет ли параллелизма, правильно ли поставлен материальный и денежный учет и т. п.

Таковы важнейшие пункты, на которые следует обращать внимание при контроле работы. Но, само собой разумеется, контролю подлежат и все другие стороны деятельности организации и работа всех ее элементов.

Так, например, Файоль разделяет контрольную работу на шесть основных групп.

С точки зрения административной он предлагает выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту, носит ли организация законченный характер, правильно ли организовано руководство, как производится координация работы.

С точки зрения коммерческой надо убедиться, что все материалы, поступающие и выходящие, точно учтены по количеству, качеству и цене, что инвентарь ведется правильно, обязательства выполняются.

С точки зрения технической надо проследить ход операций, их результаты, состояние машин и орудий.

С точки зрения финансовой надо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.

С точки зрения охраны надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества от пожара, краж и пр.

С точки зрения учета нужно выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика, составление диаграмм и пр.[18]

Контроль в организации должен быть постоянным. Это значит, что каждый день и каждый данный момент известные лица и известные ячейки организации наблюдают и контролируют работу. Чем более постоянен и более автоматичен такой контроль, тем правильнее работает организационная машина.

Постоянная система контроля достигается не только тем, что руководители организации, ее отдельных частей сами контролируют работу. Чрезвычайно существенно, чтобы был установлен взаимоконтроль отдельных частей организации, даже находящихся друг к другу не в отношениях подчиненности, а в отношении координации.

Основа контроля заключается в специальном сочетании каких-либо двух элементов организации или двух моментов работы.

Так, в качестве средства для взаимоконтроля полезно установить практику, чтобы работа одного служащего непосредственно проверялась другим. Проверка может совершаться в этой своей первоначальной стадии лицом, занимающим такое же положение. Но при этом нельзя устанавливать правила, чтобы два лица непосредственно взаимно друг друга контролировали, т. е. чтобы переписчица А предварительно проверяла работу переписчицы Б, а переписчица Б – работу А. Правильнее будет, чтобы переписчица Б проверяла работу переписчицы В, а переписчица В – работу А.

Такова стадия первоначального товарищеского контроля работы. Затем работа контролируется уже вышестоящей инстанцией.

Так, например, бухгалтерские данные элементарно контролируются системой двойной записи всякой цифры. Всякая сумма, попадающая на учет бухгалтерии, записывается и в приход, и в расход (точнее – в дебет и кредит), благодаря чему и устанавливается известный механический контроль между отдельными записями и итогами. Когда покупатель платит и забирает товар или рабочий получает с заводского склада материалы для работы, контроль также устанавливается путем двойной записи, двойных документов. Получающий (покупатель, рабочий) расписывается на накладной, остающейся у лица, выдающего товары или материалы. Последний расписывается на счете или дубликате накладной. Сравнение обоих документов дает материал для учета правильности совершенной операции. Поэтому особенно важно, чтобы сохранялись не только входящие документы, но и копии исходящих.

В данном примере обе стороны заинтересованы в точности записей произведенной операции. Но эта заинтересованность различного рода. Покупатель обычно не особенно будет возражать, если приобретаемых предметов будет несколько больше, чем значится по описи. Лицо, выдающее предметы, наоборот, скорее склонно к тому, чтобы возможная ошибка несколько уменьшила число предметов по сравнению с данными записи. Это противоречие интересов, естественно, взаимно контролирует работу. Предположим, что какой-либо отдел учреждения или мастерская фабрики может начать работу лишь с момента получения в достаточном количестве нужных бумаг или материалов из другого отдела или мастерской. Тогда он будет ревниво наблюдать, чтобы отдел, поставляющий материал, действительно вовремя доставил требуемое и в нужном количестве. Всякую задержку и неисправность в этом отношении он немедля возложит на ответственность этого отдела. С другой стороны, и этот последний будет наблюдать, чтобы готовые к передаче материалы были своевременно приняты всеми, кому они предназначены, и постарается зафиксировать свою аккуратность доставки в письменном документе (например, в расписке получателя). Оба отдела, соприкасающиеся таким образом в своей работе, естественно, взаимно контролируют друг друга…

Что достигается при таком разделении работы? Прежде всего каждый участник ее точно знает, какие функции он выполняет и за что именно и в какой мере несет ответственность. Кассир может выдать деньги из кассы, лишь получив ордер и лишь тому лицу и в том размере, какой обозначен на ордере. Он не отвечает за несоответствие расхода смете или за выдачу суммы лицу, не имеющему права на ее получение. Он проверяет ордер лишь с точки зрения формальной (есть ли все нужные подписи и не подделаны ли они, правильна ли сумма, дата, фамилия и пр.). Заведующий хозяйством, скрепивший документы, отвечает по существу производимого расхода. Бухгалтер – за соответствие ордера общим правилам бухгалтерии и сметам. Наконец, лицо, подписывающее ордер, несет главную ответственность за самый расход по существу. Так создается сцепление лиц вокруг одной работы и взаимный контроль, фиксированный на бумаге. По такому же плану может быть создан взаимный контроль в самых различных областях работы.

Перемещение служащих с одной работы на другую является также средством контроля. Работник, принявший дело от своего предшественника, прежде всего, естественно, должен учесть и проконтролировать работу, как она велась до него. Часто он будет особенно ревниво искать промахи и упущения в том, что делалось до него. Это может быть учтено организатором и для контроля, и для улучшения дела.

Контроль принимает иногда характер ревизии, т. е. краткосрочной и обычно неожиданной проверки всей организации. Именно таким образом действует большинство комиссий, избираемых различными общественными организациями. По существу, такие ревизионные комиссии существуют параллельно с правлением организации. Ревизионные комиссии имеют право осуществлять свое право контроля в течение всего года. Они являются постоянно действующим контрольным аппаратом. На практике, однако, ревизионные комиссии почти никогда не пользуются этим правом и производят свою работу лишь раз или два в год перед общим съездом участников организации. Это, разумеется, не содействует тому, чтобы работа контроля велась правильно.