Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев

к автоматической работе. По существу, организация должна напоминать машину, которая, раз пущенная в ход, продолжает работать сама, без перебоев и с полной правильностью. Это достигается целым рядом мер. Важно правильное и равномерное распределение труда между отделами, налаженность их взаимной связи и взаимного осведомления и т. п.

В качестве иллюстрации налаженности дела можно указать, например, на знаменитую американскую страховую компанию «Эквитебл». Ей приходится ежегодно рассматривать около 90 000 страховых претензий. Ежедневно получается около трехсот сообщений о случаях, которые компании надо улаживать. Многие случаи касаются очень отдаленных пунктов мира. По общему правилу не меньше трети претензий ликвидируется в день получения известия и полисы для уплаты страховки высылаются немедля. Во всех остальных случаях местный агент компании получает сообщение о решении компании до того момента, как он получит полисы.

32. Делопроизводство

Работа всякого учреждения, конторы, банка, управления и пр. всегда отражается и выражается в многочисленной и разнообразной переписке. Учреждение само получает много разнообразных писем, бумаг, циркуляров, инструкций, составляет на них ответы, пишет запросы и обращения и т. д. Таким образом, учреждение «вырабатывает» бумаги подобно тому, как фабрика вырабатывает продукты. Само собой разумеется, что всякая бумага в той или иной мере отражает определенные действия организации или является самим таким действием. Так, приказ заведующего учреждением выдать такому-то отделу такую-то сумму на определенные расходы равносилен определенному поступку, благодаря которому становится возможной известная дальнейшая работа. Расписка заведующего отделом в получении этой суммы является отражением свершившегося факта. Можно сказать, таким образом, что некоторые бумаги бывают активного характера, другие – пассивного.

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и все прочее бумажное делопроизводство (в широком смысле слова) занимает в нем существенное место. Управление завода и отдельные его участники обсуждают всевозможные вопросы, касающиеся предприятия, и выполняют разнообразные действия по фактическому руководству на фабрике.

Однако основные линии их работы, их постановления и их планы обязательно фиксируются на бумаге. Само выполнение также нуждается в дальнейшей канцелярской бумажной разработке и переписке. Комиссариат земледелия, например, выполняющий сложную экономическую работу практического характера, нуждается также в непрерывном фиксировании на бумаге производимой и предполагаемой работы в сложном канцелярском аппарате. То же самое можно сказать о государственном банке, о Центральном Комитете партии, об исполкоме и т. д.

К делопроизводству мы предъявляем такие требования. Оно должно быть основано на единой и ясной системе, проведенной с полным единообразием по всему учреждению, во всех его отделах и подотделах. Это значит, что устанавливается одинаковая система составления бумаг, их регистрации, хранения, контроля над исполнением и пр. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать как все операции учреждения, так и все моменты его сношений с внешним миром. Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, делопроизводство должно давать возможность быстрого контроля.

Заграничная практика выработала вполне точные правила, предъявляемые ко всякой бумаге, обращающейся в учреждении. Конечно, прежде всего требуется, чтобы бумага была составлена сжато и ясно и точно отражала то предполагаемое или совершенное действие, которое имеется в виду. Но, кроме этого, к ней предъявляется еще целый ряд других требований. Обычно она должна иметь определенный условный знак. Этот условный знак чаще всего выражается номером или буквами или соединением того и другого вместе, а также датой. Самым рациональным обозначением является следующее: на бумаге, кроме даты, ставится условная буква, обозначающая либо отдел учреждения, либо лицо, от которого бумага исходит. Так, например, З-115 обозначает, что бумага исходит из отдела закупок и зарегистрирована там за № 115. В заграничной практике обычно либо около номера бумаги, либо в конце ее условными буквами обозначается, кто диктовал бумагу и кто ее переписывал. Поэтому обозначение, скажем, Н-Ш обозначает, что бумага продиктована Николаевским, застенографирована и переписана Шмидт (за границей машинистка чаще всего является и стенографисткой). При ссылках и ответах на такую бумагу всегда требуется указать номер, букву и дату, помещенные обычно в верхнем левом или правом углу.

По общему заграничному правилу бумага подписывается лишь лицом, несущим главную ответственность за нее. Секретарь, делопроизводитель, помощник или другое лицо, которое фактически составляло бумагу, не подписывается, а лишь ставит в нижнем углу свои инициалы. Точно так же разумная заграничная практика совершенно вывела обычай ставить на бумаге какие-либо печати учреждения. Лишь в некоторых наиболее важных случаях над подписью штемпелюется строчка с названием фирмы или учреждения. Само собой разумеется, что всякая бумага имеет наверху страницы печатный заголовок с указанием фирмы или учреждения, а также ее отдела или подотдела.

Как видно из этого описания, наши бумаги ни в какой мере не удовлетворяют заграничным образцам. У нас прежде всего считается необходимым на всякой пустячной бумажонке иметь три или четыре подписи ответственных работников. На каком-нибудь ответе канцелярии, гласящем, что такая-то бумага в учреждение не поступила, вы обязательно увидите подпись заведующего учреждением, заведующего отделом, управляющего делами, секретаря и пр. и, само собой разумеется, еще печать. Между тем, несмотря на наличие такого количества подписей, никогда нельзя выяснить самые элементарные вещи: кто же фактически продиктовал эту бумагу и кто ее действительно написал. Поэтому никогда не бывает известно, кто несет ответственность за ошибки или неправильности, сделанные в бумаге.

Конечно, могут быть бумаги, которые вообще не требуют никакой подписи, поэтому при правильном делопроизводстве всегда нужно установить типы бумаг с указанием, какие из них где подписываются, а какие не подписываются вовсе, какие копируются, а какие нет, какие регистрируются и хранятся, а какие нет.

В целях создания стандартного вида бумаги заграница выработала педантические требования к машинистке. Там точно определено, в каком месте страницы должен находиться адрес лица, к кому бумага обращена, какой ширины должны быть поля, в каких местах нужно делать абзацы, где должна помещаться подпись и т. д. Все эти детальные требования делают заграничные бумаги до такой степени похожими по внешности одна на другую, что в каждой из них можно немедленно найти все, что нужно. Кроме того, от переписчицы требуется, чтобы она оставляла несколько копий (обычно не меньше пяти) всякой бумаги, которую она переписывает. Одну из копий она сохраняет себе для справок (или для учета своей работы), остальные копии распределяются по разным папкам.

В нашей русской практике необходимо установить, с одной стороны, стандартные размеры для бумаг и бланков, с другой – точную форму деловых бумаг, например, чтобы название учреждения помещалось