Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев

бумаги из главной регистратуры, должны иметь свои собственные карточные указатели к ним, поэтому если главная регистратура может сразу писать три-четыре карточки, то одну или две следует передавать вместе с бумагами в отдел или подотдел. На карточке подотдела будет отмечаться, кому бумага передается для выполнения, какой ответ, когда, за каким номером на нее посылается и все другие данные, касающиеся бумаги в процессе ее работы.

Очень важно бывает контролировать, чтобы полученные бумаги не только отправлялись по назначению в тот или иной отдел, но и чтобы они выполнялись, чтобы на них своевременно посылался ответ.

В этом случае могут быть применены две системы. При посылке бумаг из центральной регистратуры в отдел прилагается лист, на котором переписаны все посылаемые бумаги. Копии листа остаются в регистратуре. Заведующий отделом, передавая полученные бумаги своим сотрудникам для исполнения, делает на листе отметки, кому дана бумага, написан ли ответ. Таким образом, для него этот регистрационный лист является контрольным листом для учета работы. На листе, который остался в главной регистратуре, в свою очередь отмечается, исполнена ли бумага и когда послан на нее ответ.

Этой системе свойственны, однако, известные неудобства. Если бумага не выполняется в тот же самый день (что у нас происходит, как правило), то и в регистратуре, и у заведующего отделом будет накопляться помногу регистрационных листов и за ними будет трудно следить. Поэтому будет удобнее (особенно при большом деле) применять карточную систему. Главная регистратура, составляя карточки на входящие бумаги, отмечает на них, в какой отдел карточка передана или какому лицу. Затем карточки распределяются на две-три категории в зависимости от срочности бумаг, а в каждой категории стоят по отделам. Так могут быть созданы категории срочных бумаг, на которые должен быть дан ответ в тот же день, категория, для которой дается два дня сроку, три дня и пр. (само собой, понятно, что вторая копия карточек должна размещаться по алфавиту для общих справок).

На каждой карточке отмечается, кому бумага послана и категория срочности исполнения. Со своей стороны заведующий отделом или лицо, получившее бумагу, отмечает на бумаге, кому из сотрудников он передает ее. Эту же отметку он делает на своем экземпляре карточки.

Заведующий регистратурой или специальное лицо посылает напоминание, если какая-либо бумага вовремя не исполнена. Если это напоминание не приведет к цели, то регистратура посылает справку о невыданной бумаге лицу, стоящему во главе учреждения. Такова может быть одна из несложных систем для контроля за делопроизводством.

Для правильного учета и облегчения работы полезно иметь в учреждении карточные указатели различного рода. Американская и частью английская практика требует, например, чтобы всякий служащий имел на своем столе карточный указатель для всех бумаг, с которыми лично ему приходится иметь дело. На таких карточках служащий заносит для себя данные о бумаге, которая к нему попадает, отмечает, что ему пришлось сделать в связи с этой бумагой и кому она передана дальше.

Если в ведении какого-нибудь служащего находятся определенные бумаги, то он обязан иметь для них специальные карточные указатели в алфавитном порядке с краткими данными о каждой хранимой бумаге.

Специальное значение имеет карточный указатель (или «мементо») для текущей работы каждого данного месяца. Он состоит из 31 карточки (для каждого дня месяца) и 12 добавочных карточек, помеченных месяцами. Всякая работа, которую предстоит сделать в определенный день в течение ближайшего месяца, кратко заносится на листочек, который помещается непосредственно за карточкой с числом, к которому работа относится, или за карточкой соответствующего месяца. В этом указателе числа месяца, следующие за датой сегодняшнего дня, относятся к текущему месяцу, а числа до этой даты – к следующему месяцу.

При помощи такого указателя работающий может каждый день видеть, что ему предстоит выполнить. Всё, что ему следует помнить о своей будущей работе, он может хранить не в своей голове, а в этом «мементо», которое является его механической памятью. В тех случаях, когда точное распределение работы должно быть сделано на год вперед, приходится иметь указатель со специальными карточками на каждый день года. Сюда относятся, например, сроки платежей, сроки доставки или выполнения заказов и т. п.

Для учреждения, которому приходится иметь много дел с различными лицами или фирмами, полезно иметь алфавитный указатель этих клиентов или посетителей. На алфавитную карточку заносятся имя, адрес, краткие сведения о человеке или фирме, а также различные замечания о делах, разговорах с ними, иногда характеристика и пр.

Может быть установлен также и предметный карточный указатель, который регистрирует различные предположения и соображения для будущей работы в предметном порядке.

Использование карточной системы за границей идет так далеко, что даже традиционные бухгалтерские книги заменяются наборами карточек. Благодаря этому все бухгалтерские записи могут быть размещены в совершенно точном порядке и системе, что совершенно невозможно при пользовании книгами.

33. Хранение бумаг

Для хранения самих бумаг в определенной системе применяются следующие приемы: прежде всего нужно установить, чтобы бумаги, которые нужны не одному специальному лицу, а нескольким, хранились всегда в определенном месте, под ответственностью одного лица. Если же бумага касается только специального работника, то она может храниться у него, но при условии, чтобы это лицо имело свой указатель к бумагам и хранило их в том же порядке, который установлен для других бумаг учреждения.

Согласно обычной заграничной системе бумаги хранятся в специальных папках, размещаемых по ящикам вертикально, на ребре. Задняя обложка папки несколько шире передней, и на выступающем конце помечается имя лица или фирмы, к кому эта бумага относится. В каждой такой папке размещается в хронологическом порядке вся переписка с этим лицом, причем к полученным письмам и бумагам присоединяются копии писем, отправленных в ответ. Если переписка с определенным лицом очень велика и касается самых различных вопросов, то бывает рационально в такой папке завести специальное подразделение по предметам или вопросам, о которых идет речь.

Кроме того, бумаги могут быть рассортированы по отдельным ящикам в зависимости от их характера. Так, например, вся переписка может разделяться по географическому признаку, например, переписка с русскими учреждениями и лицами и с заграницей. Или в основу дела может быть положен характер самого дела, например, переписка по покупкам, естественно, отделяется от переписки по продаже и т. д. В каждом таком отделе бумаги хранятся в алфавитном порядке. В некоторых случаях, где имеются две копии исходящих бумаг, первая копия помещается в папках по алфавитному порядку, как указано; вторая же копия может быть размещена в папках в предметном либо в хронологическом порядке. Если имеется возможность снимать