Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев

в верхнем левом углу, дата – в верхнем правом, пометки переписчицы и диктовавшего лица – в левом нижнем углу и т. д. Важно также установить правило, чтобы в начале письма отмечалось, относительно чего оно написано (например, «О смете», «О добавочном ассигновании на школу», «Об увеличении штата» и пр.). Если бумага касается различных вопросов, то такие пометки можно делать на полях, т. е. с левой стороны.

Большое внимание нужно уделить тому, какой путь проходит каждая бумага по учреждению. Основные его этапы определяются так:

Разборка почты.

Регистрация.

Направление бумаги в отдел.

Исполнение бумаги.

Помещение бумаги в папку.

Само собой, понятно, что каждая из этих основных групп в свою очередь делится на ряд составных элементов (как мы видели выше, разборка почты, например, может распадаться на семь операций). Путь, который проходит бумага по учреждению, должен быть вполне ясен и всем хорошо известен. Для контроля нужно графически нарисовать этот путь и просчитать, нет ли лишних инстанций, без которых можно обойтись, не слишком ли извилиста дорога (иногда пересадка служащего от стола к столу, из комнаты в комнату может существенно ускорить крестный путь бумаги по учреждению).

Вскрытие поступившей почты является первым моментом рабочего дня учреждения, поэтому технически удобнее, чтобы он начинался на полчаса или на час раньше, чем общая работа. Точно так же важно, чтобы вскрытие и сортировка почты происходили под руководством и под наблюдением вполне ответственного лица, например секретаря или помощника секретаря учреждения. В этом случае легко может быть выделена наиболее важная корреспонденция, бумаги направлены по верному назначению. Благодаря этому также руководитель учреждения может быть уже с утра в курсе того, какого рода важнейшие бумаги получены.

В некоторых случаях можно пойти еще дальше. Ответственное лицо, руководящее разбором почты, может отметить условным знаком (1, 2, 3 восклицательных знака, например,!!!!!!) особо важные бумаги или особенную срочность их. Он может подчеркнуть цветным карандашом в тексте несколько существенных слов, цифр или фраз. Он может также, кроме названия отдела, написать лицо, которое наиболее в курсе дела или которое более всего подходит для выполнения бумаги.

Одна из дальнейших задач – хранение бумаг в таком порядке, чтобы всякий раз легко можно было бы найти нужную бумагу. Одним из путей для отыскания бумаги является ее номер. Бумага, получаемая учреждением, кроме номера того места, откуда она вышла, отмечается еще входящим номером и числом того дня, когда она поступила. Бумага, исходящая из учреждения, имеет лишь один так называемый исходящий номер. Чтобы вести учет входящих и исходящих бумаг, архаическая бюрократическая практика установила систему входящих и исходящих книг, крепко у нас укоренившуюся. Можно прямо сказать, что если вы желаете установить порядок в бумагах, то прежде всего следует сжечь входящую и исходящую книги. Именно благодаря этим книгам никогда и нигде нельзя бывает отыскать ни одной бумаги или проверить, когда и куда она поступила. В самом деле, что такое «книга входящих»? Это – книга, куда одна за другой без всякой системы и порядка записываются все бумаги, поступившие в данный момент или в данный день в учреждение или в его отдел. Таким образом механически заполняется много десятков страниц. Если вы хотите получить справку, поступила ли в какое-нибудь московское учреждение бумага, посланная, предположим, самарским губисполкомом по почте, то, не зная точно дня прибытия этой бумаги в Москву, вы должны будете прочесть все записи входящей книги за две-три недели. А так как входящая книга одна и все время в работе, то такое изучение книги (очень поучительное для характеристики нелепости системы) отнимает чрезвычайно большое количество времени. Но даже отыскав запись и получив справку, что бумага передана в такой-то подотдел, вы не можете быть уверены, что найдете следы этой бумаги. В подотделе часто не бывает ни малейших следов, по какому же пути бумага отправилась.

Заграничная практика уже много десятков лет назад выработала совершенно иную, весьма простую и остроумную систему регистрации бумаг – карточную. Карточная система у нас, к сожалению, применяется пока почти что исключительно в библиотечном деле и продолжает быть новшеством для большинства наших учреждений. В чем особое удобство карточной системы? В том, что каждая запись нанесена на отдельную карточку и, таким образом, всегда может быть помещена в строго определенном порядке по отношению к другим подобным записям. Карточки могут быть разложены, например, в алфавитном порядке, в хронологическом или в любой другой системе, наиболее соответствующей работе. Когда на карточке записываются входящие бумаги (слово «карточка» обозначает в данном случае не обязательно кусок картона, а вообще отдельный листок бумаги), то лучше всего размещать их по алфавиту учреждения или лица, от которого бумаги исходят. Если карточка пишется в двух или трех экземплярах (что легко делается при помощи переводной бумаги), то одни карточки размещаются по алфавиту, другие – по какому-либо другому принципу, например, в хронологическом порядке, или по характеру бумаги, или по отделу, куда бумага дальше поступила.

На каждой карточке должно быть занесено, от кого бумага исходит и за каким номером она посылалась, каким входящим номером и числом она помечена, какого вопроса она касается, в какой отдел и кому именно бумага передана. При двух экземплярах карточки одна из них может явиться как бы сопроводительным листком при отправке бумаги в отдел и с распиской о получении возвращается обратно. При такой системе найти любую входящую и исходящую бумагу – дело одной минуты. Товарищу из самарского исполкома достаточно было сказать, откуда исходит бумага, и по алфавитным карточкам можно было немедленно найти, какие бумаги из самарского исполкома пришли за последние месяцы.

Если карточки разложить по содержанию бумаги, то мы получим предметный карточный указатель, благодаря которому отыскание нужной бумаги еще более упрощается. Заведующий каким-либо подотделом вспоминает, что месяца два назад было предложение от какого-то исполкома относительно организации сельскохозяйственной школы. Как найти это предложение при существующей у нас системе? Нужно бродить из отдела в отдел, спрашивать Ивана Петровича и Марью Ивановну, не помнят ли они, не была ли когда и от кого такая-то бумага. Но если Иван Петрович и Марья Ивановна и вспомнят что-либо подобное, то отыскание бумаги будет делом все же чрезвычайно нелегким. Придется снова ходить и спрашивать, полагаясь на память работающих. При предметной карточной системе достаточно посмотреть на слова «школа» или «сельскохозяйственная школа», и вы через две минуты узнаете, что относительно сельскохозяйственных школ за такой-то промежуток времени были заявления таких-то исполкомов и такие-то бумаги.

Систему карточного указателя к бумагам можно варьировать самым различным образом. Отделы и подотделы, получающие