Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев

Вообще система хранения бумаг определяется характером работы учреждения; из этого и приходится исходить при разрешении вопросов, раскладывать ли все бумаги по алфавиту, по географическому ли признаку, по предметам, в хронологическом порядке, по цифровым обозначениям и т. д. Вообще надо сказать, что наиболее приемлемой системой всегда является комбинированная система. Это значит, что все бумаги сперва распределяются по одному какому-либо признаку (например, по характеру их или по географическому признаку), а затем в каждом подразделении проводится вторая система классификации (например, алфавитная, цифровая, хронологическая и т. п.). В каждом учреждении будут иметься бумаги, носящие характер документов (например, контракты, доверенности, мандаты и пр.). В каждом имеется материал чисто справочного характера (например, каталоги, прейскуранты, объявления, образцы бланков, газетные вырезки и т. п.). В каждом имеется секретная переписка. Поэтому в учреждении неизбежна известная группировка бумаг по их характеру или по их содержанию.

При дальнейшей группировке бумаг чаще всего и удобнее всего применять алфавитную систему. Однако за границей довольно широко распространена система цифровая или же комбинированная (алфавитно-цифровая).

При алфавитной системе каждый корреспондент учреждения получает свою папку, на которой на видном месте написано имя. Все папки размещаются в строгом алфавитном порядке…

Алфавитный порядок размещения бумаг имеет, несомненно, очень большие преимущества благодаря своей простоте. Всякую нужную бумагу очень легко отыскать, так как всегда точно известно, кому она адресована. Чтобы найти бумагу, не нужно делать никаких предварительных справок. Однако надо добавить, что при этой системе всегда чрезвычайно полезно иметь карточный предметный указатель. Благодаря ему можно будет отыскать бумаги различных адресатов, касающихся одного и того же вопроса.

В тех случаях, когда с отдельными корреспондентами переписка слишком разрастается, полезно ее дополнительно разделить, например по содержанию. Таким образом, в папке, например, Н-ского губисполкома мы можем внести несколько дополнительных предметных папок, например: сметы, школьная сеть, персонал, учебные пособия, библиотеки и пр.

Цифровая система хранения бумаг заключается в следующем. Каждый отдельный корреспондент учреждения получает свой порядковый номер. Этот номер ставится на папке, в которой помещается переписка с ним, и на всех входящих и исходящих бумагах. Предположим, что гр-н Иванов был первый, с которым началась переписка. Он обозначается цифрой один. Следующий корреспондент – совхоз – получает обозначение цифрой два и т. д. Всякий новый корреспондент получает порядковый номер. Бумаги в шкафах располагаются по этим условным номерам.

При этой системе обязательно нужно иметь карточный алфавитный указатель. Конечно, наиболее ходовые номера служащие будут помнить, но большую часть их придется устанавливать при помощи карточного алфавитного указателя, где корреспонденты размещены по алфавиту и где отмечено, каким номером помечены их папки с перепиской.

Наконец, может быть создана комбинированная система при помощи сочетания алфавитной и цифровой системы, а также применения разного цвета папок.

В каждой папке помещаются письма и копии ответов на них в хронологическом порядке. Необходимо также, чтобы все бумаги в папке были перенумерованы, начиная с единицы. Служащий, вкладывая очередную бумагу или копию ответа в папку, должен ставить на ней порядковый номер, тогда будет всегда ясно, все ли бумаги находятся на месте.

Если какая-нибудь из папок вынимается из шкафа, то на место ее кладется специальная карточка с пометкой, кем и когда папка взята. Таким образом, всякий раз легко бывает установить, в полном ли порядке бумаги.

Папки с совершенно законченной перепиской следует убирать отдельно, так как иначе будет зря загромождаться текущая переписка. Таким путем в учреждении создается архив. К архиву составляется свой предметный указатель. В настоящее время некоторые специалисты усиленно пропагандируют специальную нумерацию архива по принципам международной десятичной системы, применяемой в библиотечном деле. Суть этой системы в том, что весь объем человеческих знаний разделяется на десять основных групп, обозначаемых цифрами от ноля до девяти. Каждая группа разделяется опять-таки на десять отделов, каждый отдел – на десять подотделов и т. д. Благодаря этой системе всякий предмет, всякое понятие, всякая книга могут быть выражены условной математической формулой.

Некоторые предлагают даже ввести десятичную систему во всем делопроизводстве. По отношению к архивам десятичная система, несомненно, имеет значение. В текущем же делопроизводстве гораздо удобнее более упрощенные системы, специально учитывающие особенности учреждения, например, буквенная система, обозначающая содержание бумаги. Надо отметить, что не следует слишком увлекаться помещением в архив всех возможных бумаг, накапливающихся в учреждении. Всегда имеется порядочная доля переписки, которую по истечении одного, двух, трех лет не только можно, но и должно просто выбросить в корзину.

34. Распорядок работы

Для правильности работы учреждения полезно установить общий распорядок его работ, т. е. не только часы занятий и перерывов, но и основной характер работы, выполняемой в каждый час. Вот, например, характерное расписание, которое я беру из одного американского руководства.

РАСПИСАНИЕ

«В целях уменьшения до минимума перебоев в работе все служащие приглашаются возможно более точно следовать следующему расписанию работ:

8:45–9:30. Подготовительные шаги.

Чтение почты, разговоры по внутреннему телефону, беседы, которые предварительно не были назначены, и прочие подготовительные шаги.

9:30–12:30. Работа.

Работа, требующая особенного внимания и напряжения. Беседы с посетителями только по особому назначению. Никаких телефонных переговоров, за исключением случаев крайней необходимости.

12:30–2:15. Подготовительные шаги.

Завтрак, неформальные совещания, телефонные переговоры, беседы с посетителями.

2:15–4. Работа.

То же самое, как от 9:30–12:30. Сосредоточьтесь на вашей собственной работе и предоставьте возможность другим делать то же самое, уменьшив перерывы в работе до минимума.

4–5. Разное.

Подписание отправляемых бумаг, беседы с посетителями, неформальные совещания, подготовка работы для следующего дня и т. п.

Посещение учреждения посетителем должно быть особенно урегулировано во избежание непроизводительной траты времени и хаоса в работе. По дурной привычке, укоренившейся у нас, посетители толкутся в учреждении целые дни. Это происходит от того, что не имеется строго установленных часов для приема, а если такие часы есть, то они не выполняются. Это зависит и от того, что не только посетители, но даже и сами служащие учреждения не знают, с кем, по каким делам нужно говорить, когда его можно застать.

Какие меры тут нужно применить, совершенно ясно без особых пояснений. Главное – надо быть последовательным в их проведении. И нужно, конечно, приучиться и приучить других к умению вести всякие деловые разговоры кратко, быстро, по существу, не отвлекаясь в сторону, не предаваясь лирическим отступлениям. Принимающий посетителей должен научиться сам руководить беседой и заканчивать ее в намеченный срок… Для серьезных деловых бесед отводится 15–20 мин. Таким образом, заведующий фабрикой или крупным учреждением размещает часы своего приема так, чтобы в течение одного часа переговорить