Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев

«При обследовании вопросов складских операций необходимо установить:

1) по части приема товаров: производится ли проверка прибывающего на склад товара счетом и весом; производится ли проверка тары (качество, вес брутто и нетто); как организовано транспортирование товаров на складах, имеются ли погрузочные приспособления, оборудованы ли склады подвозочными средствами; каковы условия погрузки и какова тара, имеющаяся в распоряжении складов;

2) по части хранения товаров: как производится сдача товара кладовщику, как обставлено вскрытие тары, как организованы размещение и сортировка товаров, приспособлено ли помещение для хранения товаров, как поставлено наблюдение за сохранностью товаров, существует ли проверка хранящихся на складах товаров и как она осуществляется;

3) по части отпуска товаров: как производится отборка товаров для отпуска, в какие условия поставлена упаковка, как организован самый отпуск товаров»[23].

Существенным моментом является регулярная проверка склада. Очень часто применяется годичный учет. При этом склад обрекается на фактическое бездействие в течение довольно длинного промежутка времени, служащим приходится работать сверхурочно, содержимое склада приходится передвигать с места на место – одним словом, вносится определенная дезорганизация в общий ход работы. Поэтому нужно принять меры, чтобы текущий учет склада был поставлен на такую высоту, при которой контроль и проверка могли быть осуществлены в любой момент.

Периодический контрольный учет склада может охватывать либо все материалы склада целиком, либо некоторые категории материалов. Так, можно произвести контроль путем выборочной проверки некоторых категорий материалов, находящихся на складе. Или можно проверить те материалы, которые являются особенно значительными и важными в данном деле. В этих случаях проверка склада является, в сущности, ревизионной работой вроде проверки кассы в бухгалтерии. Складские книги и карточки должны вестись таким образом, чтобы по ним можно было в каждый момент иметь точное представление о характере и количестве материалов на складе (учет ценностей и имеющихся материалов обычно ведется бухгалтерией, а склад ограничивается лишь указанием количества, веса, объема материалов).

При размещении складов на территории фабрично-заводского предприятия нужно не слишком увлекаться централизацией этого дела. Надо помнить, что в интересах экономии необходимо уменьшить расстояние между складом и мастерской, которую он обслуживает…

Важно, чтобы всякая выполняемая на заводе работа имела определенное условное обозначение, по которому ее можно было бы отличать от всякой другой работы, так, например, всякий заказ должен иметь свой номер. Если для него выполняется какая-нибудь часть по специальному чертежу, то инструкция должна указать номер заказа и номер чертежа. Когда готовы какие-нибудь отдельные части, то к ним прикрепляется ярлычок опять-таки с указанием номера заказа и номера чертежа и по возможности номера инструкционной карточки и другие краткие данные, например, в каком отделе или под руководством какого мастера данная часть выполнена и т. д. При помощи таких цифровых и других обозначений можно гораздо легче установить, как в каждый данный момент идет работа по выполнению интересующего нас заказа. Давая отчет о работе, выполненной отдельным рабочим, отдельной машиной или отдельной мастерской, необходимо делать ссылки на эти номера заказа, чертежа и инструкции, что опять-таки значительно облегчает руководство и контроль над работой.

В зависимости от особенности организации фабричного предприятия, его производственного характера изменяется и путь заказа, полученного фабрикой…

В общей организационной схеме фабрики известное место нужно отвести комиссиям или совещаниям по отдельным отраслям работы. Такие совещания бывают особенно полезны для координации работы, например, для объединения лиц, занимающих более или менее аналогичное положение на фабрике, но друг от друга не зависящих. Комиссии помогают лучшему взаимоознакомлению работающих, более всестороннему и основанному на фактах обсуждению вопросов. Они вызывают интерес к работе и заставляют всю систему фабрики действовать более правильно. По большей части такие комиссии имеют совещательный характер, и их решения должны подвергаться известному контролю и дальнейшему утверждению.

Так может быть, например, создана комиссия из нескольких ответственных работников фабрики по вопросу о лучшей организации сбыта изделий или комиссия, наблюдающая за экономией топлива и тратой материалов или рассматривающая вопросы о распределении работы по мастерским.

Вопросы экономии вообще будут занимать центральное место в деятельности руководителей заводского предприятия.

Как нужно добиваться экономии в производстве, этому учит такой характерный пример из деятельности Форда. Один видный инженер провел один раз целый день с Фордом, консультируя по разным вопросам. Он заметил, что в каждый свободный момент в течение утра Форд вынимал из своего кармана медную крышку радиатора и делал какие-то вычисления и расчеты по поводу нее. На вопрос он ответил, что эта крышка обходится ему на полцента (1 коп.) дороже, чем следует. Инженер сделал несколько предположений о более дешевом изготовлении крышки, но Форд опроверг все предположения, причем было видно, что он все раньше обдумал. В течение всего дня Форд в свободную минуту был занят крышкой. Вечером инженер спросил: «Я не понимаю, зачем вы тратите так много времени на эту маленькую часть, которая стоит два-три цента и на которой вы можете сэкономить не больше четверти или полцента?» Форд ответил: «Да, вы правы. Но я думаю не об одной крышке радиатора. В этом году нам потребуется их 210 тыс. В следующий год на 50 % больше. Значит, мы сбережем две с половиной тысячи долларов в год и будем экономить так, по крайней мере, еще двадцать лет».

При правильной организации учета работа фабрики может быть выражена систематически выполняемыми диаграммами. Кривые на диаграмме отмечают помесячно результаты работы. Итоги прошлого года заносятся на ту же диаграмму, поэтому всякую минуту легко сравнить кривую текущего и прошлого года и увидеть, в какую сторону имеется разница…

Благодаря диаграмме, показывающей общий приход, расход и прибыль, получается общая картина финансового состояния предприятия.

На специальной таблице могут быть графически отмечены отдельные статьи прихода, как-то: суммы, полученные от заказчиков; суммы, вырученные при продаже в магазине, и т. д. Особая диаграмма отмечает, сколько имеется наличности в кассе, во что оцениваются материалы и запасы готовых изделий.

Диаграмма жалованья и заработной платы помесячно отмечает, сколько расходуется на уплату рабочим и на содержание конторы.

Диаграмма может быть пополнена дополнительной, отмечающей, сколько расходуется на отдельные части предприятия, например, сколько идет на отделы, сколько – на оплату служащих предприятия и пр.

Специальная диаграмма регистрирует стоимость содержания, ремонта фабрики и отдельных помещений.

Следующая диаграмма отмечает количество израсходованного, испорченного и остающегося материала и других запасов. Тут же или на специальной диаграмме может быть показан расход топлива.

Количество изготовленной продукции может быть выражено на диаграмме по стоимости и в натуральном измерении (например, количество метров изготовленного сукна, количество пар обуви и т. д.).

Изучая эти диаграммы, легко заметить, улучшается или ухудшается положение