Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев

Порядок в бумагах и в учреждении вообще будет лишь в том случае, если каждый отдельный работник будет во всем следовать строгой системе. Конторка или стол служащего – то же самое, что станок или машина на заводе. Тут все должно быть рассчитано, все в порядке. Первое правило – чтобы всякой вещи или бумаге (на столе и в ящиках) было отведено определенное, постоянное место… Для каждой отводится место: и для разрезательного ножа, и для банки с клеем, для папки с текущей работой и пр. Работающий механически, не глядя, может найти рукой все, что ему нужно.

Такой же порядок применяется и к ящикам стола. В одном из ящиков размещены бумага, запасные перья, карандаши и пр.; в другом – всякого рода справочные материалы (например, инструкции, отчеты и доклады, статистические сводки, картограммы и пр.); в третьем – текущая, незаконченная работа; в четвертом – работа, отложенная на более отдаленное время.

Нужно всячески избегать папок с названием «разное». Они всегда имеют тенденцию чрезвычайно быстро разрастаться и нарушать весь порядок размещения бумаг.

Для текущей работы каждого дня полезно иметь папку с четырьмя-пятью подразделениями. Все поступающие бумаги после первого просмотра сразу распределяются по этой папке. В одном из подразделений поместятся бумаги, на которые сейчас же можно написать или продиктовать ответ; в другой – бумаги, о которых надлежит переговорить с таким-то лицом; в третьей – бумаги, о которых нужно наводить специальные справки. Эти основные категории сразу дадут первое направление бумагам и работе вообще.

Нужно следить, чтобы на столе или в ящиках не оставались какие-то неоформленные обломки работы истекшего дня. Не должно быть никакого хлама. Всякая бумага должна быть сразу помещена в определенное место, в известную папку…

Каждому учреждению грозит опасность бюрократизации, при которой бумага заслоняет живое дело. Поэтому руководителю и работникам учреждения необходимо все время ясно давать себе отчет о том деле, которое отражается в проходящих через их руки бумагах. Важно особенно, чтобы заведующий часто и непосредственно соприкасался с живым делом и конкретно представлял себе, что значат цифры и названия, которые ежедневно попадаются ему в бумагах.

Работа учреждения (как и всякая человеческая работа) должна быть по возможности механизирована. Всюду, где это возможно и выгодно, человеческий труд нужно заменить трудом машин. У нас в этом отношении дело обстоит чрезвычайно плохо. Мы не дошли даже до употребления элементарных машин, уже десятки лет существующих в западноевропейской практике, например, машины для печатания адресов, разрезания конвертов, счетных машин разных типов и т. д. До какой степени машина может облегчить работу – видно из такого примера. Американцы считают, что клерк, успевающий наклеить марки на 500 писем в час, работает непроизводительно, так как возможно довести это число до 3 тыс. писем в час. Между тем электрическая машина может заклеивать конверты, наклеивать на них марки и считать их в количестве от 7 до 15 тыс. конвертов в час.

Машины для статистических подсчетов сортируют до 18 тыс. карточек в час по любому признаку.

В заключение настоящего параграфа приводим несколько правил из одного английского руководства для работающих в учреждении и в конторе. Эти правила в равной мере относятся как к рядовому служащему, так и к ответственным лицам учреждения.

«Не полагайтесь целиком на вашу „верную правую руку“ (т. е. даже на ближайших, наиболее доверенных своих помощников). Кто допускает, чтобы левая рука не знала, что делает правая, тот лишается существенной и ценной поддержки. Левая рука должна учиться делать работу правой».

«Не диктуйте полностью адрес лица, кому вы пишете. Этот адрес имеется на письме, на которое вы отвечаете, и машинистка сама может списать его так же хорошо, как и вы. Диктуя, не забывайте возможно чаще делать абзацы. Это сохраняет ваше время и делает письмо более удобочитаемым».

«Не разбрасывайте орудия работы по двадцати различным ящикам и полкам. Для каждой вещи найдите определенное место на вашем столе или в ящиках стола или так близко, чтобы можно было достать рукой».

«Не принимайте активность за продуктивность и движения за действия. Очень легко быть занятым, ничего не делая, и многие быстрые работники очень медленно добиваются цели».

«Не бросайтесь на свою ежедневную работу вслепую. Накануне составьте определенный план вашей работы следующего дня, детально отметив, в какое время какая работа будет выполняться».

«Не тратьте времени, начиная и снова бросая работу. Первые полчаса рабочего дня должны быть самыми продуктивными. Используйте их с первой же минуты, как вы садитесь за стол: работайте не переставая вплоть до конца службы. Не приглашайте своих знакомых в гости на службу и не занимайтесь личными делами в течение рабочего дня»[20].

Глава X. Организация фабрики

35. Отделы фабрики

В капиталистических странах наиболее типичным видом организации управления фабрикой является следующий: фактические владельцы предприятия, акционеры, выбирают правление. Это правление ответственно за общее направление работы фабрики. Непосредственное заведование производством, однако, возлагается на главного директора или управляющего, специалиста, который чаще всего в правление не входит, хотя и принимает участие в большинстве заседаний. В некоторых случаях, однако, председатель является одновременно и фактическим управляющим фабрики, при этом обычно он имеет двух помощников – по технической и коммерческой части. Этот тип управления, конечно, в отдельных случаях различным образом варьируется в зависимости от размеров предприятия, от характера владения и пр.

В нашей практике во главе предприятия стоит либо отдельный директор, либо фабрично-заводское управление. Во втором случае непосредственное руководство работой тоже часто поручается специальным лицам, подчиненным правлению.

Организация фабрики может быть разделена на три основные составные части: отдел производства, отдел сбыта (торговый) и отдел административно-финансовый…

Конечно, система организации отделов и их разделение на составные части может быть чрезвычайно разнообразна в зависимости от всевозможных местных условий, от особенностей производства и характера предприятия…

Интересное разделение основных функций всякого промышленного предприятия делает Файоль. Он выделяет шесть главнейших групп операций:

1. Операции технические (добыча, переработка, выделка и т. п.).

2. Операции коммерческие (покупка, продажа, обмен).

3. Операции финансовые (привлечение и расходование капитала).

4. Операции по охране (по охране имущества, страхование и пр.).

5. Операции по отчетности (бухгалтерия, калькуляция, статистика).

6. Операции административные (предвидение, организации, руководство, координация и контроль).

С другой стороны, один из немецких специалистов выделяет такие основные звенья фабрично-заводского предприятия:

I. Бухгалтерия.

II. Подготовительные мероприятия:

а) прием заказов и изготовление чертежей;

б) предварительная калькуляция;

в) изготовление приспособлений и орудий производства;

г) распределение работы.

III. Контроль производства:

а) контроль сроков;

б) контроль выработки;

в) контроль орудий.

IV. Управление производством:

а) заработная плата;

б) закупка;

в) складское дело;

г) расчет себестоимости;

д) бухгалтерия производства и регистрация непроизводительных затрат.