Принципы организации - Платон Михайлович Керженцев

может служить фортепианная техника. Один из приемов обучения фортепианной игре заключается в том, чтобы научить нажимать определенные клавиши (при исполнении гамм или других упражнений) строго определенными пальцами. В американских школах для обучения работе на пишущей машинке выработаны аналогичные приемы, например, обучающийся должен писать всеми пальцами руки, и определенные клавишки он должен нажимать определенными пальцами.

Стандартизация может распространяться даже на животных. Эмерсон приводит иллюстрацию, как итальянские пчелы в Калифорнии приносят в 2 раза больше меда, чем в Италии. Это достигается тем, что работа пчелы в Калифорнии стандартизирована и упрощена. Калифорнийским пчелам не приходится, например, тратить энергию на постройку оснований для сотов и на далекие путешествия к цветочным полям.

Задача, однако, заключается не только в том, чтобы установить наилучшие и быстрейшие приемы работы и найти лучшие орудия для нее. Существенно также определить, какая часть работы должна быть передана машине. Работа по стандартизации, таким образом, непосредственно переходит в работу над механизацией работы. Разложение работы на составные элементы легко дает возможность определить, какие из элементов могут быть переданы машине.

Стандартизация и механизация применяются сейчас почти исключительно в индустрии, между тем организатор имеет возможность применить эти приемы во всякой другой работе.

Он может путем изучения и анализа работы найти стандарт для времени, приемов, орудий в своей специальной отрасли деятельности. Применение стандартов значительно упростит и облегчит организационную работу.

Глава IX. Организация учреждения

31. Отделы учреждения

В настоящей главе мы не рассматриваем вопрос об организации учреждения в целом, а лишь касаемся некоторых наиболее характерных сторон такой организации в качестве дополнительной иллюстрации к общим принципам, о которых шла речь раньше.

Под учреждением мы будем условно разуметь не только учреждение в собственном смысле этого слова, но также контору, банк, управление и т. п. организации.

Учреждение должно быть совершенно отчетливо разделено на отделы. Организационный план учреждения должен с полной ясностью распределять работу между отделами учреждения. Каждый отдел выделяется в связи со специальной функцией, которую ему предстоит выполнить…

Функции каждого отдела должны быть определены так, чтобы его работа никоим образом и ни в каких частях не захватывала работу какого-либо другого отдела. Поэтому весьма существенно, чтобы для каждого отдела или подотдела была, как мы указывали, составлена особая карточка, где точно и последовательно перечислялись бы функции, выполняемые отделом. Конечно, ясно, что для правильной работы должны быть с той же тщательностью определены функции всех отдельных работников отдела и подотдела.

Иной раз такая карточка отдела может превратиться даже в целое «положение». Однако самое главное заключается даже не столько в том, чтобы с педантичной тщательностью перечислить все детали работы отдела, сколько в том, чтобы основные его функции были широко известны как всем служащим учреждения, так и посторонней публике, входящей в соприкосновение с этим учреждением.

Возникает вопрос, как быть с той отраслью работы, которая бывает обычно распределена по всем отделам, например с работой машинисток и курьеров. Опыт организации машинописных бюро при учреждениях показал, что централизация переписки в особом отделе, во-первых, дает большую экономию в личном составе, а во-вторых, позволяет ввести определенные стандарты в работе и установить более правильно руководство и точный учет и контроль. Надо отметить, однако, что полная централизация машинописного бюро является нерациональной. В интересах скорости работы необходимо, чтобы наряду с центральным машинописным отделением были сохранены машинистки и при отделах для выполнения спешной и мелкой повседневной работы.

Аналогичную централизацию следует проводить и в деле связи – в курьерской службе. Децентрализация курьерской службы (т. е. наличие курьеров и рассыльных в ведении отдельных отделов и подотделов) ведет к созданию очень большого числа курьеров и рассыльных. Поэтому для установления связи учреждения с внешним миром и связи отделов между собой следует создавать бюро связи при учреждении. В этом случае бюро путем систематических обходов отделов будет распределять текущую корреспонденцию между ними и точно так же передавать корреспонденцию в другие учреждения. При этом у самих отделов останется лишь минимальное количество собственных курьеров для каких-либо специальных нужд и как вспомогательный аппарат связи.

Надо указать, что в заграничной практике внутренняя курьерская служба сильно упрощена благодаря разным техническим усовершенствованиям: пневматической почте, маленьким электрическим лифтам, через которые сообщается один этаж с другим, внутреннему телефону и т. п.

В учреждениях большого масштаба, особенно при наличии там работы более или менее механического характера, является возможным применять стандартизированные методы работы. Для этого нужно прежде всего, как мы видели, разделить работу на основные элементарные операции, определить примерное количество времени для выполнения отдельной операции, число людей, нужных для ее выполнения. Такая стандартизация особенно важна там, где требуется быстрое выполнение той или иной работы. Вот, например, как выполняется работа в одном из отделов большого нью-йоркского издательства. Этот отдел специально занят сортировкой получаемой почты. Вся работа разделяется на семь основных операций. В каждой операции занята определенная группа служащих. Столы расставлены так, что почта непосредственно передается со стола на стол в порядке постепенно производимых операций. Работа разделяется таким образом:

1) первоначальная сортировка почты;

2) сортировка почты на четыре группы: для отдела объявлений, редакции, отдела подписки и общего;

3) разрезывание конвертов при помощи машины;

4) выемка писем из конвертов и прикалывание конвертов к письмам;

5) отделение подписки оплаченной от подписки в кредит;

6) отметка на письмах, сопровождающих подписную плату, размера вносимой платы, а также получены ли деньги чеком, наличными или почтовым переводом;

7) краткая регистрация полученной почты.

Только при помощи такого разделения труда этот отдел, получающий ежедневно около 50 тыс. писем, имеет возможность в тот же день выполнить все без исключения заказы подписчиков. Нужно отметить, что эта система, значительно ускоряющая прохождение бумаги по отделу и ее выполнение, требует обычно известного увеличения штата. Поэтому она окупается в учреждениях с большим масштабом, требующим особой быстроты работы.

При стандартизации работы в учреждении и разделении ее на отдельные операции надо точно установить длительность каждой операции и необходимое количество рабочих рук. Так как одна операция тесно связана с другой, то задержка бумаг в какой-нибудь инстанции сейчас же вызывает приостановку работы в следующей по очереди группе работников. Поэтому бывает удобно, если каждая из операций выделена таким образом, что она выполняется в такой же промежуток времени, как и всякая другая. Возможно также, чтобы какая-нибудь из операций требовала как раз в 2 раза больше времени, чем всякая другая. Тогда на эту операцию ставится двойное количество работников, и поэтому работа опять-таки пойдет без задержек.

Насколько хорошо организовано учреждение, будет сразу видно из того, способно ли оно