Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения - Татьяна Евгеньевна Новикова

Первый день во вдохновляющем офисе

Для любого новичка первый день очень важный. Именно тогда формируется общее впечатление. И оно запоминается надолго. Все эмоциональные переживания – хорошие и плохие – застревают накрепко. Потому лучше сделать этот день ярким и праздничным. Оно того стоит.

– Во-первых, – начала Татьяна, – новому сотруднику уже при входе на стойке ресепшн можно выдать планшет, который в режиме реального времени покажет геолокацию, куда пройти дальше, как зовут коллег и где находятся те, кто сейчас нужен. Этот маршрут как навигатор проведет новичка к созданию полезного и ценного опыта первого рабочего дня.

Опыт первого дня работы лучше организовать так:

– Для начала хочу познакомиться с моим отделом. Хорошо бы собраться на пять-десять минут с ближайшими коллегами, чтобы не ходить как тень между незнакомцами. Я сверхкоммуникабельный человек, но в этой ситуации чувствовала себя не в своей тарелке. А что же делать замкнутым, робеющим тихоням? Совместный сбор коллег для знакомства позволит быстрее адаптироваться, создаст положительные эмоции, благоприятное впечатление и окажет поддержку, такую необходимую на старте.

Можно сделать приглашение на встречу от новой команды, нарисовав ее от руки. Запомнить новых людей поначалу бывает сложно. А переспрашивать неудобно. Такая открытка на столе точно поможет наладить контакты.

– Затем я бы хотела увидеть свое рабочее место, убедиться, что оно комфортное и вообще у меня есть. После вчерашнего долгого блуждания по этажам я в какой-то момент начала в этом сомневаться.

– Следующий важный этап: узнать, что принято и не принято в офисе. Можно скинуть общие правила и инструкции на планшет, но, если кто-то лично посвятит этому свое время, – информация точно запомнится. А методичка в планшете послужит дополнением. Так будут задействованы все каналы восприятия.

Раньше мы часто ходили с коллегами в кафе. Общая встреча в обед пополнит копилку эмоционального комфорта. Особенно если рядом заведение, которое потом можно посещать самостоятельно. Наличие развитой инфраструктуры в офисе и вокруг – важный критерий удовлетворенности сотрудников.

– Договорившись о встрече с коллегами в обед, я с планшета отправила запрос в службу IT. Через пять минут у моего рабочего места материализовался прекрасный мужчина и вуаля: компьютер готов к работе. На него приходит корпоративная почта, инструкции, методички и контракт. Я нажимаю на кнопку распечатать и нахожу ближайший принтер на цифровой карте планшета. Обращаю внимание, что принтер расположен в удобной нише за перегородкой и его жужжание никого не отвлекает.

– Прочитав и подписав все бумаги, я готова ко встрече с прекрасной рыжеволосой Ольгой. Она ждет меня на другом этаже в необычном классе. Там нет стандартных столов, а кресла можно легко катать с места на место. Откидной столик позволяет удобно разместить бумагу, ручки и планшет. На тумбочке – бутылки с водой, пакетики чая, термос и фрукты. Ощущение внимания, комфорта и уюта во всем. Детали впечатляют, хорошие флипчарты и яркие маркеры приглашают рисовать и исследовать новые возможности.

Кое-кто из коллег уже на месте. Еще парочка подходит чуть позже. Оказывается, они тоже новенькие. Замечаю мешки-пуфики возле стен, мне на них комфортнее сидеть. Дома стараюсь заземляться и часто использую их вместо кресел. Рада, что здесь есть такая возможность. Рядом со мной пристраиваются еще несколько человек. У нас складывается приятная компания. В дальнейшем мы обязательно продолжим общение.

– Ольга предлагает приступить к обучению. Мы радостно киваем, с нетерпением ожидая начала работы. Первое, о чем узнаем, – история компании и ее принципы: «Быть честными. Уважать коллег и клиентов. Выполнять обязательства. Сохранять позитив. Беречь окружающую среду».

На этом Татьяна закончила свой рассказ. Но потом добавила:

– Я хочу работать в компании, которая мне рада, внимательно и уважительно относится ко мне и создает для меня комфортные условия. Согласитесь, что такая встреча лучше отражает ценности и приоритеты нашей компании?

Спорить было сложно.

Права на изображение: Максим Лоскутов, офис «Брусника»

Заключение

Вы прочли эту книгу и, скорее всего, уже по-новому смотрите на свой офис. Замечаете тонкости и нюансы, видите, где не хватает перегородки, а где нелогично организовано движение информации между командами. Как использовать пространство эффективнее и сделать его комфортнее.

Не теряйте момент. Проведите еще более глубокое исследование. Станьте антропологом, начните изучать индивидуальные особенности коллег, поведение и влияние окружающей среды на их деятельность. Сформулируйте гипотезы о том, что именно нужно изменить в пространстве. Поставьте под сомнение рутину. Заметьте, какие задачи и потребности обслуживают привычные процессы.

А затем определитесь, какие задачи хотели бы решить. Насколько радикальными будут перемены и готовы ли вы к ним прямо сейчас. Будут ли эти изменения мягкими и постепенными или настало время глубокой трансформации?

После того, как определите процессы, в которых требуются изменения, сформулируйте главный вопрос о том, как ваш офис вам в этом поможет.

Например: как существующий офис будет помогать обучению новых сотрудников?

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Соберите коллег на креативную сессию, посвященную дизайну вдохновляющего офиса. Так вы не только сформулируете видение вашего нового пространства, но и прокачаете творческий потенциал команды. Инновации и творчество – навыки, которые можно и нужно тренировать. Проведите сессию в формате дизайн-мышления.

Не ищите правильные ответы заранее. Подарите свободу фантазии, оставьте место для непредсказуемости и сюрпризов. Не дайте существующим убеждениям перекрыть доступ к новой информации. Разумные ограничения лучше включать на этапе конвергенции.

Используйте различные гипотезы и тщательно проверяйте их прежде, чем делать выводы. Попросите руководителей дать возможность сначала высказаться подчиненным. Не форматируйте их мнение более авторитетным. И не огорчайтесь, если вдруг выяснится, что оно сильно отличается от представлений руководства. Или что люди не особо ценят ваш прекрасный офис. Разные мнения – не проблема, а источник новых идей. Эти открытия дадут вам возможность улучшить то, что есть сейчас, и получить выгоду от изменений в будущем.

Права на изображение: Александр Михайлик

Если планировали поддержать взаимодействие, а оказалось, что сотрудникам важно создать комфорт и условия для сосредоточенной работы – начинайте там, где болит сейчас. Но не забывайте о перспективе. Помните о том, куда вы хотите прийти через пять и десять лет. И думайте, как новое пространство может вам в этом помочь.

Создайте команду, в которой есть место для маркетологов и финансистов, интровертов и экстравертов, разных поколений, тревожных и избегающих, ярких одиночек и