Уникально! Uniqlo. Как маленькое японское ателье стало одним из крупнейших продавцов повседневной одежды - Ким Сонхо

С другой стороны, если происходит обмен опытом и налажена коммуникация, можно легко получить ценную информацию, которую другие получили с большими затратами, и избежать ошибок, допущенных коллегами. Именно так можно найти быстрый, но действенный способ выполнения задач.

Поэтому Uniqlo смело отказалась от отдельных столов и фиксированных разделений между отделами. Лишь устранив индивидуальное закрытое пространство и укрепив дух сотрудничества, можно направить способности каждого человека в нужное русло и обеспечить быстрый рост. Некоторые ошибочно считали, что реформа офиса Uniqlo – это просто создание открытого пространства. Цель реновации офисов – изменить структуру и стиль работы. Создать комфортное и эффективное рабочее пространство. Руководитель, который отвечал в то время за инновации в офисах, рассказал, почему их пришлось перевести в открытый формат: «Главной целью переезда и реформы было создание организованного пространства, в котором никто не работал бы поодиночке. Чтобы добиться этого, мы нашли способ структурировать офис в систему, где каждый человек может сам определять место работы».

Каждое утро сотрудники Uniqlo задают себе вопросы: «С кем сегодня нужно поговорить?», «С кем предстоит сотрудничать?», «На чем я сегодня сосредоточусь?». В зависимости от работы, которую человеку нужно выполнить, или команды, с которой ему предстоит иметь дело, место работы будет меняться. На совещаниях также выбирается место, которое подходит под конкретные обязанности. Например, для планирования – в одной переговорной, для исследования данных – в другой.

За рассадку сотрудников и организацию работы группы отвечает руководитель или менеджер команды. Его цель – достижение оптимальной производительности. Он призывает участников команды тесно сотрудничать и обсуждать вопросы с коллегами. А поскольку каждый сидит там, где ему удобно, – есть только условные рамки и нет строгих правил: кто угодно может сидеть рядом с лидером.

Сотрудники сами выбирают как подходящее место для работы, так и людей. Сначала было непривычно, но потом они адаптировались, стали чаще пересекаться и делиться мнениями. В результате возродились приверженность общему делу и творческий дух.

Реорганизация пространства повысила концентрацию на работе. Благодаря активному обмену мнениями и обсуждению обязанностей сотрудники стали глубже и серьезнее думать о том, что делают. Наблюдение за работой других вдохновляло на совместные свершения и рост. Вся компания перешла на новый уровень, а общая производительность труда улучшилась.

Давайте узнаем мнение сотрудников о конкретных изменениях, которые произошли в Uniqlo. Об этом в интервью мне рассказал сотрудник, работавший в то время в главном офисе:

«Самое большое преимущество – свобода в проведении совещаний в любое время. Это особенно удобно, когда для работы над проектом задействованы люди из разных отделов. Кроме того, пространство используется более эффективно, что позволяет нам гибко реагировать на изменение количества сотрудников в связи с приемом на работу, слияниями и поглощениями. Раньше приходилось покупать новые столы, стулья и следить за сохранением своего пространства. Однако теперь нам нужно предоставить только ноутбуки, внутренние мобильные телефоны и личные шкафчики».

Внутренний мобильный телефон был введен для поощрения автономного поведения, при котором сотрудники принимают решения самостоятельно и выбирают рабочее место, а также для поощрения активного общения между командами и отделами. Если у вас есть собственный номер в компании, вы можете отключить обычный телефон и сосредоточиться на работе. Конечно, в этом случае следует перенаправить звонки коллеге или включить режим сообщений, чтобы вас не потеряли. Кроме того, на ноутбуке можно включить функцию показа срочных сообщений и на нем же можно найти, где сейчас находится коллега, – это позволяет быстро реагировать в экстренных ситуациях.

После окончания рабочего дня сотрудники кладут документы и вещи в личный шкафчик. На столе не должно ничего остаться. Таким образом, на следующий день вы начинаете работу с «чистого листа».

Ненужные документы без колебаний уничтожаются, а нужные аккуратно систематизируются и сохраняются на сервере, чтобы у каждого был доступ к необходимым файлам в любой момент. Так постепенно у вас выработается привычка к самоорганизации.

Типичный офис заполнен тоннами ненужных бумаг. По мере роста объема документов требуется больше мест для хранения, что приводит к уменьшению рабочего пространства.

С 2006 года Uniqlo, внедряя инновации в офисы, объединила факсимильные, копировальные аппараты, принтеры и т. д. Разместили их на каждом этаже с левой и правой стороны, чтобы эффективнее использовать пространство и исключить пустые зоны. Если вы вставите в оборудование персональную карту, то это облегчит его эксплуатацию. Например, отсканированные документы автоматически сохраняются в личной папке на облаке и к ним можно получить доступ с любого устройства в компании. Также было создано отдельное пространство с программами САПР[10] для печати эскизов или выкроек. В результате значительно повысилась скорость работы и эффективность, поскольку изделия или их образцы можно было проверить сразу после получения. Заметно сократился расход ненужной бумаги. Благодаря цифровизации системы коммуникации сотрудники стали чаще взаимодействовать и смогли сосредоточиться на создании общей синергии. В режиме реального времени сотрудники обмениваются всей информацией: от графиков до содержания работы, идей, данных, материалов и проблем. Так Uniqlo выработала привычку разделять дух совместного размышления, как сделать что угодно быстрее и эффективнее.

Но на этом изменения не закончились. В 2010 году компания переместила действующую штаб-квартиру в Роппонги и открыла еще одну на верхнем этаже нового здания. Ожидалось, что за счет этих изменений объем продаж в секторе онлайн-заказов быстро увеличится. Uniqlo продолжала разрабатывать инновационные логистические решения и методы работы.

Десятиминутные совещания без стульев

Как и любая другая компания, Uniqlo проводит совещания, на которых сотрудники отчитываются о продажах за прошлую неделю, планах на новую неделю, месяц, текущий и следующий сезоны. Но главная особенность в том, что повестка рассматривается четко, решения принимаются быстро, а затем немедленно предпринимаются действия. Чтобы не допустить нарушения порядка, все должны осуществлять тщательный самоконтроль. Это связано с тем, что ни организация, ни отдельные лица не справятся, если не будут должным образом подготовлены к экстренной деловой ситуации.

Президент Янаи сказал: «Тот, кто ничего не говорит во время этой встречи, может не присутствовать на следующей».

Таким образом компания полностью исключает бездумную работу и пассивное отношение к чему бы то ни было, когда человек просто ждет команды сверху. Кроме того, так проявляется приверженность управлению на местах, ориентированному на производство, путем обработки идей, поступающих из магазинов и с производственных площадок.

Янаи всегда акцентировал внимание на проактивном управлении, в центре которого люди. Они способны сосредоточиваться на работе и продумывать каждый свой шаг. Все эти задачи, включая планирование, закупку материалов, производство, логистику, распределение товара, инвентаризацию и продажи, не должны выполняться под руководством начальника. Наоборот,