Настольная книга эксплуататора. Всё, что вы хотели знать о повседневной жизни датацентров, но боялись спросить - Алексей Жумыкин

Итак, мы получили три созданные нами базы данных:

• база инвентарных номеров;

• база инженерных кодов;

• база номенклатурных кодов.

И два справочных списка, которые в базы данных объединять не обязательно:

• список проектных наименований;

• список артикулов производителя.

Тут стоит отметить важную взаимосвязь между инвентарными номерами и инженерными кодами. Дело в том, что финансистов интересует каждая единица оборудования, на которую потрачены деньги, и, чтобы во время аудита на это количество денег указать, именно на соответствующее оборудование приклеивается инвентарный номер. То есть бухгалтерию интересуют экземпляры позиций. Инженеров же оборудование интересует скорее как звено в цепочке оборудования, выполняющее какой-то функционал, чем как конкретный экземпляр. Таким образом, если в процессе эксплуатации датацентра будет проведена замена трансформатора, то для инженеров он как был, например, Tr3, так и останется, а для бухгалтерии, конечно, это будут два совершенно разных трансформатора. Но иногда судьба одного конкретного трансформатора нас может интересовать, например когда мы хотим узнать о том, какие с ним случались неприятности, чтобы учесть их в дальнейшем обслуживании нового экземпляра. В такой ситуации проще всего обращаться к инвентарному номеру.

Также существуют элементы, которые ставятся на учет бухгалтерией просто потому, что представляют собой значительные суммы денег, результат которых будет использоваться на протяжении нескольких лет. Например, это может быть благоустройство территории вокруг датацентра. Да-да. «Благоустройство – 1 штука». Инвентарный номер 874379834. Те, кто пользуются поездами РЖД, могут увидеть, как пронумерованы отдельные блоки бетонных платформ, хотя практический смысл этого непонятен.

Таким образом, важно помнить, что по этим двум причинам база данных основных средств бухгалтерии всегда больше базы данных инженеров. Кроме этого, финансисты чрезвычайно трепетно относятся к своей базе: на каждое перемещение составляют документ и время от времени совершают на объект проверочные набеги, называя их инвентаризациями.

Итак, мы подобрались к самому интересному моменту. Как построить обмен информацией между описанными выше базами данных, чтобы все заинтересованные лица знали, где им искать нужную информацию. Можно рассмотреть две позиции, очень похожие, но имеющие совершенно различные последствия с точки зрения нахождения информации и организации практической работы по поддержанию баз данных.

В первом случае мы принимаем приоритет финансового учета. Тогда все оборудование в датацентрах имеет инвентарные номера и полностью покрывается бухгалтерским учетом. Запчасти и расходники остаются вне интереса финансистов, но вместе с оборудованием образуют массив номенклатурных кодов.

Альтернативный вариант – когда мы на бухгалтерский учет ставим не все оборудование, а только крупные системы, конечно по согласованию с бухгалтерией.

Например, может быть бессмысленно учитывать для целей эксплуатации отдельные вентустановки, воздухопроводы и клапаны. Вместо этого достаточно было бы поставить на учет «система вентиляции – 1 штука», а необходимое разделение на удобные для эксплуатации обслуживаемые блоки сделать в части «оборудование не в учете».

В чем могут быть достоинства такой схемы?

1. Упрощается процесс инвентаризации, так как в базе данных инвентарных номеров гораздо меньше позиций, которые нужно найти.

2. Увеличивается гибкость в случае, если необходимо реорганизовать структуру оборудования, например в CMMS. Это вызвано тем, что поставленное на бухгалтерский учет почти навсегда «прибито гвоздями», и в случае ошибки или излишнего дробления системы исправить что-то будет почти невозможно.

3. Уменьшается вероятность ошибок при заведении активов. По сути, такая ситуация схожа с пунктом 2, но здесь имеется в виду, что первоначальное заведение активов проводится обычно в суматохе строительных закупок и вероятность ошибок из-за невнимательности очень велика.

Однако все эти достоинства как минимум уравновешиваются контраргументами, а именно:

1. Даже если до текущего момента существует договоренность с бухгалтерией о выделении только крупных систем, ничто не гарантирует, что уже при следующей налоговой проверке появится требование о более детальном представлении активов. Впрочем, такое возможно даже просто при смене руководства финансового отдела. Это может привести к появлению новых инвентарных номеров без согласования с командой эксплуатации и полной или частичной рассинхронизации данных в разных базах.

2. Выделение оборудования в отдельные эксплуатационные единицы необходимо, в том числе для отражения всей истории действий над этим оборудованием в карточке CMMS. При реорганизации структурной схемы будут появляться новые объекты, которые не существовали раньше, а значит, не имеют истории. И наоборот, если элемент будет разделяться или соединяться с другим, то и вся история его жизненного цикла должна быть соответствующим образом перенесена, что потребует значительных внимания и аккуратности при перемещении, не говоря уже о создании отдельной таблицы связей, отражающих переход от состояния «было» к состоянию «стало».

3. Что касается внимания при первоначальном заполнении, то его отнесение на более поздний этап не окажет существенного влияния на качество выделения объектов. Если ответственный за разделение человек обладает необходимой компетенцией и инструкциями, он одинаково справится с задачей и в том и в другом случае.

4. Оборудование, не зафиксированное в бухгалтерском учете, будет обладать, если так можно выразиться, меньшими полномочиями, так как официально не будет поддерживаться процессами компании. Его можно будет списать только в составе более крупного объекта. Его замена будет практически ремонтом этого крупного объекта, что снова вызовет пристальное внимание финансистов и налоговиков из-за величины затрат.

5. И еще один немаловажный момент. Так как у нас появляется оборудование, не поставленное на финансовый учет, а значит, не имеющее инвентарного номера, то нам необходимо вводить новую кодировку, обозначающую экземпляр. Иначе в случае замены трансформатора, описанного выше, и новый и старый будут называться одинаковым инженерным кодом: Tr3. То есть мы должны будем создать еще какую-то базу данных для кодирования экземпляров оборудования.

Таким образом, хотя на первый взгляд вторая схема и несет большее удобство для команды эксплуатации, ее практическое внедрение сопряжено не только с бóльшими рисками для целостности данных, но и налоговыми рисками для компании, а также дополнительными затратами на введение и поддержание. Поэтому рекомендовать ее я не могу, хотя ее внедрение и возможно, если нет противоречий со стороны финансового отдела.

Разобравшись с базами данных, давайте приведем пример организации процесса постановки оборудования на учет. Разумеется, пример этот не будет единственно верным, его главная задача – показать основные шаги в процессе и обратить внимание на некоторые тонкости.

Первый шаг к постановке на учет необходимо сделать в момент строительства датацентра, а именно когда от поставщика поступает спецификация поставляемого оборудования под конкретный проект. Эта спецификация направляется в команду эксплуатации, которая выделяет те единицы, которые нужно отразить в инженерном учете. Остальной список группируется, например на системы или подсистемы, и такие группы также получают свой инвентарный номер. Следующим шагом подготовленная спецификация поступает к финансистам «на проверку» и для выделения дополнительных единиц инвентарного учета, если командой эксплуатации они выделены не были.

Как результат, мы имеем перегруппированную спецификацию с выделением основных средств к учету. Каждому основному средству уже на этом этапе можно присвоить его новый номенклатурный код (или выбрать существующий, если он уже был раньше). Обработанная спецификация поступает в отдел закупок и к специалистам, ответственным за занесение данных в базу номенклатурных кодов, если были созданы новые. Команда закупок в этом месте очень поможет, если сможет договориться с поставщиком о переформатировании спецификации, а также соответствующей накладной в дальнейшем в таком виде, чтобы она точно отражала единицы оборудования, которые будут ставиться на учет.

После того как поставка осуществлена и логисты принимают оборудование по накладной, они уже имеют в своей базе все необходимые номенклатурные коды. В этот момент каждой единице оборудования в накладной уже можно назначить инвентарный номер и зарегистрировать его в финансовом учете. В зависимости от условий перехода прав собственности, указанных в договоре, инвентарные номера могут вводиться в эксплуатацию в разное время. Для примера мы выберем простой вариант, когда поставщик направляет оборудование сразу заказчику, который в дальнейшем передает уже принадлежащее ему оборудование монтажнику. В таком случае новым инвентарным номерам можно присвоить статусы «на складе» и «передано подрядчику».

После того как оборудование успешно прошло IAT (подробнее