Настольная книга эксплуататора. Всё, что вы хотели знать о повседневной жизни датацентров, но боялись спросить - Алексей Жумыкин

режиме инженер, ответственный за ту или иную подсистему, может отправить ссылку на карточку запчасти в отдел закупок и сообщить, какое количество ему необходимо. Это самый простой способ. Но есть и другие возможности, намного более интересные.

В одном из таких вариантов инженер эксплуатации указывает для каждой позиции минимально допустимый остаток на складе, ориентируясь на скорость использования запчасти, примерный срок поставки плюс некоторый запас на всякий случай. Логист делает выгрузку из программы складского учета и получает список всех позиций, которые на складе присутствуют в количестве менее необходимого. Этот список передается команде закупок. И на складе формируется некоторый запас запчастей. В процессе нормальной работы команда эксплуатации забирает со склада необходимые ей позиции, и, как только количество этих позиций на складе уменьшается, статус позиции меняется – «к закупке». Происходит это, например, раз в неделю – тут все зависит от величины склада, – логист формирует единый список всех запчастей со статусом «к закупке» и вновь отправляет список команде закупок. Процесс получается очень простой и довольно надежный. Время от времени имеет смысл проходить по всем позициям и смотреть, удачно ли выбрана величина минимально допустимого остатка: это поможет оптимизировать загрузку склада и затраты на поддержание запаса расходных материалов.

Анализируя все закупки за прошедшие периоды, мы получаем точные данные о потреблении запчастей и расходников и можем сделать вывод, например, об актуальной переменной части общей стоимости владения (Total Cost of Ownership – TCO) и о распределении затрат уже по подсистемам, а не из маркетинговых расчетов, поняв таким образом, во что обходится эксплуатация того или иного оборудования датацентра. Именно так интересно сравнить реальную стоимость обслуживания разных типов ИБП.

Следующим шагом может стать долгосрочное планирование потребления запчастей и расходных материалов. Для этого в каждом наряде на техническое обслуживание в CMMS должны быть указаны используемые запчасти и нормы их расхода. Очевидно, что при составлении плана ТО[25] на следующий год можно будет без особого труда составить график потребления «расходки» как по датам, так и по требуемому количеству. Наложив такой прогноз на отчет по состоянию склада, мы сможем точнее планировать закупку и поставку запчастей. А также, что немаловажно, проверять перед началом ТО, есть ли необходимое количество запчастей в наличии. А это, знаете ли, уже готовая ERP-система[26]!

В этой главе можно упомянуть о комплектации оборудования датацентра запчастями на момент передачи его в эксплуатацию.

С точки зрения компании, все равно, кто и когда будет приобретать ЗИП и расходные материалы, а вот для участников проекта строительства разница есть. Можно заранее определить, что все перечисленное относится к операционным расходам, поэтому должно покрываться бюджетом эксплуатации, равно как и сам процесс закупки должен инициироваться эксплуатацией. В этом есть логика, но такой подход почти всегда неудобен.

С практической стороны гораздо логичнее, если вопрос о количестве и ассортименте расходных материалов, необходимых для первого года обслуживания, а также рекомендуемом перечне хранимых запасных частей будет решен уже во время тендера и стоимость этого набора включена в стоимость поставки. Таким образом, можно будет получить все расходные материалы уже к моменту сдачи объекта и поверку всего необходимого можно начать на этапе пусконаладки.

У такого подхода есть, пожалуй, только один недостаток. Часто бюджет строительства начинает «перетрачиваться» уже с самого начала, и проектная команда может использовать средства, зарезервированные на закупку ЗИП, для латания дыр бюджета проекта, подразумевая, что команда эксплуатации все равно потом купит то, что ей будет необходимо. Это правда. Только, скажем так, это некрасиво – перекладывать свои «перетраты» на коллег. Чтобы подобной ситуации не происходило, можно выделять в тендере стоимость расходников и ЗИП в отдельную сумму и при первой же возможности учитывать ее при пересмотре бюджета эксплуатации.

Затем, при заключении договора на поставку, оформлять заказ из отдельного бюджета. При такой организации процесса конфликта удастся избежать, однако команде эксплуатации нужно постоянно быть внимательной, чтобы не пропустить большую закупку оборудования без запчастей.

Глава 8

Построение процессов эксплуатации

С точки зрения команды, все процессы эксплуатации в датацентре можно разделить на три большие группы:

• построение плановой работы по обслуживанию оборудования;

• отработка инцидентов;

• аудиты и работа с проектами.

Подход к работе в каждой группе будет немного различаться, поэтому и рассмотреть их стоит отдельно. Этому и будут посвящены следующие главы.

Жизненный цикл оборудования в датацентре предполагает наличие нескольких стандартных процессов, таких как постановка на учет, отслеживание сроков гарантии и сроков полезного использования оборудования. Их мы разберем в отдельной главе.

Также не стоит забывать про вспомогательные процессы, которые существуют в компании и созданы для решения, например, задач отдела кадров, бухгалтерии, маркетинга и т. д. Придумывать эти процессы, скорее всего, не понадобится, но аккуратно добавить и «сдружить» их с процессами эксплуатации, без сомнения, необходимо.

После того как все эксплуатационные вопросы определены, следует озаботиться «процессом поддержания процессов». Тут надежным и эффективным способом является регулярный аудит. Аудит можно проводить с привлечением сторонней организации и даже полезно сделать это хотя бы раз, чтобы понять, как это делают профессионалы. Но в дальнейшем можно существенно сэкономить, проводя регулярные проверки своими силами. Если же датацентр коммерческий и существует экономический смысл приобретения сертификатов от сторонней компании (за них в итоге заплатит конечный заказчик) – почему бы так и не сделать?

В процессе подготовки самостоятельного аудита руководители датацентров готовят вопросы по всем аспектам эксплуатации объекта. Существенный плюс самостоятельной подготовки в том, что можно посвятить больше времени и усилий отработке ровно тех вопросов, которые кажутся важными именно для конкретной компании, а не готовиться к ответам на стандартные вопросы про абстрактные датацентры, которые могут быть и не применимы напрямую к нашему. Сформированный список вопросов заблаговременно передается команде датацентров для подготовки.

Процедура проведения аудита схожа с процедурой аттестации, только участвуют в ней не дежурные, а руководители площадки и ведущие специалисты по инженерным системам. Результаты аудита можно выразить в числовом значении (например, в проценте отвеченных вопросов) и использовать как один из инструментов мотивации руководителей. Можно и не использовать, но по итогам аудита следует составить план развития с конкретными шагами по улучшению процессов, с установленными сроками (удобно использовать дату следующего запланированного аудита) и ответственными за достижение цели.

Разумеется, перед организацией аудита все процессы следует тщательно задокументировать как минимум в электронном виде и разместить на доступном ресурсе. Еще раз стоит напомнить о важности поддержания документации в актуальном состоянии и, как следствие, о необходимости закрепления этой задачи за одним из сотрудников.

Глава 9

План технического обслуживания

Основная задача команды эксплуатации на площадке – не допускать ухудшения условий работы IT-оборудования. Достигается это путем наблюдения за состоянием инженерного оборудования, проведением регулярного планового технического обслуживания и оперативным устранением неисправностей.

В беседах с коллегами из других отделов и даже представителями эксплуатации из других датацентров бытует мнение, что дежурная смена в датацентре только следит за аварийными сообщениями на мониторах и проводит обход. Иногда это соответствует действительности. Нужно понимать однако, что, если вы набираете дежурных для этих задач, вы таких и получите: полусонных зомби, одним глазом посматривающих на экран, а другим – следящих за какими-то своими делами. В случае серьезного инцидента они не будут способны предпринять адекватные действия, а иногда и просто не смогут четко передать информацию о том, что произошло.

Такая ситуация понятна. В хорошо организованном датацентре серьезные инциденты происходят статистически примерно раз в год. Если в нашем датацентре работает десять дежурных по два в смену, то по статистике на каждого дежурного инцидент будет попадать раз в пять лет. Конечно, это усреднение усреднения, но идея должна быть понятна. Наивно ожидать, что человек, не имевший опыта быстрого реагирования за последние четыре с половиной года, сможет внезапно на отлично отработать аварию. Для этого необходимы постоянные практические тренировки и особый психологический настрой.

Одна из основных задач руководителя на площадке – обеспечение постоянной готовности персонала к действиям в аварийной ситуации. И главным из способов является