Настольная книга эксплуататора. Всё, что вы хотели знать о повседневной жизни датацентров, но боялись спросить - Алексей Жумыкин

о видах тестов рассказано в главе о пусконаладке), оно переводится, например, в статус «в монтаже», а команда эксплуатации может начинать заполнять карточки оборудования в CMMS. Формально это делать еще рано и можно это занятие отложить, но при таком подходе у нас появляется гораздо больше времени для аккуратного, неторопливого заполнения всех полей карточки оборудования, а также построения связей и зависимостей в CMMS и составления шаблонов технического обслуживания.

К моменту окончания ISAT ответственный за проект должен подготовить акт о вводе в эксплуатацию, знаменующий переход эксплуатационной ответственности к команде датацентра. В этом акте обязательно должны быть перечислены все инвентарные номера принимаемого оборудования. Формально подписанный, он является первичным документом, определяющим дату ввода в эксплуатацию. По подписании акта во всех системах учета у оборудования статус должен смениться на «в эксплуатации».

В момент постановки оборудования на бухгалтерский учет финансисты могут не долго думая опереться на классификатор основных средств и проставить сроки полезного использования, не вникая в особенности работы конкретного типа оборудования в условиях конкретного датацентра. Но мы так делать не будем и постараемся предложить более грамотный способ.

1. Первым делом для определения предполагаемого срока полезного использования (СПИ[24]) следует обратиться к документации производителя. Часто, особенно для типового оборудования, этот срок прямо указан в инструкции по эксплуатации. Однако следует обратить внимание на условия эксплуатации, указанные производителем. Например, обычный кондиционер может иметь срок полезного использования 10 лет, определенный производителем при ежедневной работе не более восьми часов, что вполне резонно для офисного применения. Если же мы установим этот кондиционер для круглосуточной работы в маленький машинный зал, ожидать от него десятилетней службы наивно. В этом случае можно перейти к пункту 3 ниже.

2. Если в переданной документации нет никакого упоминания о сроках использования, можно написать вежливое письмо производителю с запросом рекомендуемого СПИ, объяснив ситуацию. Такой способ помогает редко, но все же иногда помогает.

3. Даже если мы уже получили какое-то значение СПИ из первых двух пунктов, все равно имеет смысл собрать комиссию специалистов (в простейшем случае из одного инженера) и экспертным методом оценить адекватность предложенных сроков. Если же никаких сроков на примере существующего оборудования нет, то эксперт может самостоятельно установить комфортный СПИ, по истечении которого он предпочел бы произвести замену. Для того чтобы это мнение не осталось только мнением, его обязательно нужно зафиксировать формально, составив приказ о назначении комиссии и акт о назначении сроков полезного использования. Эти документы сканируются и прикладываются в карточку оборудования CMMS.

4. Если же ничего из перечисленного не сработало, то следует наконец обратиться к бухгалтерскому классификатору и выбрать СПИ там.

Когда по каждой единице оборудования мы определили применимый срок полезного использования, мы можем сделать запрос в базу данных и рассчитать средний СПИ по каждой подсистеме датацентра. Этот средний СПИ можно использовать для любого оборудования по умолчанию, если нет возможности возиться с описанными выше тремя пунктами, а четвертый вызывает профессиональное неприятие. К тому же с течением времени такой метод определения СПИ будет все больше отражать реальное состояние оборудования на площадке, что должно упростить бюджетирование и обоснование необходимости регулярной замены оборудования.

Осталось самое сложное – убедить бухгалтерию регулярно обновлять учетную политику актуальными данными по срокам полезного использования. Не все финансисты на это согласятся.

Теперь давайте разберем способы списания оборудования с учета.

Рассмотрим случай, когда у оборудования подходит к концу срок полезного использования. В этом случае нужно принять во внимание два основных момента. Во-первых, необходимо заблаговременно заложить деньги на обновление оборудования в бюджет следующего года (включая как стоимость самих компонентов, так и работы по монтажу, пусконаладке и т. д.). Такую оценку нужно сделать задолго до окончания СПИ, так как бюджет иногда делается за полтора года до момента расходов, а иногда и более. Понятно, что за такой срок точное решение о том, проводить ли замену или нет, почти всегда нецелесообразно. Поэтому, во-вторых, за несколько месяцев или недель до наступления окончания срока использования необходимо собрать комиссию экспертов, которые проведут освидетельствование. Для соответствия требованиям финансового отдела назначение группы и отчет об освидетельствовании понадобится оформить документально и сканы отчета приложить в карточку оборудования.

Чтобы учесть оба момента, удобно делать ежеквартальный отчет об оборудовании, СПИ которого заканчивается в следующие 15 месяцев. Более долгие сроки будут учитываться в бюджетировании, а более короткие – в работе комиссии. Таким образом у нас получился регулярный процесс отслеживания сроков полезного использования оборудования. Для завершения работы нам осталось назначить за него ответственного. Так как формирование отчетов выполняется из централизованной системы учета, то достаточно иметь одного такого специалиста для всех площадок. В указанном в предыдущих главах списке это будет специалист по работе с документацией.

После обсуждения отчетов по срокам полезного использования будет логично рассказать также про отчеты об окончании гарантии. При постановке на учет необходимо указывать в карточке оборудования дату окончания гарантии на каждую единицу. Регулярно, например раз в три месяца, нужно производить выгрузку из базы данных по тем единицам, у которых гарантия истекает в ближайшее время, например в следующие 4 месяца. По каждой единице оборудования из списка ответственный за этот тип оборудования должен принять решение: нужно ли предпринять какие-нибудь действия в связи с окончанием гарантии. Будет ли заключаться сервисный контракт на постгарантийное обслуживание, или дальнейшие работы будут производиться своими силами.

В заключение давайте коснемся такого вида активов, как нематериальные активы, к которым в реальной жизни датацентра чаще всего относят лицензии на программное обеспечение. Как правило, если бухгалтерия уже занимается их учетом, команде эксплуатации задумываться об этом не нужно. Но для целей бюджетирования может иметь смысл завести таблицу таких активов, чтобы понимать, что уже есть в работе, а что хотелось бы еще добавить.

Ну и раз мы коснулись наведения порядка, то стоит упомянуть и сводную таблицу по выданным сим-картам, в которой можно записать номер, оператора, кому и когда выдана сим-карта и с какой целью. Такая табличка очень поможет в больших датацентрах, где в момент пусконаладки оборудования может быть установлен какой-нибудь модем для удаленного доступа подрядчика, о котором все вскоре забудут.

В главе, посвященной бюджетированию, мы вернемся к теме отнесения затрат к капитальным или операционным расходам.

Глава 7

Хранение и учет запчастей и расходников

В предыдущей главе мы упомянули, что ставить на инвентарный учет запчасти не нужно, но учитывать их для целей эксплуатации обязательно. В этой главе мы разберем очень важную связку: закупки – склад – система учета запчастей. Ее грамотная реализация позволит избавиться от проблем, связанных с нехваткой запчастей, и упростит бюджетирование.

Прежде всего хочется сформулировать важное правило: все покупаемые в датацентр запчасти и расходные материалы должны проходить через систему учета (назовем ее СУЗ, но это также может быть модуль работы с расходными материалами из CMMS), то есть в идеале не должно быть ни одной позиции, купленной в обход по другим каналам и бюджетным строкам. Решается эта задача организационными методами и достаточно легко. В момент принятия решения о переходе на СУЗ нужно запретить закупщикам принимать заявки на покупку без ссылки на карточку запчасти в системе. Да, в первые дни команда эксплуатации столкнется с необходимостью заполнять карточки для каждой закупки, но это нужно будет сделать только один раз.

Какая информация может содержаться в карточке?

• Краткое наименование запчасти.

• Номенклатурный код.

• Название производителя (или продавца) и артикул.

• Альтернативные производители и артикулы.

• Фотография детали.

• Список оборудования, для которого деталь применима.

• Габариты и вес детали (опционально).

• Последняя стоимость приобретения детали (опционально).

Как видно, все поля не нуждаются в комментариях. При возможности интеграции СУЗ с программой складского учета можно импортировать следующие поля:

• наличие и количество на складе;

• место хранения;

• минимально допустимый остаток;

• рекомендуемый размер партии для приобретения;

• количество единиц в упаковке (опционально).

Если такой интеграции нет, то пользователь СУЗ должен по меньшей мере иметь доступ к программе складского учета, откуда он сможет получить эти данные.

Большую часть этой информации заполняет специалист команды эксплуатации. Данные по альтернативным поставщикам и ценам должен вносить специалист из команды закупок, а данные о состоянии склада – логист.

В ручном