Настольная книга эксплуататора. Всё, что вы хотели знать о повседневной жизни датацентров, но боялись спросить - Алексей Жумыкин

Одним из проверенных решений стало полное избавление от бумажных документов на площадке, за исключением тех, что требуются по законодательству (например, журнала учета огнетушителей). Все документы были тщательно разобраны, и большая часть утилизирована. Остальные были признаны важными, отсканированы и перемещены для хранения на FTP-сервер. Для хранения важных документов была привлечена специализированная компания, которая, кстати, может и отсканировать переданные бумаги. В случае если службе эксплуатации нужен какой-либо документ из архива, он распечатывается из электронной копии. Если нужен документ большого формата, а плоттера нет, то компания распечатывает и привозит необходимое количество копий. Если же нужен именно оригинал, то и его компания может доставить в короткий срок по заказу. Таким образом, за сравнительно небольшие деньги можно полностью освободить себя от хранения шкафов бумаг, переведя работу с ними на современный уровень. Одновременно с этим понизится и пожарная нагрузка на помещение.

Однако такой категорический шаг может быть не всегда удобен в реальной работе. Переход к безбумажному делопроизводству, безусловно, актуальный шаг, но изучение однолинейной схемы объекта с планшета может оказаться настолько неудобным, что команда все равно сделает распечатку и будет ей пользоваться. Таким образом, может сформироваться комплект бумаг, которые снова потребуют локального хранения.

Для качественной работы с документацией, как в электронном, так и в бумажном виде, имеет смысл организовать специальное помещение. Назовем его «архивная». Я бы порекомендовал не слишком экономить на нем, чтобы работа с документами приносила удовольствие: это должно быть светлое помещение с позитивным дизайном, укомплектованное современными и удобными полками для хранения бумажных копий. Структура хранения бумажных документов может полностью повторять структуру папок электронных версий, но иногда бывает удобнее выделять отдельные полки для многотомных изданий от производителей оборудования. В любом случае правило «30 секунд» должно работать, и любой дежурный должен хорошо знать, что и где хранится.

Имеет смысл поинтересоваться, что сейчас предлагается на рынке для работы с чертежами. Для меня большим сюрпризом стали специальные стойки для компактного хранения чертежей больших форматов (например, А0) в развернутом виде на специальной планке. Такие стойки позволяют быстро найти нужный чертеж, легко его достать и немедленно приступить к изучению. В случае необходимости чертеж в планке заменяется на новую версию за считанные секунды. Конечно, для удобной работы и обсуждения чертежей больших форматов в помещении нужен большой стол, вокруг которого может собраться несколько человек.

В этой же комнате можно предусмотреть графическую станцию с большим монитором и плоттер для печатания чертежей. На компьютере можно установить лицензию для работы со специальным программным обеспечением, которым при необходимости сможет пользоваться любой сотрудник датацентра. Это, кстати, позволит существенно сократить затраты в случае, если корректировкой чертежей занимаются несколько человек, ведь иначе пришлось бы покупать лицензии каждому из них.

Для того чтобы в помещении и в документах всегда был порядок, следует назначить ответственного за документацию. В его обязанности следует добавить контроль бумажных документов: уничтожение старых версий и замену их новыми. Это сэкономит время, когда внезапно понадобится чертеж какой-то системы, которой никто не интересовался с момента завершения строительства.

Для обеспечения актуальности рекомендуется тщательно проверять всю исполнительную документацию от подрядчиков, а не просто перемещать ее сразу же на полку. Да, это может быть долго. Вполне разумно давать каждому из дежурных на смену одну-две папки, чтобы они в удобном для них режиме проверили 100 % входящей информации. Хорошо бы придумать какие-нибудь соревнования и поощрять обнаружение неточностей. Все это делается для того, чтобы исполнительная документация от подрядчиков была актуальной. Иначе она превращается в гору макулатуры, которая не только не поможет в нужный момент, но может и навредить, если содержит неверную информацию.

По этой же причине все, даже мелкие, работы в процессе эксплуатации датацентра должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для этого нужно выбрать и обучить несколько специалистов из дежурной смены или инженерного состава.

Глава 19

Мотивация и аттестация

Премия дежурным

Один из вопросов, которые я задаю на собеседовании потенциальным руководителям датацентра, звучит так: «По каким критериям вы будете назначать премию дежурным? Представьте, что у вас есть команда из десяти дежурных, которые заняты мониторингом, ходят в обходы, действуют по инструкции в случае инцидентов, отвечают на запросы других отделов, оформлены в тикетной системе и укладываются в стандартные инструкции. Но кто из них достоин премии?» Вопрос, как выясняется, не такой простой. Давайте заглянем в товарно-денежные отношения компании и работника, где дежурство – это товар.

По российскому законодательству, сотрудники, выполняющие одну и ту же работу, должны получать одинаковую заработную плату. Такое условие гарантирует отсутствие дискриминации в оплате труда и выполнение конституционного права, но оно также несет и негативные последствия. Получается, если один сотрудник работал с большей самоотдачей, он все равно получит столько же, сколько и его менее расторопный коллега. Очевидно, это уменьшает желание стараться и делать что-то лучше всех. Даже наоборот: можно немного недоработать там и сям, ведь на зарплате это сказаться не должно. В итоге проигрывает работодатель, а точнее – дело.

Выход довольно простой – необходимо придумать искусственные уровни, отделяющие «хороших» работников от «плохих», и поощрять сотрудников более высокой оплатой. Еще в советском прошлом такие уровни назывались категориями и рабочие профессии часто классифицировались по таким категориям. Понятно, что категориям можно назначить разную зарплату, причем разница не обязательно должна быть строго пропорциональной. Например, оклад второй категории относительно первой может отличаться на 10 %, а третьей относительно второй – уже на 15 %. Выбор этой разницы целиком может базироваться на специфических условиях работы в конкретной компании.

В то же время вся система категорий должна быть прозрачна для сотрудника: он должен хорошо представлять, что именно ему нужно сделать для перехода на следующую категорию, в каких делах отличиться, какие качества развить.

Второй частью денежной оценки работы является премия. В чем существенная разница между окладом и премией? Говоря коротко, оклад – это долгосрочная оценка профессионального уровня сотрудника, а премия – оценка решенных им задач за конкретный период. Поэтому вполне возможны ситуации, когда опытный сотрудник в прошедшем периоде ленился и получил премию меньше своего коллеги с более низкой категорией. Для того чтобы как можно точнее следовать этому подходу в премировании, нужно каждый раз задавать себе простой вопрос: «Этот дежурный – молодец. Хочу ли я, чтобы он теперь все время получал больше денег (перевод на другую категорию), или он заслужил разовую награду, так как ни его компетенция, ни его ответственность не поменялись (премия)?»

Для того чтобы у руководителя оставался инструмент не только поощрения, но и наказания, можно установить какой-то базовый уровень премии, который будет зависеть от общих результатов отдела или компании. Например, пусть это будет 30 %. Таким образом, сотрудник будет знать, что при нормальном, без подвигов, отношении к работе он будет получать премию в размере 30 % от оклада. Если же за ним будут числиться какие-нибудь замечания, этот базовый уровень может быть уменьшен до нуля.

При назначении премии стоит также помнить, что при выражении ее в процентах от оклада абсолютное значение может зависеть от количества смен в месяце. Поэтому может получиться ситуация, когда сотрудник с повышенным процентом премии в абсолютных рублях получит меньше, чем сотрудник с меньшей премией, но отработавший на одну-две смены больше. Поэтому нужно внимательно изучать финальную зарплатную ведомость, имея в виду, что дежурные могут захотеть поделиться информацией о своей премии друг с другом, а затем с непониманием придут к вам за объяснениями. И даже если расчеты в процентах будут обоснованы, осадок от меньшего количества полученных рублей останется.

Лучше всего, когда формула премирования доступна на каком-либо внутреннем ресурсе компании и каждый сотрудник может в любое время ее уточнить. Нужно также помнить и о психологической стороне расчета, а именно о том, что каждый человек стремится увеличить свой доход с наименьшими затратами усилий, а значит, следует выбирать максимальный вес в премии тех аспектов работы, в которых компания больше