Настольная книга эксплуататора. Всё, что вы хотели знать о повседневной жизни датацентров, но боялись спросить - Алексей Жумыкин

обеспечить 200 %-е покрытие каждой точки помещения. Лучше в очередной раз спросить себя, какая именно задача решается каждой из камер. Тут имеет смысл не изобретать одну формулу на весь объект, а последовательно рассмотреть помещение за помещением. На складах важно тщательно наблюдать за тем, чтó сотрудник вносит и выносит, но не отслеживать перемещения внутри склада. А вот в случае IT-оборудования имеет смысл внимательно смотреть за любыми действиями посетителей и сотрудников в непосредственной близости от стоек.

Часто некое количество камер наблюдения выводится на рабочее место дежурной смены инженеров. Можно сделать простой тест, показав дежурному на камеру и спросив, что именно он должен сделать при том или ином событии. Скорее всего, большая часть камер окажется нужной только для того, чтобы дежурные не скучали, наблюдая за перемещением людей по датацентру. Если на объекте действительно происходят какие-то важные работы, дежурному имеет смысл присутствовать на месте лично, а не наблюдать через камеры. С другой стороны, следить за нарушениями внутри объектового режима – это все-таки задача охраны, а не дежурных. Однако, возможно, есть какие-то процессы, за которыми уместно наблюдать, – это вам предстоит решить самостоятельно.

Если службе безопасности дать свободу действий, то объект может получить также и нестандартные решения: лазерные и световые лучи по периметру забора, вибрационные датчики на нем, тепловые камеры, реагирующие на приближение людей в плохо просматриваемых направлениях, выдвижные болларды, боевые роботы и, конечно, сторожевые собаки. Какие-то из этих средств могут действительно здорово помочь, но снова следует задать себе вопрос: от какого нарушения мы защищаемся, какой риск страняем? Возможно, вероятность такого риска пренебрежимо мала по сравнению с установкой и обслуживанием подобной системы и никогда себя не окупит.

Если датацентр занимает достаточную площадь, стоит подумать и о подходящем транспорте для охраны. Некоторые охранники могут посчитать ниже собственного достоинства ехать от КПП до основного здания на велосипеде или электросамокате, но мы же решаем задачу скорейшего передвижения. В любом случае этот вопрос можно обсудить с представителями охранного предприятия и не пожалеть средств на обеспечение сотрудников подходящим транспортом.

Точно так же необходимо продумать качественное оснащение охраны средствами коммуникации. В каких-то случаях быстрый и надежный канал связи может оказаться критическим. Поэтому стоит предусмотреть один или несколько резеревных каналов. Например, проводной телефон, мобильный телефон, рацию, канал в мессенджере с компьютера. В случаях когда паранойя уместна, можно задуматься и о тревожной кнопке между охраной и командой эксплуатации. На самый крайний случай не стоит отбрасывать и вариант сигнального пистолета для привлечения внимания.

Как отдельную часть технического оснащения стоит рассмотреть документооборот между службой безопасности и командой эксплуатации. Речь идет, например, о журналах смены, материальных пропусках и карточках гостя и подписанных согласиях на обработку персональных данных. В разрезе одного дня работа с этими документами может казаться предельно простой, но зачастую остаются без внимания вопросы о том, как и где архивировать, в течение какого времени хранить и как использовать в дальнейшем. Заполненные формы просто копятся в помещении охраны, пока есть место. Другой пример бумажных списков, которыми охрана может пользоваться, – это списки сотрудников, гостей, подрядчиков и их автотранспорта. Нужно подробно описать, кто и с какой периодичностью готовит эти документы, как происходит обновление версий и архивация/утилизация устаревших экземпляров.

Для упрощения документооборота, если есть такая возможность, желательно предусмотреть ограниченный доступ охранному предприятию во внутреннюю сеть компании или на ресурс общего пользования, где будут поддерживаться актуальные версии документов, – это может намного упростить актуальность обновления списков.

Сегодня существует огромное количество технологий для усовершенствования организационных решений в области безопасности, но только когда они применяются дозированно и в рамках некоей единой системы, они по-настоящему эффективно работают.

Глава 18

Документация и хранение

Одним из самых мощных инструментов по организации рабочего пространства я считаю систему 5S. Не буду ее подробно пересказывать – в интернете масса информации и примеров. Но для тематики этой главы вспомню одно из важнейших правил системы: документы нужно хранить так, чтобы любой из них можно было найти не более чем за 30 секунд. Другими словами, мы говорим о построении ясной, недвусмысленной структуры хранения документов, для создания которой не потребуется специального обучения и которая не будет вызывать вопроса: «В какую папку положить это информационное письмо???»

Имеет смысл показать на примере, на какие принципы разделения тем стоит обратить внимание.

Если стоит задача установить правила для нескольких площадок, отличающихся друг от друга, то наверняка встанет вопрос, с какой глубины вложенности папки перестанут быть стандартными. Это нормально. Совершенно спокойно можно каждой команде позволить самостоятельно решать, как именно структурировать документы внутри стандартной папки, однако обязательно должно оставаться требование «30 секунд».

Итак, рассмотрим пример.

Еще раз повторю, что эта схема далеко не догма, и, возможно, есть типы документов, в ней совсем не учтенные. Грамотное структурирование папок поможет также эффективно организовать разделение прав доступа для разных отделов. Так к финансовой информации будут иметь доступ только те, кому она нужна для выполнения рабочих задач, а не все подряд.

Какую платформу выбрать для хранения электронных копий документов? Для ответа на этот вопрос стоит задуматься над следующими вещами.

1. Большая часть информации, скорее всего, будет использоваться в режиме только для чтения с редкими случаями обновления документов. И лишь к некоторым файлам, таким как бюджеты и отчеты, будет требоваться одновременный доступ на редактирование. Поэтому можно задуматься о хранении основной массы файлов на простом FTP-сервере или в подобной сетевой папке, а некоторые документы разместить в инструменты наподобие Microsoft Teams или Google Docs, позволяющие совместное редактирование. Однако стоит заранее тщательно изучить особенности выбранной платформы, так как может оказаться, что практическая реализация будет иметь такие недостатки, что пользователи просто не захотят в ней работать. В качестве примера расскажу, что одна из подобных платформ при доступе к файлу загружалась более трех минут. Конечно, раз в год можно и потерпеть, но очевидно, что регулярно пользоваться такой системой никто не захочет.

2. Следует точно понять, какие из хранимых документов являются критически важными (например, чертежи или отчеты о проведенных пусконаладочных работах), а какие – легко восстанавливаемыми (например, инструкции от производителя). Первую группу нужно обязательно регулярно архивировать, можно с использованием инкрементального архива, а вторую – необязательно.

3. Рекомендую обязательно протестировать процесс восстановления резервной копии и, конечно, его задокументировать. Встречались случаи, когда пользователи верили, что достаточно установить периодическое сохранение, но, когда дело дошло до восстановления, вернуть данные из копии не удалось.

4. Что касается резервирования – тут я целиком доверяюсь IT-специалистам. Они точно смогут выбрать метод дублирования серверов лучше инженеров.

В дополнение к FTP-серверу или его аналогу имеет смысл завести web-портал для внутренних, а возможно, и для внешних пользователей. На этой странице те, кто не сталкивается с работой датацентра на ежедневной основе, смогут получить ответы на возникшие вопросы. Например, по какому адресу находится датацентр, его реквизиты, как заказать пропуск для посещения, какой инструктаж нужно пройти перед посещением, с кем связаться по тому или иному вопросу и т. д. Также на странице можно поддерживать актуальную информацию о технических возможностях датацентра (например, количестве свободных стойко-мест) и наиболее часто востребованные материалы для маркетинга и технической поддержки продаж.

Более экзотичной возможностью являются организация и поддержание внутреннего или внешнего блога о жизни в датацентре. Эта идея обычно всем нравится, но нужно с самого начала четко оговорить правила игры – о чем стоит писать, а о чем нет – и определиться с ответственным за содержание и публикацию новостей.

А как лучше поступить с бумажными документами? Много раз наблюдал, мягко говоря, безалаберное отношение к их хранению: отсутствие удобной структуры, складирование в картонных коробках в углу, хранение всего подряд без разбора (даже просроченных рекламных купонов на скидку) – и все это без установленных