Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков

Супер, мы сделали первую версию Резюме проекта, оно на рисунке.

Рисунок 3. Первая версия Резюме проекта «Конференция Про. дизайн»

Обратите внимание, оно не идеально. Рабочий вариант обычно проще того, что мы себе воображаем. Возможно, даже проще этого примера.

Восемь лет назад я проснулся с гениальной идеей выпустить бесплатный курс[21], а деньги на его создание собрать через краудфандинг. Я взял в руки телефон и накидал первую версию резюме – посмотрите, что у меня получилось.

Рисунок 4. Та самая версия Резюме, которую я накидал в заметках

Я показал его Лере, объяснил суть проекта, и мы взялись за работу. Краудфандинговая кампания прошла успешно – мы не только собрали всю требуемую сумму, но и набрали первую тысячу учеников. А всего за эти годы курс прошли более 10 000 человек, и для многих из них он стал пропуском в мир управления проектами.

А началось все с простенького резюме на смартфоне.

Бесплатный онлайн-курс Проджект менеджмент 101 от pmclub об основных понятиях проектного менеджмента

https://pmclub.pro/courses/pm-101

A05 – определить ожидаемые результаты

Проведите рабочие встречи для определения ожидаемых результатов и создания иерархической структуры их составляющих.

Руководство P3.express

Резюме дает хорошее представление об идее проекта. Но для дальнейшей работы нужно больше конкретики. Поэтому ваш следующий шаг – провести воркшоп, на котором ключевые члены команды определят ожидаемые результаты – компоненты проекта, из которых будет складываться итоговое решение.

Помните технику из тайм-менеджмента по работе с большими задачами: «слона надо есть по кусочкам»?

ЗДЕСЬ ДЕЙСТВУЕТ ПОХОЖИЙ ПРИНЦИП – РАЗДЕЛИТЕ ПРОЕКТ НА ЧАСТИ.

Так вы превратите общее намерение в набор элементов, которые команда сможет детализировать, обсуждать и контролировать. А значит, проектом будет легче управлять.

По итогу воркшопа у вас должна получиться Карта результатов – визуализация элементов проекта. Первую версию Карты удобно разрабатывать в виде майндмэпа[22]: у него понятная структура, она помогает мыслить творчески и видеть проект целиком.

Давайте используем жизнеутверждающий пример и представим, что организуем небольшую свадьбу. Что нам нужно, чтобы она состоялась?

Заявление в ЗАГС – если хотим регистрацию в день свадьбы. Кольца – их всю жизнь носить, это важно. Неплохо бы подумать про медовый месяц или, по крайней мере, выходные. Ничего не забыли? Точно! Нужны фотки. А для удачных фоток – стильные луки, то есть образы. Если хотим собрать друзей, надо подумать про банкет.

Отлично! Теперь перенесем все ключевые элементы на рисунок в виде майндмэпа.

Рисунок 5. Карта результатов проекта «Свадьба» в виде майндмэпа

Обратите внимание, для формулировки результатов мы используем существительные. Это не случайно.

Нам надо будет выполнить много действий, например, для получения «Фотографий»: собрать рекомендации, выбрать фотографа, договориться об условиях. Но на Карте мы обозначаем главное – конечный результат, а не действия, поэтому на ней вы видите только одно слово – «Фотографии».

Что дальше? Часть элементов – Кольца, Заявление, Фотографии – в целом понятны и трогать их не надо. А вот остальные можно продолжить декомпозировать. Например, Образ невесты будет включать в себя: Платье, Туфли, Прическу, Макияж и Маникюр. Теперь гораздо понятнее, что надо будет сделать, чтобы его собрать.

Путешествие удобно разделить на Локацию, Билеты, Отель и Программу. Опять же, все зависит от наших потребностей. Если бы мы изначально выбрали пакетный тур для Путешествия, то раскладывать его на части не имело бы смысла.

Посмотрим, что у нас получилось.

Рисунок 6. Карта результатов проекта «Свадьба» с декомпозицией остальных элементов

КАКОГО-ТО ОДНОГО ПРАВИЛЬНОГО ВАРИАНТА ДЕКОМПОЗИЦИИ НЕ СУЩЕСТВУЕТ. ЭКСПЕРИМЕНТИРУЙТЕ.

Для той же свадьбы можно сделать Карту результатов иначе – посмотрите на рисунок 7. Здесь в качестве основных выделено всего четыре элемента: Регистрация, Фотографии, Банкет, Путешествия. В этой версии Заявление в ЗАГС, Кольца, Образ невесты и жениха входят в компонент Регистрация.

Рисунок 7. Другая версия Карты результатов проекта «Свадьба»

НАСКОЛЬКО ДЕТАЛЬНОЙ НУЖНО ДЕЛАТЬ КАРТУ – ТОЖЕ СМОТРИТЕ ПО СИТУАЦИИ.

Например, нашу карту мы можем оставить как есть. Вроде, все понятно. А можем продолжить спускаться на следующие уровни и раскрыть «Меню»: Напитки, Горячее, Закуски, Десерт.

В случае с проектами «по работе» (если, конечно, вы не занимаетесь организацией свадеб) схема та же. Допустим, ваша компания хочет улучшить обслуживание клиентов и решила настроить CRM. Карта результатов в этом случае может выглядеть как на рисунке 8. Всего три главных компонента – Сравнение решений, Настройка решения, Обучение – и их декомпозиция на более мелкие.

Рисунок 8. Пример Карты результатов для проекта по внедрению CRM

Вы можете опуститься на уровень ниже, продолжить делить пункты на более мелкие или добавлять описания и детали в существующие. Но это необязательно – ориентируйтесь на ваши цели: насколько подробно вам нужно расписать Карту конкретно сейчас, чтобы двигаться дальше.

А вот ключевые принципы составления Карты результатов:

1) Разрабатывайте Карту вместе с командой, так как один менеджер проекта может не разбираться во всех технических вопросах, его задача – помочь организовать и фасилитировать этот процесс.

2) Используйте существительные: это помогает держать фокус на результатах, а не на действиях, которые к ним приведут.

3) Не пытайтесь сделать сразу «чистовой» вариант – ничто так не способствует прокрастинации, как перфекционизм.

Не забудьте обновить Резюме проекта, когда в ходе воркшопа по составлению Карты результатов выявили новые факты: например, если потребуется обучить продавцов работе в CRM, это повлияет как минимум на сроки – надо зафиксировать.

Теперь займемся укрощением неопределенности в проекте.

A06 – определить риски и запланировать меры реагирования

ПРОВЕДИТЕ РАБОЧИЕ ВСТРЕЧИ С КЛЮЧЕВЫМИ ЧЛЕНАМИ КОМАНДЫ, ЧТОБЫ СНАЧАЛА ОПРЕДЕЛИТЬ РИСКИ, А ЗАТЕМ ЗАПЛАНИРОВАТЬ ДЕЙСТВИЯ ПО ИХ УСТРАНЕНИЮ. СОХРАНИТЕ ИНФОРМАЦИЮ В РЕЕСТРЕ ПОСЛЕДУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ.

Руководство P3.express

Нассим Талеб – автор серии книг Incerto, посвященных рискам и неопределенности. Самая известная из них – «Черный лебедь», опубликованная в 2007 году. Она была переведена на 30 языков и разошлась по миру тиражом более 3 000 000 экземпляров.

Черный лебедь – красивая метафора, давшая название книге. Долгое время люди думали, что эти птицы бывают только белыми, и лишь в конце XVII века в Австралии встретили популяцию черных