Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков

Так и в любом проекте: не все детали можно или нужно просчитывать с самого начала. Когда вы составляли первые планы, вы даже не могли сказать, будет ли он в итоге запущен. Сейчас ситуация изменилась: вы точно знаете, что проект одобрили. Кроме того, уже могли появиться новые вводные.

После этапа «Запуск проекта» начинается работа в циклах. Цикл – отрезок времени, продолжительностью один месяц. Шаги в циклах повторяются, так вы не только задаете ритм своей работе, но и снижаете когнитивную нагрузку: к примеру, не приходится каждый раз придумывать, когда и какие рабочие встречи проводить, кому сообщать о статусе. Это чем-то напоминает тренировки в спортзале: чем регулярнее занимаешься, тем меньше сопротивления и результат более стабильный.

ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ ЦИКЛА ОСНОВНОЕ ВНИМАНИЕ НУЖНО УДЕЛИТЬ ПРОАКТИВНОСТИ: УТОЧНИТЬ ПЛАНЫ НА БЛИЖАЙШИЙ МЕСЯЦ И ПРОВЕРИТЬ ИХ НА АКТУАЛЬНОСТЬ.

Также на этом этапе вы можете обновить планы на весь проект – например, скорректировать прогнозы по срокам или Карту результатов, просто эта часть планов останется менее детализированной.

Если вернуться к поездке в Мостар, то «менее детализированный план» – это когда вы решили посетить ресторан местной кухни, но еще не выбрали, какой именно и какого числа вы это сделаете.

Основной принцип планирования звучит так: чем меньше времени осталось до начала работы, тем тщательнее нужно продумать детали; а то, что отложено на потом – можно прикинуть в общих чертах. В проектном управлении такой подход называют планированием методом набегающей волны.

Уточнение целей и задач – не единственное, чем нужно заняться, но это, пожалуй, самый объемный шаг на этом этапе. С остальными вы уже немного знакомы, но, прежде чем их подробно обсуждать, хочу предупредить: на «Планировании цикла» ваш проект может быть закрыт. За что и почему – обсудим в следующих главах.

B01 – обновить и детализировать планы

ПРОВЕДИТЕ РАБОЧИЕ ВСТРЕЧИ ДЛЯ ОБНОВЛЕНИЯ ВЫСОКОУРОВНЕВЫХ АСПЕКТОВ ВСЕХ ПЛАНОВ И ИХ УТОЧНЕНИЯ. НАЗНАЧЬТЕ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ В ПРЕДСТОЯЩЕМ МЕСЯЦЕ.

Руководство P3.express

Лера очень любит, когда все предусмотрено заранее. Она всегда составляет чек-лист для сбора вещей в поездку, требует от меня резюме на любой проект, а если к вечеру пятницы мы не решили, чем займемся в выходные, то у нее начинается паника. Я в свою очередь отношусь к планам спокойно: главное, чтобы никто не требовал от меня их записывать и соблюдать.

Оба подхода имеют свои недостатки. У Леры портится настроение, если что-то вдруг поменялось. А я каждый раз переплачиваю за билеты и отели, бронируя их накануне вылета.

Но какой из подходов предпочтительнее, когда речь идет о планировании в проекте? Как показывает наш опыт, нужен третий вариант, более гибкий. В мире, где каждый день все переворачивается с ног на голову, упорные попытки следовать плану могут привести в тупик, а не к цели. В то же время недостаток планирования быстро приведет к хаосу. Оптимальная стратегия – всегда иметь план и быть готовым к изменениям. Это учитывается в P3.express: планирование происходит поэтапно, а работа с обновлениями – каждый день.

Главная задача на B01 – определить пул работ на ближайший цикл. Для этого нужно организовать воркшоп, на котором вы с командой определите приоритеты на следующий месяц и составите план действий.

Давайте временно побудем такой командой. Вы разрабатываете онлайн-курс, и первоначальный вариант Карты результатов проекта приведен на рисунке 11. Она состоит из следующих элементов: Программа, Спикеры, Лендинг, Контент, Продвижение.

Рисунок 11. Карта результатов проекта по разработке онлайн-курса, основные компоненты

Предположим, у вас уже сформирована программа и вы подобрали спикеров. В следующем цикле вы хотите заняться созданием контента. Но контент – это очень общее понятие, а для составления плана требуется больше конкретики. Поэтому для начала вы разделяете этот большой элемент на более мелкие составляющие, например, как на рисунке 12.

Рисунок 12. Карта результатов проекта по разработке онлайн-курса с декомпозицией элемента Контент

Получилось несколько пунктов: Видео, Конспекты уроков, Полезные ссылки, Тесты после уроков, Задания на проверку, Тесты к модулям, Финальный тест. Как понять, за что браться в первую очередь? Можно ориентироваться на зависимости между элементами, а можно на приоритеты.

Для начала рассмотрим вариант с приоритетами. Мы в pmclub чаще всего используем метод приоритизации MoSCoW. Давайте используем его на составляющих элемента Контент и разделим их на несколько типов:

M (Must) – те задачи, без которых обойтись нельзя. В нашем случае это будет Видео – основа урока, вокруг которой все строится;

S (Should) – то, что делаем во вторую очередь. Задания на проверку. С ними урок уже выполняет свои основные задачи, поэтому к ним можно приступить после Видео;

C (Could) – можем делать, можем не делать. Конспекты и Полезные ссылки. Классное дополнение к урокам, но без них учиться тоже можно, поэтому приоритет ниже;

W (Would) – сделаем, только если выполним все предыдущие пункты и станет совсем скучно. Тесты к модулям и Финальный тест. Хорошие пункты, но пока не понятно содержание уроков, их делать бесполезно. Отложим.

Рисунок 13. Элементы результата Контент приоритизированы по методу MoSCoW

Для удобства на рабочей доске создаем тэги с обозначением приоритетов, как на рисунке, и таким образом сразу видим, в какой последовательности нужно брать карточки в работу.

Рисунок 14. Пример рабочей доски в софте Weeek с тэгами приоритетов на карточках

Можно действовать по другой логике и расставить приоритеты по-другому. В этом и есть фишка подхода – чисто физически над большинством результатов можно работать в любой последовательности: например, сделать конспекты уроков, потом подобрать полезные ссылки. Или ровно наоборот: сначала ссылки, потом конспекты. Оба варианта – рабочие, и вы сами выбираете, что для вас важнее.

От цикла к циклу приоритеты могут меняться. Например, в первом цикле «Конспекты уроков» могут быть Should (так как записать видео в этом цикле важнее), а в третьем уже Must (потому что из оставшихся ожидаемых результатов этот будет самым важным).

Второй подход учитывает зависимости между элементами проекта.

Помните пример с CRM из шага А05, где мы составляли Карту результатов? Там были такие элементы: Настройка решения, Сравнение решений, Обучение.

Пока вы не выберете систему, не получится ее настроить. А без понимания того, как CRM работает, будет проблематично провести обучение. Это и есть пример зависимости – когда не получится начать или завершить какой-либо элемент проекта, не начав