Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков

В проектах, где зависимостей много, удобно делать их визуализацию с помощью диаграммы Ганта – тогда становится понятно, за что браться в первую очередь.

Рисунок 15. Пример упрощенной диаграммы Ганта

Вернемся к созданию курса. После приоритизации можно переходить к детализации. Берем в работу элемент «Видео». Нужно добавить подробности, чтобы всем (а не только вам) было понятно, что именно должно получиться на выходе. Проще всего для этого создать в таск-трекере карточку.

Чем детальнее вы сделаете описание и критерии приемки в карточке, тем проще вам будет принимать готовые результаты. О том, как писать критерии, расскажу подробнее в разделе «Ежедневные действия», а пока посмотрите пример карточки на рисунке 16.

Рисунок 16. Карточка результата Видео с описанием

Не забудьте назначить ответственного за карточку – члена команды, который будет следить за ее обновлением. Допустим, это Надя. Обратите внимание: это не значит, что она будет выполнять все задачи. Запись и монтаж видео по-прежнему делают другие люди. Но Надя, помимо выполнения своей работы, также будет проверять актуальность информации в описании.

К концу воркшопа у вас появится список карточек, над которыми вы будете работать в ближайшем цикле. Часть из них получится детализировать сразу, для заполнения других понадобится провести отдельные встречи со стейкхолдерами, а некоторые просто перейдут в работу из предыдущего цикла.

Вместе с уточнением задач могут всплыть риски, которые вы раньше не учитывали. Может оказаться, что не все спикеры смогут прислать качественное видео, так как не у всех есть профессиональное оборудование. Такой риск нужно зафиксировать в Реестре последующих действий и продумать меры реагирования.

Проверьте и остальные материалы проекта: Резюме, Карту результатов, и внесите правки, если информация устарела. Например, к проекту присоединился консультант – нужно добавить его в список стейкхолдеров.

В итоге прохождения шага B01 у вас должны быть: детальные планы на ближайший месяц, верхнеуровневые планы для всей оставшейся части проекта и обновленные документы.

B02 – провести ежемесячное ревью

ПОПРОСИТЕ ДРУГОГО РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТА ИЛИ ЭКСПЕРТА В ЭТОЙ ОБЛАСТИ В ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ И ОЦЕНИТЬ ВАШИ ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ, А ЗАТЕМ ВНЕСИТЕ ЕГО ОЦЕНКИ В РЕЕСТР «ЗДОРОВЬЕ ПРОЕКТА».

Руководство P3.express

Цель этого шага – замедлиться и проверить то, как вы управляете проектом. Для этого, как и на A07, нужно привлечь другого проджекта и обсудить с ним вашу работу в завершенном цикле и подготовку к следующему.

Некоторые стесняются отвлекать коллег от работы. А зачем им это надо? – спрашивают они. Не смущайтесь, ваш визави получит от процесса ревью еще больше пользы: консультируя другие проекты мы быстро качаем насмотренность.

Направьте ревьюеру проектную документацию и доступ к таск-трекеру, а затем проведите встречу за чашкой любимого напитка для обзора результатов.

Идеально, если в каждом новом цикле коллега будет меняться – так вы сможете избежать предвзятости и получить разный опыт.

Используйте эту возможность, чтобы обсудить вопросы, которые по-настоящему вас беспокоят. Старайтесь узнать новое, а не пытаться изо всех сил доказать, что с вашим проектом все хорошо.

Помните, ревью – это прежде всего пространство для поиска улучшений.

Вот несколько примеров вопросов для обсуждения:

• Детализирован ли план на предстоящий месяц?

• Обновлен ли верхнеуровневый план?

• Знает ли команда о своих задачах?

• Как оценивается прогресс проекта?

• Что с информированием стейкхолдеров?

• По каким причинам возникают отклонения в проекте и как можно с ними работать?

• Актуальна ли информация в таск-трекере?

• Фиксируете ли вы извлеченные уроки по мере работы?

• Что можно улучшить в работе?

• Достаточно ли команда вовлечена в работу с рисками?

• Проводится ли оценка удовлетворенности команды и заказчика?

• Нужно ли пересматривать подход к оценке удовлетворенности?

Вы можете добавить и другие вопросы. Чувствуете, что у команды проблемы с мотивацией? Вам кажется, что на подготовку отчетов уходит много времени? Включите эти пункты в повестку встречи. Кстати, если вы проходите первый цикл, то сфокусируйте внимание на обзоре B01 и подготовке к следующим шагам.

Полученные комментарии и идеи зафиксируйте в реестре «Здоровье проекта». Как именно он будет выглядеть, не принципиально, кому-то удобно оформлять заметки в таблицах как на рисунке 17. Главное собирать их в одном месте.

Рисунок 17. Заметки по результатам ежемесячного ревью

Еще одно преимущество ревью – дополнительная проверка документов на ясность и доступность для понимания. Если другой проджект не может разобраться в вашей документации, это сигнал к доработке.

ПРОЕКТ – ЭТО НЕ ТО МЕСТО, ГДЕ СТОИТ ВЕСТИ ДОКУМЕНТАЦИЮ «ЧИСТО ДЛЯ СЕБЯ»: ЕЙ ДОЛЖНО БЫТЬ УДОБНО ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ЛЮБОМУ ЧЕЛОВЕКУ.

Думаю, правильнее всего относиться к шагам ревью именно как к взаимному обучению и обмену опытом. Согласно исследованиям, 75 % сотрудников предпочитают учиться вместе с другими людьми, а 19 % особенно любят обучение с равными по статусу коллегами[27]. Потому что это хорошо работает. P3.express по сути побуждает осознанно использовать этот подход, чтобы улучшать свои навыки проектного управления.

Убедившись, что вы ничего не пропустили, переходите к следующему шагу.

B03 – решить «go/no-go»

НА ЭТОМ ШАГЕ СПОНСОР ДОЛЖЕН ПРИНЯТЬ НОВОЕ РЕШЕНИЕ GO/NO-GO НА ОСНОВЕ УТОЧНЕННЫХ ПЛАНОВ. ОН МОЖЕТ ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЕДИНОЛИЧНО ИЛИ СОГЛАСОВАТЬ ЕГО С ДРУГИМИ, НАПРИМЕР, С КОМАНДОЙ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ.

Руководство P3.express

Вам когда-нибудь приходилось разбирать гардероб?

Вы открываете шкаф, а в нем висит ваш любимый костюм: вы отдали за него круглую сумму, носили в химчистку, гладили, с ним связаны ваши лучшие воспоминания о старой работе. Но вот уже два года вы его не надевали ни разу. И он просто висит, занимая место. Сколько таких вещей в вашем шкафу?

Переезжая в 2021 году в Турцию, мы раздали десятка два икеевских сумок, а разбор вещей занял около месяца. Многие друзья так и путешествуют по миру с любимыми кастрюльками, книгами и свитерами. Причем некоторые даже не вынимают их из коробок.

Почему так сложно избавляться от ненужных вещей? А главное, почему они накапливаются?

Ответ на этот вопрос дал экономист и психолог Ричард Талер, основоположник поведенческой экономики. Именно он ввел термин «ловушка невозвратных потерь» (англ. «sunk cost fallacy») – это когнитивное искажение, при котором люди продолжают тратить время, деньги или усилия на убыточный проект только потому, что в него уже были вложены большие ресурсы.

Примечательно, что второе название этого искажения – эффект Конкорда[28]. «Конкорд» – сверхзвуковой самолет, совместный проект Франции и Великобритании. Строительство прототипов авиалайнера началось