Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков

вызовом оказался наш ученик Денис, когда возглавил проект, который на тот момент длился уже полтора года. Над ним работало 10 команд – на пике это 80 человек. В проекте творился настоящий хаос, у него не было менеджера, и даже цели проекта все участники понимали по-разному. Поэтому Денис начал с того, что прошел все шаги этапа «Запуск проекта». Делать это спустя полтора года – работа нервная и не самая приятная, но гораздо выгоднее потратить время на первые шаги, чем начинать действовать, не понимая, во что ввязываешься.

ТАК ЧТО, ЕСЛИ ВАС НАЗНАЧИЛИ НА ПРОЕКТ, КОТОРЫЙ СТАРТОВАЛ БЕЗ ВАС – ОТКАТИТЕСЬ В САМОЕ НАЧАЛО И ПРОЙДИТЕ ШАГИ ЗАПУСКА ПРОЕКТА.

A09 – провести стартовую встречу проекта

ПОЗАБОТЬТЕСЬ, ЧТОБЫ СТАРТОВОЕ СОБЫТИЕ НЕ ПРЕВРАТИЛОСЬ В «СУХУЮ» И СКУЧНУЮ ВСТРЕЧУ, ГДЕ ОБСУЖДАЮТСЯ ТОЛЬКО ДЕТАЛИ ПРОЕКТА.

Руководство P3.express

Если спонсор подтвердил запуск проекта – отлично! Приступайте!

Самое время собрать команду и стейкхолдеров на кик-офф – стартовую встречу. Зачем?

Во-первых, так вы официально сообщите о начале проекта всем, кто в нем участвует. Еще лучше, если спонсор сможет кратко рассказать про проект и его значимость для компании. Возможно, это самый простой и действенный способ поднять мотивацию команды.

Во-вторых, такая встреча – подходящий момент для знакомства тех участников проекта, которые не общались раньше. Я экстраверт, но даже мне порой некомфортно обратиться лишний раз с вопросом или просьбой к незнакомым людям.

Главное, помните, что встреча направлена не на планирование. Планированием вы занимались при подготовке Резюме проекта, Карты результатов и поиске рисков. Она нужна для налаживания взаимодействия в команде. Объявите о запуске проекта, сообщите ключевую информацию и помогите участникам познакомиться.

P3.express рекомендует выделить на стартовую встречу целый день и провести его за пределами офиса. Когда бюджет позволяет, можно превратить старт в интересное, запоминающееся событие.

Мой друг, специализирующийся на организации сложных мероприятий, вывез команду одной IT-компании на три дня в Грузию. Первый день был целиком посвящен активностям, не связанным с работой: ребята дегустировали воду[26], разделяли баранов на белых и черных, встречали рассвет на границе с Азербайджаном. И только на второй день они перешли к обсуждению рабочих вопросов.

Если на подобное мероприятие нет бюджета – ничего страшного. Проведите короткую официальную часть и переходите к неофициальной. Не ограничивайте свою фантазию, выберите тот формат, который больше подойдет команде: например, сходите в боулинг, караоке или на квиз.

А есть вариант еще интереснее. Наш мир несовершенен, в нем всегда есть, что улучшить. Надер рассказал мне, как одна строительная компания в качестве стартовой встречи организовала выезд к пожилой женщине, в доме которой провела небольшой ремонт. А бабушка в ответ накормила домашним обедом. Вот такой тимбилдинг с пользой получился.

Вы тоже можете найти проблему, которая откликается у вашей команды и связаться с НКО или волонтерами, которым вы доверяете.

ВЫДЕЛИТЕ ОДИН ДЕНЬ, И ПРОВЕДИТЕ ЕГО ВМЕСТЕ, ЗАНИМАЯСЬ ДОБРЫМ ДЕЛОМ.

A10 – направить фокусированную коммуникацию

Отправьте всем электронное письмо и расскажите, почему организация решила взяться за проект и чем он будет полезен для нее.

Руководство P3.express

Вы завершаете этап «Запуск проекта», остался всего один шаг – поделиться новостями с коллегами.

Шаг «направить фокусированную коммуникацию» повторяется в методологии шесть (!) раз, и это не случайно. И в повседневной жизни, и в работе мы часто переоцениваем устные договоренности. Мы проецируем свою картину мира на окружающих, искренне думая, что все располагают той же информацией и видят ситуацию так же, как мы. Но это не так.

Как часто вам приходилось слышать эти фразы: «Мы же с тобой договорились»; «Я же сказал об этом вчера»; «Мы же обсуждали на прошлой встрече»; «В смысле ты не знаешь, что планы поменялись?»

Причин, из-за которых мы не соблюдаем устные договоренности и видим ситуацию по-разному, может быть множество:

• не все присутствовали на встрече;

• кто-то отвлекался;

• кто-то делает вид, что не услышал про неприятную задачу.

ПОСТОЯННЫЕ ПЕРЕПИСКИ НА ПОЧТЕ И В ЧАТАХ ИНОГДА НЕ УЛУЧШАЮТ ПОЛОЖЕНИЕ ДЕЛ, А НАПРОТИВ, УСУГУБЛЯЮТ.

Однажды мы работали в компании, где общение параллельно велось по почте, в Whatsapp, Telegram, Slack, Trello, Bitrix 24. При этом работали все в офисе, и устных договоренностей тоже хватало. Разумеется, никто не понимал, какую информацию считать актуальной – каждый жил в своем мире.

Для проекта такой вариант не подойдет – люди в компании должны о нем знать, если вы, конечно, хотите, чтобы коллеги его поддерживали.

Простое сообщение о том, что вы запустили проект, уже способно помочь вам найти союзников, поднять мотивацию команды и избежать конфузов.

Рисунок 10. Пример фокусированной коммуникации на старте проекта

У меня была такая нелепая ситуация. Мы разрабатывали стратегию компании и решили, что стоит узнать, как ее видят сотрудники. Выбрали агентство, которое может провести исследование, согласовали все с директором и передали счет на оплату финансистам. Через час к нам забежала разъяренная начальница HR-отдела: оказалось, что за месяц до нас она тоже начала проект по оценке вовлеченности персонала, выбрала подрядчика и уже оплатила счет. Конечно, мы ничего не знали о проектах друг друга.

Не усложняйте – направьте письмо по электронной почте или сделайте пост в корпоративном канале. А если вы сможете написать его доступно и без штампов, то вообще супер. В письме о старте проекта расскажите, что вы делаете и почему это важно. Не стесняйтесь попросить о помощи – среди ваших коллег могут быть те, кто уже делал что-то подобное.

Как сказал наш ученик Илья: «Самая большая ошибка – вначале отправить коммуникацию только на свою команду. Потому что ваша команда и так знает, что вы делаете». Гораздо больше смысла в том, чтобы сделать рассылку на все направление или даже компанию.

Раздел 4. Планирование цикла

На этапе «Запуск проекта» вы много времени уделили подготовке. Так зачем снова, когда проект только-только одобрен, возвращаться к планированию? Почему нельзя просто начать работать?

Представьте, что вы собираетесь выбраться на выходные из Белграда в Мостар, небольшой уютный городок в Боснии и Герцеговине. Вся дорога от двери до двери займет меньше четырех часов. Вряд ли вы будете за три месяца до поездки просчитывать, во сколько заказать такси в аэропорт и выйти из дома. Это просто не имеет смысла. Многое может измениться: