Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения - Татьяна Евгеньевна Новикова

Концентрация – очень энергозатратный процесс, требующий напряжения. На большой объем деталей энергии обычно не хватает. В процессе концентрации нейронные связи образуют плотную сеть, фокусируясь строго вокруг заданной темы. Периферическое зрение в этот момент у многих полностью отключается. Мозг как бы высвечивает фонарем узкий участок, совершенно упуская из вида все остальное. А когда наступает перегруз, сознание отвлекается, входит в режим экономии энергии или рассеянного внимания и отказывается сосредоточиваться.

Время продуктивной работы мозга ограничено. Исследования показали, что идеальный рабочий интервал составляет 52 минуты, после чего требуется 17-минутный перерыв. Регулярно меняйте деятельность, чередуйте напряжение с расслаблением. Тогда сможете легче концентрироваться, решать сложные задачи и усваивать новую информацию. Чтобы перезагрузиться, лучше всего сменить обстановку, выключить компьютер и телефон, пообщаться с коллегами, сходить на кухню или в зал.

Сотрудникам обязательно нужно объяснить, как правильно делать перерывы. Создать для них условия, в которых они смогут быстро восстановиться естественным образом. Например, в тихой комнате отдыха или библиотеке с живыми растениями набраться сил и почувствовать себя лучше.

Но это не поможет, если руководитель считает отдыхающих сотрудников бездельниками и регистрирует, сколько времени они находились вне рабочего места. Только подорвет чувство безопасности, и отдых будет вызывать больше напряжения, чем расслабления.

Руководитель может стать хорошим примером и драйвером изменений. Мои клиенты рассказывали, что их новый директор, убежденный приверженец здорового образа жизни, настолько впечатлился эффективностью перерывов, что ввел за правило выключать все компьютеры на десять минут каждый час. Такие меры радикальны и встречаются редко. Выбирайте варианты, которые соответствуют вашей корпоративной культуре.

Когда рабочий день ненормированный, а усталость и когнитивный перегруз мешают адекватно функционировать, возможность погрузиться в непродолжительный сон станет хорошим решением. Поэтому рекомендую установить капсулу для сна.

У нас в офисе стояла такая. Любой уставший сотрудник мог запросто прилечь, накрыться пледом, закрыть обзор специальным поворотным куполом и отдохнуть. Настройки капсулы обеспечивают быстрый вход в короткую фазу сна, когда за 20 минут успеваешь закрыть глаза и погрузиться в глубокое расслабление. А после вернуться в бодрое, отдохнувшее состояние благодаря приятной музыке и легкому массажу.

Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс»

Если считаете, что такие перерывы могут стать причиной вялого состояния – нет.

«Наука кратковременного сна во многом похожа на принципы продолжительного ночного сна, – объясняет Кристофер Линдхолст, генеральный директор компании Restworks. – Суть в том, что в перерывах мозг проходит через разные степени активности, или фазы». В коротком сне вы остаетесь на неглубоких фазах, из которых легко просыпаетесь и возвращаетесь к работе. Мозг в такие моменты активен.

«На самом деле эти непродолжительные периоды сна помогают восстанавливаться, – добавляет Линдхолст. – Научно доказано, что кратковременный сон на 30 % улучшает концентрацию, а регулярный дневной сон позволяет снизить риск сердечно-сосудистых заболеваний на 37 %».

Можно два-три часа после обеда бороться со сном или на 20 минут прилечь, а потом еще долго и бодро работать.

В некоторых известных компаниях, к примеру, Google, NASA и Zappos, стали внедрять практику дневного сна, чтобы специалисты могли восстановить силы. Эти компании не просто позволяют сотрудникам дремать прямо на рабочем кресле. Кратковременный сон стал частью их корпоративной культуры. Для работников создали специальные пространства от комфортабельных кресел до отдельных комнат для сна и атмосферу, где можно в случае необходимости восстановиться для дальнейшей работы.

Уверена, у вас возник вопрос: а не станут ли сотрудники спать весь день напролет?

Думаете, все мои коллеги спали на работе и стояли в очереди в капсулу сна? Ничего подобного! У них не было на отдых ни минуты. Даже в состоянии крайнего утомления, после 10–12 часов подготовки срочного проекта к сдаче, не находилось времени на капсулу. Имея такое классное решение, им почти не пользовались. Но само ее наличие оказывает магический эффект. Это похоже на планирование отпуска. Выбирая билеты и отель, у человека возникает ощущение, будто он уже там. Так и здесь: когда измотанный менеджер понимает, что можно лечь и передохнуть, от существования такой возможности усталость сама проходит.

Сотрудники понимают, что подобные условия – привилегия, за которую стоит благодарить и уважать руководство. Поэтому часто капсула становится предметом гордости и обсуждения среди коллег, друзей и знакомых.

Компании сейчас заботятся в том числе и об отдыхе сотрудников. Существуют разные решения – капсулы для сна или кабинеты для медитаций. В «Авито» есть замечательные зоны отдыха – «норки», в которых можно укрыться и восстановить работоспособность, когнитивный и эмоциональный комфорт.

Права на изображение: Алексей Санин

Сова или жаворонок?

Найти баланс между напряженным вниманием и расслаблением помогут биологические часы организма, отвечающие за цикличность работы различных органов и систем. Наиболее важные и заметные – циркадные, или суточные ритмы. Нас же интересуют короткие ультрадианные ритмы – промежутки по 90–120 минут. Они связаны с изменением электрической активности мозга и определяют продуктивность в течение дня.

У жаворонков и сов пики активности приходятся на разное время суток, и ожидать от них одинакового поведения не стоит. У каждого в течение дня несколько пиков продуктивности. В это время желательно сделать основную и самую сложную работу, отложить рутинные и малозначимые задачи на периоды ровной активности. Во время спада рекомендуется перерыв.

Короткие 10-минутные передышки помогут сохранить энергию в течение всего рабочего дня. Откладывать отдых и перегружать организм – не самая эффективная стратегия.

Важно объяснить это всем сотрудникам. И регулярно поддерживать практики когнитивного благополучия. Например, использовать простые правила:

• планировать расписание согласно предпочтительным ритмам;

• делать 10-минутные перерывы после напряженной работы;

• на время отдыха и восстановления выключать компьютер и телефон;

• гулять в перерыв или хотя бы менять занятие: рутинное на креативное, индивидуальную работу на встречу с коллегами.

Предотвращаем когнитивные искажения

Кроме снижения стресса, регулярного отдыха и формирования чувства безопасности полезно обратить внимание на когнитивные искажения – ментальные ловушки, в которые попадает наш интеллект, вхолостую расходуя ресурсы или занимаясь не тем.

Вот несколько таких искажений.

Эффект Зейгарник. Любое незаконченное дело отвлекает от текущей работы. В результате продуктивность незаметно снижается, а уровень стресса – растет.

Чтобы справиться с незаконченными задачами, полезно визуализировать список дел и отмечать их выполнение.

Это можно делать в компьютере, но лучше, когда такой список висит на стене. Отметки о выполнении задач повышают ощущение удовлетворенности и полезности от выполненной работы.

Такой список поможет справиться с ошибками планирования – другим распространенным искажением.