Как вырастить свой бизнес. План из 6 шагов, который поможет фирме набрать высоту - Дональд Миллер

Общее собрание коллектива

Каждый понедельник в 10:00 собираются все сотрудники: кто-то присутствует лично, а кто-то – виртуально. У таких мероприятий три задачи:

1. Поддерживать координацию и фокусировать внимание на трех экономических приоритетах.

2. Оповещать весь коллектив об инициативах и успехах различных подразделений.

3. Поддерживать трудовую мораль путем поощрения сотрудников, продемонстрировавших особые успехи в работе. Это стимулирует весь коллектив на достижение трех экономических приоритетов.

Общее совещание самое продолжительное. Оно длится от 45 минут до часа. На нем должна поддерживаться семейная атмосфера. До начала совещания определяется повестка дня, которая обеспечивает продуманное планирование мероприятия, способствующее реализации экономических приоритетов.

Совещание руководства

Совещание руководства проводится сразу же после общего собрания. В нем участвуют начальники подразделений. На совещании обсуждаются реализация основных текущих инициатив и ликвидация препятствий для достижения экономических целей. Длится оно обычно от 30 минут до часа в зависимости от количества инициатив, которые компания должна реализовать на текущей неделе.

Для планирования работы совещания разрабатывается повестка дня. Этим занимается один из руководителей, ответственный за проведение мероприятия. Основная цель повестки – достижение трех текущих экономических приоритетов.

Стендап-совещания по подразделениям

Если в вашей фирме трудятся более пяти-шести человек, которые поделены на два или три подразделения, то возможно проведение отдельных коротких совещаний в каждом подразделении. Если же вся команда состоит лишь из двух-трех человек, то достаточно общего собрания и совещания руководства. Но в этом случае общее собрание может проводиться не еженедельно, а, скажем, четыре-пять раз в неделю. В понедельник оно будет более продолжительным, а в остальные дни для него разрабатывается сокращенная повестка дня, посвященная какому-то конкретному вопросу. По мере численного роста команды можно переходить к совещаниям по подразделениям.

Продолжительность таких совещаний не превышает 15 минут, их цель – сосредоточить усилия подразделения на соблюдении трех экономических приоритетов. Руководители намечают задачи на предстоящий день и устраняют узкие места, отмеченные членами команды накануне. Перед совещанием также определяется повестка дня.

Личное собеседование с целью сверки приоритетов

Компания растет, и каждый вновь принятый сотрудник должен знать о том, как он справляется с порученным делом. Постоянное внимание к работникам чрезвычайно важно для поддержания высокого уровня производительности и трудовой морали.

Если ваша команда состоит из пяти или десяти человек, которые работают в разных подразделениях, то руководители подразделений должны еженедельно встречаться с каждым сотрудником и оценивать степень его приближения к реализации приоритетов. На таких встречах, продолжающихся около пятнадцати минут, уточняются обязанности работника в контексте задач команды. Сотрудник готовит к назначенной встрече отчет о своей работе, что позволяет вести предметный разговор, с тем чтобы каждый работник чувствовал моральную поддержку своих усилий по достижению экономических приоритетов фирмы.

На первый взгляд может показаться, что это создает для вас излишнюю нагрузку, однако необходимо учитывать две вещи. Во-первых, встреча с каждым сотрудником длится лишь пятнадцать минут, а во-вторых, беседы проводят главным образом начальники подразделений.

Поскольку каждый член команды чувствует внимание к своей личности, это положительно сказывается на моральной обстановке в коллективе.

Если вы индивидуальный предприниматель, такие встречи, естественно, не нужны, но держать отчет перед самим собой все-таки полезно для уточнения своих экономических и личных приоритетов. Если же у вас имеется небольшой штат, личные встречи с каждым сотрудником для сверки приоритетов необходимо проводить раз в неделю (или хотя бы раз в месяц). Следите за тем, чтобы люди заранее готовили к этим встречам отчеты о своей работе. Вы сами будете удивлены, когда поймете, что время на этих встречах не растрачивается впустую, а, наоборот, экономится. Кроме того, члены команды будут относиться к вам с бо́льшим уважением за то, что вы уделяете им свое внимание, которого им так хочется, пусть даже это всего 15 минут в неделю.

Совещание, посвященное ежеквартальному анализу работы

До сих пор все обсужденные нами виды совещаний касались производительности и сосредоточенности на миссии. Однако мы пока не затрагивали результаты и качество работы.

В ходе ежеквартального анализа тщательно изучается в том числе и отношение каждого члена команды к работе. Вас интересует, часто ли они опаздывают, допускают ли брак и как помочь им преодолеть эти недостатки. Такие беседы представляют собой сочетание управленческих мер и наставничества. Руководитель подразделения помогает подчиненным понять, как построить профессиональную карьеру. Ежеквартальные отчеты можно приурочить к начислению премий и повышению зарплаты.

Ежеквартальный анализ дает возможность каждому сотруднику оценить свою работу. Как правило, эти беседы носят позитивный, но открытый и прямой характер, что создает естественную и здоровую атмосферу для обучения и совершенствования. Они длятся несколько дольше, и материалы к ним готовят предварительно как сами сотрудники, так и руководители.

Как следует из самого названия, ежеквартальный анализ работы проводится раз в квартал.

Пять видов совещаний, которые трансформируют предприятие и наведут порядок в организационных и операционных расходах

Пять видов совещаний, с которыми вы познакомились, помогут росту вашего малого бизнеса. Разумеется, существуют и другие их виды, но вам будет достаточно общих совещаний, совещаний руководства, совещаний по подразделениям, личных собеседований с сотрудниками и совещаний, посвященных ежеквартальному анализу работы, для того чтобы получать неискаженную важную информацию из первых рук и за счет этого повышать эффективность работы.

Говоря об эффективности, я имею в виду энергию, воздействующую на крылья и двигатели. Эта энергия используется для увеличения размера крыльев и тяги двигателей, благодаря чему возрастает доходность бизнеса. Поэтому ее можно рассматривать как инвестицию, в то время как энергию, используемую внутри фюзеляжа (что тоже бывает необходимо для решения административных задач), следует относить к затратам, поскольку она не дает непосредственной финансовой отдачи.

Когда энергия членов команды направлена на крылья и двигатели, она не утяжеляет фюзеляж самолета. Именно поэтому задача сценария менеджмента и производительности заключается в том, чтобы перенаправить энергию, находящуюся внутри фюзеляжа, на создание подъемной силы и таким образом уменьшить соотношение между накладными расходами, тормозящими движение, и подъемной силой, создаваемой крыльями и двигателями.

В точности скопированный сценарий, описанный здесь, может не совсем подойти вам. Поэтому используйте приведенные образцы и шаблоны лишь в качестве ориентиров для создания собственного сценария. Могу вас заверить: он принесет вам гораздо лучшие результаты, чем те системы, которые предлагают консалтинговые фирмы за шестизначные суммы.

Смогут ли перечисленные пять видов совещаний заменить собой все другие?

Ознакомившись с предложенными пятью видами совещаний, вы можете ощутить некоторые сомнения. Неужели их можно втиснуть в расписание вдобавок ко всем остальным делам? Мне ваши чувства понятны. Но, повторюсь, эти совещания должны заменить собой многое из того, что уже