Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения - Татьяна Евгеньевна Новикова

class="p1">Сделать проходы уютными для работы удается редко, но возможно, если они идут вдоль окна. Так их можно использовать для коротких интервалов индивидуальной работы. Или для ожидания, смены обстановки, переключения активностей, когда между встречами срочно нужно ответить на сообщения, доделать презентацию, не занимая при этом целое рабочее место.

Но поскольку по коридорам постоянно ходят люди, то лучше использовать кресла с высокими спинками. Или легкие вертикальные мобильные перегородки, по высоте закрывающие сидящего человека. А также растения. Они добавят положительных эмоций, улучшат самочувствие, помогут создать эффект изолированности, при этом не будут препятствовать проникновению света.

Столы самого рабочего места не обязательно делать привычно прямоугольными. Столешницы могут быть трапециевидными, треугольными или более сложных форм. Для этого состыкуйте или раздвиньте столы в общее командное пространство. Подвижная мебель и гибкая планировка позволяют менять расположение столов и дистанцию между участниками группы при изменении ее состава и размера. При таком варианте освещение и подключение к электричеству должны быть всегда легко доступны.

Права на изображение: Максим Лоскутов, Офис «Брусника»

Комфортное рабочее место может включать эргономичное кресло с хорошим прилеганием к спине, набором регулировок по высоте, глубине и откидыванию спинки. Важно, чтобы были подлокотники. Они позволяют распределить нагрузку по разным участкам тела. А подголовник снимет напряжение с шеи.

Но он должен хорошо подстраиваться под рост и положение головы.

Обратите внимание на расположение монитора. Оптимально, когда он на уровне глаз.

Рекомендую установить держатели для монитора или подставку, чтобы регулировать высоту. Держатель позволит удобно разместить несколько дисплеев на одном рабочем месте и поворачивать их под комфортным углом. Подробнее об эргономике рабочего места я расскажу чуть позже.

Зоны для проведения конференций и обучения

В больших динамичных компаниях тренинги, мастер-классы и презентации проходят регулярно. Поэтому рекомендую проектировать отдельное пространство для обучения.

У всех компаний разная площадь офиса и различные возможности. Исходя из этого, выбирайте оптимальный для себя вариант. Есть три решения, как это реализовать:

1. Оборудовать отдельный лекторий или конференц-зал.

2. Спроектировать многофункциональное пространство и использовать его для проведения обучающих, неформальных мероприятий, презентаций и встреч с разным количеством участников.

3. Если отдельного помещения для мероприятий нет, можно использовать уже имеющиеся пространства. Например, места для неформального общения, переговорные или зону питания.

Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс»

Какой бы вариант вы ни выбрали, хорошим решением будет создание пространства-трансформера. Так можно быстро менять формат обучения: из лекции в обсуждение с группой, из самостоятельной работы в презентацию или парный проект. Чтобы быстро переключаться между режимами, вся мебель, перегородки и оборудование в таком пространстве должны быть мобильными. Как столы, которые легко сложить или разложить, создав универсальную рабочую зону.

Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс»

Или легко складывающиеся на специальную тележку с креплениями кресла, когда они не нужны. Такой метод хранения называется штабелированием. Вообще, креслам в зоне обучения стоит уделить особое внимание. Они должны быть износостойкими и удобными, чтобы люди могли несколько часов слушать лекцию, не испытывая боль и напряжение.

Если цель – создать неформальную атмосферу для обучения или мастер-классов, то подойдут трибуны, подушки и пуфики.

Многие производители мебели предлагают комплексные решения для оснащения таких зон: модули, из которых выстраивается подиум, мобильные платформы, куда интегрируется экран для демонстрации или доска для записей, пуфы, акустические панели. С помощью такой системы можно оборудовать помещение для обучения, рассчитанное на любое количество участников. И легко изменить его конфигурацию при необходимости.

Помимо функционального оснащения зоны для обучения обязательно продумайте ее техническое оснащение. Например, блоки питания для зарядки мобильных устройств. По опыту знаю, что вам также понадобятся:

• микрофоны для больших помещений;

• экран для демонстрации видео;

• колонки;

• проектор и проекционный экран;

• маркерные доски или флипчарты.

Если мероприятия нужно транслировать онлайн, например, для обучения сотрудников других офисов, то необходимо обеспечить идеальный звук и картинку. И продумать сценарии освещения. Они нужны, чтобы с помощью света акцентировать внимание на важном – флипчарте, экране, презентационных материалах в руках спикера и т. д.

Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс», офис «Авито»

Зоны видеоконференций

Онлайн-формат прочно вошел в нашу жизнь. Представить себе работу без совещания по видеосвязи уже сложно. По статистике, самым популярным сервисом в России с долей 67,5 % остается Zoom. На втором месте Skype – с долей 44,3 %. На третьем – Яндекс. Телемост, который занял 19 % рынка, что почти втрое больше, чем раньше[20].

Конечно, провести такой звонок можно где угодно. Но если мы говорим про офис, то лучше использовать отдельное помещение или кабинки. Так вы не помешаете своим коллегам работать, а вас не будет отвлекать дополнительный шум.

Размер помещения или кабинки определяется количеством людей на встрече. У одних созвоны проходят тет-а-тет. У других – в формате на три-пять или даже семь-девять человек. Если проводите разные встречи, то подготовьте несколько переговорных под разный размер групп. Не забудьте о техническом оснащении. Важно расположить камеры и дисплеи так, чтобы звук и изображения следовали за выступающими и полностью передавались всем участникам по обе стороны экрана. И позаботьтесь об устойчивом соединении интернета.

Сейчас технологии позволяют быстро и гладко выводить данные на большие экраны с разных компьютеров или мобильных устройств, например, используя приложение Miracast. Это делает офисные встречи эффективнее, а информацию доступнее. Используя функцию «поделиться экраном», вы дадите возможность всем участникам видеть информацию на своем компьютере вне зависимости от местоположения.

Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс»

И не забывайте делать запись встреч и их расшифровку. Это поможет тем, кто по какой-то причине не смог присутствовать на собрании, узнать актуальную информацию. Тут в помощь вам нейросети. Например, Fireflies[21] или tl; dv[22] делают видео-, аудиозапись совещания, а также заметки и краткое резюме встречи. Очень удобно.

Зоны социализации: кафе, игровые комнаты и т. д

Я уже писала о том, что места социализации и неформальных встреч улучшают эмоциональный фон и повышают качество взаимодействия. Если вы сейчас подумали о том, что в таких местах люди забудут про работу и начнут отлынивать, то нет. Чаще всего общение заканчивается обсуждением рабочих вопросов, поскольку это в зоне интересов всех сотрудников. Они хотят делиться своими идеями, передавать знания и быть полезными другим. Именно в зонах социализации формируется