Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения - Татьяна Евгеньевна Новикова

Границы помогут эффективнее решать конфликты

Если в офисе они происходят часто, то нужно больше личного пространства и физических барьеров для сотрудников. Так они будут чувствовать себя комфортнее и спокойнее.

Решать конфликты в открытом помещении сложнее, чем в отдельном. Когда это происходит на глазах у других, усиливается паника и стресс. Не говоря уже о том, что все перестают работать. В таких ситуациях лучше сначала сделать перерыв, а потом продолжить обсуждение в закрытом конфиденциальном пространстве. Это могут быть те же самые кабинки или отдельная закрытая переговорная. Лучше с низкими мягкими креслами или диванами. Они создают ощущение заземленности, снижают моторику, располагают к созерцанию и размышлению, понижают градус конфликта.

Используйте в таких кабинках или помещениях акустические панели. Они сгладят повышенные тона, сохранят конфиденциальность, защитят окружающих от стресса. Конечно, это не избавит в ту же минуту от конфликта, не заменит психологического комфорта и поддержки коллег, но позволит проходить подобные ситуации мягче и спокойнее.

В сложных ситуациях поддержка коллег крайне важна. Когда есть уверенность в том, что они отнесутся с сочувствием и пониманием в болезненных ситуациях, порог стрессоустойчивости вырастает.

Расширение сети контактов и установление связей с другими позволяют чувствовать себя на работе устойчивее. Устанавливая неформальные связи, люди быстрее решают проблемы и чаще обращаются друг к другу за помощью.

Границы влияют на взаимодействие сотрудников. Если уберете границы, то повысится уровень взаимодействия, а расставите – появятся препятствия. Работает это просто: когда люди друг друга видят, им гораздо легче начать разговор. Заметили, например, кого-то полезного и обратились к нему с вопросом. И вот вы уже обсуждаете важную задачу или идею, про которую неожиданно вспомнили. Не заметили бы случайно – не спросили.

Итак, мы разобрали, что такое границы, какие они бывают и как их грамотно использовать, чтобы сделать офис уютнее, эффективнее, комфортнее. Теперь вы знаете, как повысить концентрацию сотрудников, увеличить время работы в потоке, снизить уровень шума и повлиять на взаимодействие людей.

Права на изображение: Алексей Санин, офис T-Space, Москва

Чтобы проще разобраться, где, как и какие границы расположить в своем офисе, помните: обратная связь и открытое обсуждение – вот основной источник информации для анализа и принятия решений при организации пространства. В конце книги я дам вам инструменты, которые помогут собрать информацию самостоятельно.

А вот для большой организации лучше пригласить консультантов. Они не только выслушают и зафиксируют ваши идеи, но и помогут их проанализировать, согласовать различные точки зрения и принять важные решения. С этим анализом вы расставите по местам все элементы и создадите такую планировку, которая сделает офис действительно функциональным.

С границами разобрались. Перейдем к следующему уровню планирования и проектирования пространства. Поговорим о его разделении на функциональные зоны, отвечающие целям, задачам и технологическим особенностям разнообразных рабочих процессов, индивидуальным потребностям сотрудников и команд.

Об этом и пойдет речь далее.

Глава 4. Функциональное зонирование

Чтобы реализовать эффективное зонирование пространства, нужно определить стратегические приоритеты бизнеса и цели дизайн-проекта. Именно они лежат в основе принципов оформления дизайна офиса.

Опираясь на приоритеты и цели, можно проанализировать действия, которые выполняют сотрудники, понять потребности людей и команд. А на основании собранной информации сформулировать техническое задание на проектирование и описать типовые функциональные зоны в офисе, которые помогут сотрудникам решать стоящие перед ними вопросы. Это непростая задача, но вполне выполнимая.

Для получения информации я провожу визуальный аудит пространства. Наблюдаю за тем, как люди в нем перемещаются, чем занимаются, где и с кем общаются. Так можно понять, как «работает» офис, что приводит к простою, зависанию и отвлечению от рабочих процессов, обнаружить характерные помехи и раздражители. Это могут быть шум, тусклое освещение, духота, неудобное расположение мебели, плохая навигация, недоступность подходящего места для встреч или свободного индивидуального рабочего места, неработающие инструменты, устаревшие правила и многое другое, что приводит к ежедневным сбоям и потерям.

Кроме того, полезно провести интервью и опросы сотрудников, стратегические сессии с руководителями и фокус-группы.

Собирая информацию, поинтересуйтесь у людей, что им нравится в существующем офисе, что они хотели бы сохранить, а что создает проблемы и требует изменений.

Для начала выделим в офисе пять основных функциональных зон для:

• групповой работы;

• индивидуальной сосредоточенной работы;

• встреч в формате видеоконференций;

• обучения;

• социализации и восстановления.

Разберем каждую зону внутри вдохновляющего офиса подробно. А потом поговорим о том, как организовать место для работы вне его стен.

Зоны групповой работы и мозговых штурмов

Чтобы спланировать зоны для групповой работы в своем офисе, нужно понимать:

1. Какие задачи вы и ваша команда планируете в них решать?

2. Сколько человек будет собираться и как часто?

3. Какова длительность встреч?

4. Какое оборудование необходимо?

5. Насколько обсуждаемая информация конфиденциальна?

6. Будет ли кто-то присутствовать онлайн?

7. Планируете ли вы двигаться в процессе работы и трансформировать помещение?

От ответов на эти вопросы зависит количество подобных зон в офисе, формат переговорных комнат, их размер и необходимое оборудование. Чтобы вам было легче определиться, я расскажу на примерах.

Часто проводите формальные переговоры или планерки? Тогда нужна классическая переговорная комната со столом посередине. Если позволяет площадь офиса, лучше сделайте эту зону в отдельном помещении.

Обычно формальную переговорную комнату делают большой, чтобы все точно поместились. Но собирается в ней реально восемь-десять человек, а то и вовсе двое.

Права на изображение: Максим Лоскутов, офис «Брусника»

Такие переговорные – частый источник неэффективного использования площадей. Лучше сделайте две комнаты поменьше, рассчитанные на количество реально приходящих на встречи участников. А если соберется большая группа, стену можно трансформировать и объединить два помещения в одно.

Или вместо закрытой переговорной используйте индивидуальные кабинки на четыре, шесть, восемь человек. Их можно расположить в любом месте офиса. Если важно сохранить конфиденциальность, то обязательно проверьте акустические параметры кабинки. Хорошая звукоизоляция позволит устранить помехи и не переживать, что обсуждаемое за закрытыми дверями разойдется по офису.

Если тема совещания не очень секретная, то можно создать динамичную зону для обсуждения в открытом или частично открытом пространстве.

Права на изображение: ООО «Офис Солюшнс», офис «Авито»

Тогда понадобятся перегородки, чтобы трансформировать помещение. Используйте также доску на колесиках – ее легко передвигать по офису и забирать вместе с ней свои записи со встречи.

Кстати, ежедневную планерку можно проводить стоя, чтобы