Офис работает на вас. Как превратить рабочее пространство в источник прибыли и вдохновения - Татьяна Евгеньевна Новикова

Для проведения мозговых штурмов, тренингов или стратегических сессий подойдет зона, где все предметы интерьера – мебель, стены и инструменты – легко двигаются и трансформируются.

Перед началом работы подготовьте эту зону вместе с командой. Так у вас включится внимание и творческое взаимодействие. Обязательно поставьте маркерную доску или флипчарты. Когда записываете идеи и решения, включается мелкая моторика и стимулируется генерация идей. Заметки на доске помогают собеседникам точнее понять, о чем идет речь, и активнее включиться в обсуждение.

Помните: чем больше пространство для визуализации, тем шире поле потенциальных решений. На стандартной школьной доске может разместиться пять-семь идей. Представьте, сколько их влезет на доску во всю стену. Это снимет искусственные ограничения с вашего творческого потенциала.

Если в группе свыше трех человек, установите в переговорной зоне большой монитор или телевизор. Тогда людям не придется толпиться вокруг одного маленького экрана компьютера. Поверьте, это очень неудобно и создает дополнительные трудности в восприятии информации.

Гораздо чаще запланированных совещаний и планерок в офисе происходят спонтанные встречи. Они выпадают из расписания, хотя и занимают значительную часть рабочего времени. А все потому, что не запланированы. Не забывайте о них. Обязательно организуйте небольшие зоны для общения двух-трех человек. Это могут быть ниши, отдельно стоящие кресла или более нестандартные варианты. Например, барная стойка или мягкие подушки.

Я часто видела, как из пуфиков и маркерных досок сотрудники быстро собирали себе место для встречи, когда возникала потребность срочно обсудить какой-то вопрос. Они выбирали свободное пространство в стороне от рабочих мест, отгораживались от коллег маркерными досками. Таким образом не мешали другим работать сосредоточенно и могли визуализировать идеи на доске. Благодаря этому плодилось множество подходящих решений. Они прорабатывались настолько детально, что принятый вариант понимали все без исключения.

Телефонные переговоры и срочные обсуждения в группе из двух-трех человек можно проводить на ходу. Мысль бежит за движением. А перемещение при обсуждении дел стимулирует поиск и принятие решений. И, что немаловажно, вы не застрянете надолго там, где не планировали.

Еще одна рекомендация.

Если у вас в офисе встречается много людей и команд параллельно, то востребованность зон для групповой работы будет очень высокой. Чтобы повысить их доступность, избежать заминок и накладок в расписании, подключите систему бронирования.

На картинке ниже представлена интерактивная карта офиса.

Благодаря такой карте сотрудники будут видеть доступность переговорных зон, их вместимость, легко смогут планировать групповые встречи, находить свободные места и нужных коллег. Ну а бонусом от применения такой системы станут данные бронирования. Используйте их для анализа занятости помещений в офисе, чтобы понять, какие пользуются наибольшей популярностью.

Зоны индивидуальной сосредоточенной работы

После пандемии изменился основной мотив посещения офиса. Если раньше все приезжали сосредоточенно поработать, то сейчас – для встреч с коллегами и партнерами. В связи с этим зоны групповой работы вытеснили часть индивидуальных мест.

Учитывая гибридный график и свободное посещение офиса, площадь индивидуальных рабочих мест сократили еще больше. И сделали их незакрепленными. Ведь если сотрудники ходят в офис не каждый день, смысл в персональных рабочих местах теряется. Вместо этого один стол по очереди могут занимать несколько человек. Коэффициент использования варьируется в зависимости от графика посещения. Такую систему теперь часто практикуют в больших компаниях. Ее еще называют hot-desking – «горячий стол». Любой может использовать незанятое рабочее место в зоне свободной рассадки.

Когда посещаемость неравномерная и используется система hot-desking, важно правильно рассчитать коэффициент рабочих мест к числу сотрудников. В такой ситуации делайте расчет исходя из средней загрузки и добавляйте буферную зону на вырост.

Посчитайте посетителей в пиковый и средний период загрузки. К средней добавьте количество новых сотрудников, планируемых к найму в ближайшие несколько лет. Эти места будут в основной рабочей зоне. К разнице между пиковой загрузкой и этим количеством приплюсуйте число гостей, находящихся в офисе временно – студенты, практиканты, командированные сотрудники. Так вы поймете, сколько рабочих мест нужно добавить в трансформируемых или многофункциональных зонах.

Если ошибочно рассчитать коэффициент соотношения рабочих мест к количеству сотрудников, то найти свободное место станет непросто. Это создаст перекос функциональных зон. Так не должно быть, ведь индивидуальная работа – все еще около 40 % от общего рабочего времени. Когда она занимает основную часть этого времени, лучше закрепить рабочие места за сотрудниками. Если в приоритете совместная работа, то можно оставить места незакрепленными.

Но из-за неравномерной посещаемости офиса спрогнозировать количество людей единовременно достаточно сложно. Если в пиковые часы посещений сотрудники придут в офис и не смогут найти себе место для работы, это негативно отразится на их продуктивности, эмоциональном состоянии, мотивации и посещаемости. Они сделают вывод, что лучше оставаться дома, хотя в другое время половина столов окажется свободной. В то же время, если столы будут пустовать, руководство решит, что офис используется неэффективно.

Глубокий анализ и вдумчивый подход к проектированию позволят вам учесть при рассадке особенности рабочих процессов и предпочтительное время посещения офиса сотрудниками. Например, объединить ячейки одной команды и отделить их от другой. Такое зонирование по функциональным отделам, где у каждого подразделения свое пространство, поддерживает коммуникацию внутри команды, учитывая индивидуальные потребности и графики сотрудников. Они могут решить между собой, кто и когда будет использовать доступные рабочие места.

Чем чаще люди контактируют, тем ближе располагайте их столы друг к другу. Для этого составьте карту взаимодействий. Также важно учитывать, как циркулирует информация.

Регулировать число доступных мест при свободном посещении офиса рекомендую с помощью системы бронирования, о которой мы уже говорили ранее. Данные отражаются в общем календаре. Коллеги смогут заранее сориентироваться, когда и где в офисе лучше расположиться или найти нужных людей.

Конечно, нелегко отказаться от личного рабочего места. Это непривычно, ведь большинству хочется иметь в офисе свой уютный уголок – обустроить его под себя, поставить фотографии на стол, а в тумбочке разложить папочки и тапочки. Но если выбирать между свободным посещением и личным пространством, многие предпочтут первое. А для любителей хранить в офисе свои вещи можно предусмотреть тумбочки или локеры – персональные шкафчики.

Права на изображение: Алексей Санин, офис «Авито»

Разместить незакрепленные персональные рабочие места для кратковременного использования и в период пиковой посещаемости можно в зонах, которым сложно придумать применение. Уверена, что у вас в офисе такие есть. Например, коридор.