Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков

Поэтому запрашивать обратную связь нужно всегда – и делать это явно, не рассчитывая, что «и так все понятно».

Не менее важно собирать фидбэк не только от команды, но и от других стейкхолдеров проекта. Это поможет узнать о проблемах, пока они в зародыше.

Наш ученик Денис сделал важное открытие после первого же опроса: по мнению финансистов, команда проекта вообще ничего не делала и всеми силами старалась это скрыть. Но их поддержка была важна, и Денис решил выяснить, что случилось. Оказалось, что сообщения о статусе проекта были написаны техническим языком и касались деталей разработки. Финансисты ничего не понимали и решили, что от них что-то скрывают. Как только коммуникацию сменили на более бизнесовую – все сразу наладилось.

Как именно запрашивать обратную связь? P3.express рекомендует направлять опросники, которые можно пройти анонимно. Так людям гораздо легче делиться своими опасениями и проблемами и сложнее якориться[39] на мнение других коллег. Для проведения опросов можно использовать онлайн-формы.

Примеры вопросов для оценки удовлетворенности команды:

• Комфортно ли вам общаться с участниками проекта?

• Цели проекта, на ваш взгляд, реалистичны?

• У вас есть целостная картина проекта? Вы понимаете свою роль в нем?

• Процесс управления проектом делает вашу работу более комфортной?

• Менеджер проекта вас достаточно поддерживает?

• У вас есть предложения по совершенствованию системы управления проектом?

• К вашему мнению прислушиваются?

• В целом, вы довольны работой в проекте?

• Вам комфортно работать в вашей команде?

• Как вы считаете, нуждается ли команда в тимбилдинге?

Для ответа предложите поставить оценку от 1 до 5 или выбрать что-то из списка: «совсем нет», «скорее нет», «50/50», «скорее да», «точно да». Не забудьте в конце опросника оставить место для свободного комментария, чтобы можно было добавить пояснения.

Рисунок 23. Пример опроса в онлайн-формах

Примеры вопросов для оценки удовлетворенности других стейкхолдеров проекта, например, заказчика, подрядчиков, поставщиков:

• Вам комфортно с нами коммуницировать?

• Процесс управления проектом для вас понятен и прозрачен?

• У вас всегда есть четкое понимание того, что мы делаем?

• У вас есть четкое понимание наших планов?

• У вас есть предложения по тому, как улучшить процесс управления проектом?

• В целом, хотели бы вы продолжить работу с нами в рамках других проектов?

Эти вопросы – не единственно возможные. Используйте их как ориентиры для составления своих. Вы лучше знаете контекст и то, что может беспокоить стейкхолдеров.

Иногда люди проходят опрос вяло, «для галочки», а то и вовсе отказываются это делать. Постарайтесь нащупать тот способ передачи обратной связи, который будет комфортен и понятен всем участникам проекта. Нет смысла каждый месяц отправлять опросники, которые никто не заполняет, и потом грустить по этому поводу.

ПОПРОБУЙТЕ В СИНХРОННОМ РЕЖИМЕ – ВЫДЕЛИТЕ ПЯТЬ МИНУТ НА ЗАПОЛНЕНИЕ ОПРОСНИКА НА ВСТРЕЧЕ ИЛИ СОЗВОНЕ И ЗАТЕМ ОБСУДИТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.

Есть и другие варианты: попросите прислать в чат стикер или цифру от 1 до 5, проведите созвоны один-на-один. Не бойтесь креативить: поштормите с командой или коллегами, чтобы пополнить копилку идей для оценки удовлетворенности.

Например, подписчица pmclub и руководитель проектов Ирина адаптировала этот инструмент таким образом: в конец еженедельных отчетов добавила форму с вопросами по ощущениям от проекта – что нравится, что оставить, что улучшить и что убрать. Команда знает правила: Ирина направляет отчет в понедельник и до среды можно оставить обратную связь. Затем она лично разбирает ответы и приоритизирует те, которые требуют действия.

Результаты оценки удовлетворенности занесите в Реестр «Здоровье проекта», который до этого использовали на шагах A07 – Провести ревью запуска проекта и B02 – Провести ежемесячное ревью, чтобы было легко узнать всю историю опросов из одного документа и отследить, как меняются ответы от цикла к циклу.

E02 – извлечь уроки и запланировать улучшения

ПОСЛЕ СБОРА ОТВЕТОВ НА ОПРОСНИК ПО ОЦЕНКЕ УДОВЛЕТВОРЕННОСТИ, ПРОВЕДИТЕ РАБОЧУЮ ВСТРЕЧУ СО ВСЕЙ КОМАНДОЙ. ЗАПЛАНИРУЙТЕ УЛУЧШЕНИЯ НА ОСНОВЕ ПОЛУЧЕННОЙ ОЦЕНКИ И ОБМЕНЯЙТЕСЬ ИЗВЛЕЧЕННЫМИ ЗА МЕСЯЦ УРОКАМИ.

Руководство P3.express

Перед тем, как писать про этот шаг, я решил посмотреть комментарии, которые к нему оставляют слушатели нашего курса по P3.express[40].

Там есть небольшой вопрос для рефлексии: умеет ли ваша команда проводить ретроспективу – встречу по анализу проделанной работы и извлечению уроков? Я ожидал, что почти 100 % ответов будут положительными. Мне казалось, что это такая популярная практика, что буквально все ее используют.

Но, пролистав пару десятков ответов, я заметил, что «нет» тоже встречается довольно часто.

Тогда я решил посмотреть все ответы, которых было больше 300. Выяснилось, что 40 % комментаторов ответили отрицательно! Дополнительно они отмечали, что либо никогда не проводили ретро, либо в компании не принята такая практика.

Еще часть извлекают уроки после завершения проекта. Хорошие новости, но как это поможет уже закрытому проекту? Никак. По факту такая ретроспектива – это post-mortem[41].

Более практичный вариант – провести извлечение уроков на «Закрытии цикла». Часть работы уже проделана, а значит, есть, что проанализировать. А в следующем цикле вы сможете внедрить улучшения. Выдумывать и вспоминать ничего не надо, у вас уже есть с чего начать.

Взгляните на ваш Реестр последующих действий – возможно, какие-то риски из него уже реализовались, какие-то проблемы разрешились, и теперь вы знаете, как следует поступить в следующий раз, чтобы не повторить ошибку. Выводы, которые вы сделали и сможете использовать в дальнейшей работе или проектах, – и есть извлеченные уроки.

Кстати, уроки – это не всегда про неудачу. Если у вас что-то отлично сработало – это тоже урок: так можно и нужно делать. Например, вы зафиксировали в календаре регулярную встречу с заказчиком, и он стал быстрее давать обратную связь и дружелюбнее общаться. Почему бы не использовать эту идею в других проектах?

Как зафиксировать полезные выводы? Можно на соответствующей карточке поставить тэг «Извлеченный урок», создать на доске отдельный столбец с уроками – как на рисунке столбец «Занесен в Базу знаний», или вынести такие элементы на отдельный лист, если вы ведете реестр в таблицах.

Рисунок 24. Пример отражения извлеченного урока на доске с Реестром последующих действий в таск-трекере Weeek

Уточните у команды, есть ли еще уроки, которые не были зафиксированы. Их тоже нужно занести в Реестр последующих действий.

Дальше откройте Реестр «Здоровье проекта» и посмотрите результаты оценки удовлетворенности. Упс, больше половины команды не уверены, что к ним кто-то прислушивается. Кажется, на инициативу рассчитывать не приходится. Отличный повод обсудить ситуацию и подумать, следует ли что-то изменить.

Рисунок