Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков

1. «Предлагаем оценить удовлетворенность результатами и ходом ведения проекта по шкале от 1 до 10.

2. Из количества промоутеров (те, кто поставили 9-10) вычитаем количество критиков (кто поставил от 1 до 6).

3. Делим на общее количество участников опроса.

4. Умножаем на 100 %[47]».

Таким образом получается значение в диапазоне от -100 % до 100 %. Чем оно выше, тем лучше.

После сбора ответов проверьте, можно ли из них извлечь уроки. Если да, сформулируйте выводы и занесите в Реестр последующих действий. Поставьте себе задачи, появившиеся благодаря F02 – например, отправить отделу обучения заявку на курс по фасилитации. А сами результаты сохраните в Реестре «Здоровье проекта». С ним вы продолжите работу на следующем шаге.

F03 – сделать ревью этапа закрытия

ПОПРОСИТЕ МЕНЕДЖЕРА ИЛИ ЭКСПЕРТА ПО ПРОЕКТНОМУ УПРАВЛЕНИЮ В ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ ВАШУ ПРОЕКТНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СО СТОРОНЫ И ДОБАВЬТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ЭТОЙ ОЦЕНКИ В РЕЕСТР «ЗДОРОВЬЕ ПРОЕКТА».

Руководство P3.express

Не хочу нагнетать, но в каком-то смысле закрытие проекта – самый ответственный этап. Ошибки планирования реально исправить в ходе работы, ошибки реализации – в ходе следующего цикла. А когда вы будете исправлять недочеты, пропущенные на этапе закрытия?

Выкатили сырой продукт – пострадают пользователи. Не собрали обратную связь с команды – другой такой возможности может и не быть. Не объяснили заказчику, к кому идти с проблемами – ожидайте стресс: если что-то пойдет не так, дергать будут вас. А вы уже забыли детали и вообще заняты другими делами.

Попросите другого проджекта пройти с вами этот шаг и убедиться, что вы все сделали правильно и готовы закрывать проект.

Вот примеры тем, которые стоит обсудить с ним в ходе этого ревью:

• Вы утвердили и передали продукт? Перенесли все на ресурсы заказчика, получили документальное подтверждение приемки результатов?

• Передали ли вы документацию – пользовательскую, техническую, проектную? Проверьте, что об этом сказано в договоре.

• Понятно ли, как использовать продукт? Заказчик и пользователь – часто разные люди. Убедитесь, что последние понимают, как работает продукт.

• Если остались дополнительные работы, четко ли они перечислены и утверждены? Вы могли договориться, что какие-то задачи будут решены за рамками проекта. Убедитесь, что все стороны понимают, как это будет происходить.

• Вы провели финальную оценку удовлетворенности стейкхолдеров? Если вы последовательно проходили шаги, то наверняка сделали это, но лучше себя проверить и вернуться, если пропустили этот момент.

• Готовы ли документы проекта к архивации? Идеально, если вам удавалось всегда поддерживать документы в актуальном состоянии, но лучше проверить, так ли это.

СТАРАЙТЕСЬ ПРОХОДИТЬ КАЖДОЕ РЕВЬЮ С НОВЫМ МЕНЕДЖЕРОМ. ЭТО СНИЗИТ ЭФФЕКТ ЗАМЫЛЕННОСТИ И ПРИВНЕСЕТ В ВАШ ПРОЕКТ ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ ЭКСПЕРТНОСТЬ.

Меня иногда спрашивают: а где я возьму столько менеджеров? У нас в департаменте их всего три. Рассказываю, как быть.

Во-первых, привлекайте менеджеров из других департаментов. Даже если вы работаете в единственном проектном офисе в вашей компании, это не значит, что больше никто из коллег не делает проекты.

Во-вторых, ищите на рынке. Обратите внимание на профессиональные сообщества и на сайты с менторами, например Эйч, Solvery и Getmentor. Зачастую опытные проджекты консультируют других бесплатно. Я и сам как-то провел более пятидесяти менторских сессий просто из интереса.

Вы тоже можете так сделать – зарегистрироваться на одной из платформ и начать помогать другим своей экспертностью. Быстро прокачаете и насмотренность, и нетворк. Рекомендую!

А в сообществе выпускников pmclub мы завели традицию «ламповых ревью» – созвонов по пятницам, где обмениваемся опытом и даем друг другу обратную связь. Плюс в том, что рекомендациями делятся сразу несколько специалистов из разных индустрий и не надо переживать за мнение коллег.

По результатам ревью составьте список задач, которые вам нужно выполнить для окончательного закрытия проекта. Это могут быть расчеты, подписание или актуализация документов, сбор обратной связи и исправление любых других недочетов, которые вы с ревьюером обнаружили.

F04 – заархивировать проектную документацию

ТЕПЕРЬ, КОГДА МЫ ПРИБЛИЖАЕМСЯ К ЗАКРЫТИЮ ПРОЕКТА, ПРИШЛО ВРЕМЯ ЗААРХИВИРОВАТЬ ВСЕ ЕГО ДОКУМЕНТЫ.

Руководство P3.express

Мой знакомый Борис работал проджектом – отвечал за организацию конференции на 4000 человек.

Несколько лет все шло как по маслу: топовые спикеры, восторженные отзывы в социальных сетях, хорошая прибыль. Сама работа тоже как-то устаканилась, и вклад Бори перестали замечать.

Он заскучал, приуныл и решил сменить работу. Руководство не пыталось его удержать: «и так все нормально работает, нового проджекта наймем, проблем не будет». С передачей дел заморачиваться никто не стал.

В итоге конференцию пришлось пересобирать заново, попутно наступая на все грабли. Оказалось, что отлаженный процесс, контакты, риски – все было только в голове Бориса. Новому проджекту в наследство достались лишь пара презентаций и таблиц. Мероприятие состоялось, но уже не того масштаба.

Это не история какого-то исключительного саботажа со стороны бывшего сотрудника. Наоборот, вполне типичная ситуация: уходит человек, а вместе с ним – знания.

Почему? Есть несколько причин: в компании нет общепринятых инструментов для организации и хранения информации – все разбросано по доскам, почтам, мессенджерам и хранилищам. Уволившемуся сотруднику моментально блокируют доступы и у него не остается шансов систематизировать свои наработки, а поделиться знаниями ему и не с кем – замену еще не нашли, остальным не до того. Я не сгущаю краски, я не раз был свидетелем и даже участником подобных историй.

С компаниями понятно, а в чем ваша заинтересованность в сохранении архивов? На эту тему классно высказался ученик pmclub Александр Огарев: «Если остались заметки, актуальные версии документов, чек-листы, то следующий проект (похожий по масштабу и задачам) идет быстрее: есть с чем свериться, что-то переиспользовать, проще избежать прежних ошибок. Это особенно важно, когда команда частично меняется или часть экспертности теряется из-за паузы между проектами».

НЕ ТЕРЯЙТЕ СВОЙ ОПЫТ – СОХРАНЯЙТЕ И ПЕРЕИСПОЛЬЗУЙТЕ ЕГО.

Для этого аккуратно архивируйте каждый проект: дополните и соберите все материалы в одном месте.

Вот что стоит учесть:

1. Убедитесь, что архив находится в безопасном месте и доступен только для чтения, а система резервного копирования настроена корректно – чтобы со временем не обнаружить, что ваши данные пропали.

2. Проверьте, чтобы названия файлов имели смысл. Названия типа «Папка 1», «Версия 2» – не предел мечтаний: завтра вы не вспомните, что там внутри.

3. Сохраняйте материалы в формате, который будет доступен для чтения, даже если компания поменяет софт.

4. Еще раз убедитесь, что содержание файлов понятно людям, не имеющим отношения к проекту. Архивом могут воспользоваться и через год, и через два. Кто из команды к тому времени продолжит