Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков

Также темы для обсуждения и планирования улучшений могут подкинуть результаты опроса заказчика или других стейкхолдеров. Как в случае Дениса из предыдущей главы.

ДЛЯ ПОИСКА ВЫХОДА ИЗ СИТУАЦИИ ПРИВЛЕКИТЕ РЕЛЕВАНТНЫХ СТЕЙКХОЛДЕРОВ. БЛАГОДАРЯ УЧАСТИЮ БОЛЬШЕГО КОЛИЧЕСТВА ЛЮДЕЙ МОЖНО ПОЛУЧИТЬ БОЛЕЕ РАЗНООБРАЗНЫЕ И КАЧЕСТВЕННЫЕ ИДЕИ.

А еще люди охотнее поддерживают те решения, которые они сами же и предложили.

СЛОЖНОСТЬ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ В ТОМ, ЧТО, СОБРАВ МНОГО ЛЮДЕЙ В ОДНОЙ КОМНАТЕ И ДАВ КАЖДОМУ ВОЗМОЖНОСТЬ ВЫСКАЗАТЬСЯ, ВЫ РИСКУЕТЕ ЗРЯ ПОТРАТИТЬ ВРЕМЯ.

Самые громкие участники забьют эфир, а более тихие промолчат и уйдут недовольными. Чтобы избежать проблем, не пускайте встречу на самотек.

Я предлагаю для поиска решения использовать вариант метода Дельфи[42].

1. Соберите команду, онлайн или офлайн.

2. Объясните цель и технику проведения встречи.

3. Обозначьте проблему так, чтобы с ее формулировкой были согласны все участники.

4. Попросите анонимно записать все варианты решения проблемы (один стикер – одно решение).

5. Соберите стикеры, объедините похожие идеи и составьте общий список идей.

6. Уточните, нужно ли что-то дополнить.

7. Попросите команду проголосовать за лучшие решения.

8. Посчитайте голоса и конкретизируйте, как вы будете использовать выработанные решения.

9. Результаты занесите в Реестр последующих действий.

Рисунок 26. Пример голосования с точками на флипчарте

К концу шага E02 вы поймете, какие результаты работы можно считать хорошей практикой, как не повторить ошибок в дальнейшем и улучшить подход к работе в следующем цикле.

E03 – направить фокусированную коммуникацию

ОТПРАВЬТЕ СООБЩЕНИЕ ВСЕМ ЧЛЕНАМ КОМАНДЫ, ЧТОБЫ РАССКАЗАТЬ ИМ О ДОСТИГНУТЫХ ЗА МЕСЯЦ РЕЗУЛЬТАТАХ И ПОБЛАГОДАРИТЬ ИХ ЗА ВКЛАД В РАБОТУ.

Руководство P3.express

Вот и снова ваш, надеюсь, уже любимый шаг – направить фокусированную коммуникацию. Разработчики P3.express не зря уделяют ей такое внимание: каждый пятый проект терпит провал из-за проблем с коммуникациями[43].

В начале года Лена стала директором по маркетингу таск-трекера и вскоре приступила к первому проекту в новой роли – созданию глоссария по управлению проектами. Это была задача на стыке дизайна, разработки и контент-маркетинга. Новый стек для Лены, сжатые сроки, а тут еще и новая команда, доверие которой только предстоит заслужить.

Лена выстроила работу по P3.express и разбила проект на четыре цикла, а фокусированная коммуникация помогла ей наладить взаимодействие с командой. В конце каждого месяца Лена находила слова благодарности для каждого участника и делилась результатами проекта, которые уже удалось получить.

Сначала общалась с дизайнерами – благодарила за быструю и качественную работу. Затем – с командой разработки, также подчеркивая слаженность и скорость. После этого выходила к контент-команде: предупреждала о скором старте, просила закрыть оставшиеся задачи и обещала буфер на этапе раскатки.

Рисунок 27. Пример коммуникации на завершении цикла

Все коммуникации были четкими, с фокусом на цель конкретного этапа и признание вклада команды. Это сильно повлияло на мотивацию: команда была полностью готова к старту, а девочки в контенте были максимально заряжены на результат. Лена подготовила шаблон ТЗ, чек-листы для написания и верстки, а процессы работы с текстами и публикации выстроила параллельно.

Такой подход помог поддержать мотивацию всех участников и плавно подготовиться к обновлениям. Результаты не заставили себя ждать.

Рисунок 28. Пример коммуникации на завершении цикла

Я хочу передать вам совет от Лены:

«ГОВОРИТЕ В МИРЕ ЧЕЛОВЕКА».

Это значит, сообщайте о том, что важно конкретно этому человеку и теми словами, которые ему понятны.

А вот еще пара советов, которые помогут написать коммуникацию так, чтобы ее прочитали и поняли:

Фокусируйтесь на достижениях, а не на проделанном объеме работы. Если, конечно, не хотите, чтобы, как пел классик, «мерилом работы считали усталость»[44].

Избегайте канцеляризмов и новояза. Даже если вы работаете в канцелярии управления делами администрации департамента производительности, вас окружают живые люди, и ваша задача – донести им информацию, а не нагнать важности и тумана. Фразы «в целях повышения эффективности» и «в рамках реализации приоритетных направлений деятельности» лучше приберечь для служебных записок или вообще не использовать.

Пишите лаконично. Если члены вашей команды захотят почитать роман, они могут сходить в книжный. Соревноваться с Толстым и Достоевским в жанре фокусированной коммуникации не стоит.

БУДЬТЕ СОБОЙ. ВСЕГДА ПРИЯТНО ЗА СТРОКАМИ НА ЭКРАНЕ ВИДЕТЬ ЧЕЛОВЕКА С ЭМОЦИЯМИ И ПЕРЕЖИВАНИЯМИ.

Раздел 8. Закрытие проекта

Мне хотелось бы написать, что теперь, когда вы перешли к Закрытию проекта, пора выдохнуть и порадоваться успехам. Но расслабляться еще рано. Как минимум, вам предстоит ответственный шаг – передать результаты проекта.

Если вы следовали всем рекомендациям из книги, то Закрытие должно пройти более менее плавно. В противном случае будет сложнее. Начнут вскрываться все нюансы разом: окажется, что не все задачи действительно готовы, объявится стейкхолдер с новыми требованиями, пользователи будут жаловаться, что ничего не понятно. А вы окажетесь в неловкой ситуации – вы же говорили, что все почти сделано.

После запуска системы расчетов оплаты труда Phoenix в 2016 году десятки тысяч сотрудников федерального правительства Канады столкнулись с ошибками начисления зарплаты[45]. Часть сотрудников не получили денег вообще, часть получили больше или меньше нужной суммы. Вскоре стало понятно, что система неработоспособна, но вернуться к старой было уже невозможно. Спустя десять лет Phoenix продолжает работать некорректно, а проблемы с выплатами копятся и не решаются годами.

Это яркий пример того, как передача результата проекта в эксплуатацию обернулась катастрофой. И это не единичный случай.

Поэтому, лучшее, что вы можете сделать для подготовки к Закрытию – это качественно поработать до этого этапа. Вам и так надо будет почистить оставшиеся незамеченными хвосты и добиться подписей на закрывающих документах – не оставляйте технические вопросы на последний момент.

Даже если ваш продукт получился совершенным, все равно уделите внимание шагам Закрытия. Вы вложили все силы в проект не для того, чтобы на последних шагах оступиться и скомпрометировать результаты проделанной работы. Мой друг Антон Околелов так случайно отправил заказчику готовый интернет-магазин, в котором описание товаров было заполнено шуточным текстом из серии: «Маркс и Энгельс пошли погулять…»[46]. Было неловко.

Также шаги Закрытия – это отличная возможность подвести итоги со всеми стейкхолдерами и договориться о дальнейших планах.

К концу этапа как раз будет время выдохнуть и от души отпраздновать успехи. Давайте поговорим, как дожить до этого момента.

F01 – передать продукт

Когда проект завершен, мы должны утвердить продукт у