Не усложняй! Управление проектами по методу P3.express - Дмитрий Аркадьевич Ильенков

Руководство P3.express

Прежде всего морально подготовьтесь к этому шагу. Сделайте глубокий вдооооох и выыыыдох. А теперь погнали.

Обычно F01 – самый сложный и нервный шаг на Закрытии проекта. Я только рад, если для вас это не так. Скажем, вы провели классное мероприятие – это и был ваш «продукт», и теперь вам остается написать пару писем, чтобы рассчитаться с подрядчиками. Идеально!

С теми же IT-продуктами ситуация часто выглядит иначе: продукт готов, но стейкхолдерам все хочется еще что-то улучшить, доделать, проверить. В итоге они откладывают подписание документов и расчеты. Или продолжают возвращаться с новыми вопросами. Это раздражает и высасывает энергию. Вам потребуется еще немного настойчивости, чтобы проект перестал болтаться где-то в шаге от закрытия и окончательно завершился.

Хорошая идея – разработать для себя чек-лист, по которому будете подводить итоги работы. Это поможет не упустить самое важное.

Перед подготовкой такого чек-листа проверьте, что:

• вы знаете, кто принимает продукт – отвечать за приемку должен один человек, иначе процесс затянется, потому что все причастные к проекту захотят что-нибудь уточнить;

• все понимают, как будет происходить процесс передачи, какие приемочные работы и тесты нужно провести;

• есть план реагирования на случай, если что-то фатально пойдет не так;

• зафиксирован период, в течение которого вы оказываете поддержку и отвечаете на вопросы по продукту заказчику и пользователям;

• определен специалист, который будет реагировать на запросы по продукту – и всем понятно, как с ним связаться;

• пользователи обучены работе с продуктом или понятно, как будет происходить обучение и кто за него отвечает;

• есть список документации и доступов, которые понадобится передать;

• вы знаете, какие бухгалтерские документы нужно оформить и чьи подписи получить.

Теперь пора прописывать конкретные пункты: передать логин и пароль от платформы Анне, подписать акт у Веры и так далее. Если в компании уже накопились знания по передаче продукта и закрытию проекта – в архивах, или кто-то из коллег проходил этот этап – обязательно воспользуйтесь этой информацией и дополните свой список.

В целом, секрет безболезненного прохождения этого шага заключается в выстроенных отношениях со стейкхолдерами.

На протяжении всего проекта поддерживайте связь с теми, от кого будет зависеть успех приемки и использования продукта. Они должны понимать конечную цель, видеть историю разработки продукта, давать обратную связь. Недаром в проекте так много точек касания со стейкхолдерами – фокусированная коммуникация, отчеты, оценка удовлетворенности, приемка готовой работы.

Даже если что-то пойдет не так, вам будет гораздо легче решить вопросы, если работа над проектом была прозрачна для участников. Они отнесутся с большим пониманием к задержкам или сложностям, если с самого начала будут видеть, что команда ответственно подходит к проекту.

Своей команде я говорю:

«Правильный процесс работы не застрахует вас от провала проекта, просто потому, что не все идеи выстреливают. Но правильный процесс даст вам гораздо больше – возможность сохранить доверительные и уважительные отношения между всеми участниками».

Почему важно ориентироваться на долгосрочные отношения?

Все просто: после проекта, даже неудачного, жизнь не заканчивается!

В 2011 году стартап Tiny Speck выпустил игру Glitch, но она не нашла свою аудиторию, провалилась и была закрыта в 2012-м. Как только у команды появилась идея для пивота, инвесторы Tiny Speck, которые только-только потеряли немалые деньги, были готовы вложиться в новый проект. Сегодня компания создателей Glitch известна всему миру как разработчик корпоративного мессенджера Slack.

НЕ УПУСКАЙТЕ ШАНС ЗАРАБОТАТЬ ХОРОШУЮ РЕПУТАЦИЮ И ЗАВЕСТИ НАДЕЖНЫХ ПАРТНЕРОВ.

F02 – оценить удовлетворенность стейкхолдеров

ОТПРАВЬТЕ ВНУТРЕННИМ ИЛИ ВНЕШНИМ СТЕЙКХОЛДЕРАМ ФИНАЛЬНЫЙ АНОНИМНЫЙ ОПРОСНИК УДОВЛЕТВОРЕННОСТИ И ЗАФИКСИРУЙТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ В РЕЕСТРЕ «ЗДОРОВЬЕ ПРОЕКТА». В ОТЛИЧИЕ ОТ ЕЖЕМЕСЯЧНОГО ОПРОСНИКА ЭТА ИТОГОВАЯ ОЦЕНКА КАСАЕТСЯ ВСЕГО ПРОЕКТА В ЦЕЛОМ.

Руководство P3.express

Мы уже привыкли, что обратную связь от клиентов и пользователей собирают по каждому чиху: оцените новый функционал, ответ службы поддержки, поездку, качество связи. Даже раздражает иногда. В проектах такой подход не исключение. Если, конечно, между вами и заказчиком не возникли непреодолимые разногласия, и лучшее, о чем вы договорились – это стереть контакты друг друга.

Чуть реже принято получать фидбек от ключевых членов команды, но многие компании к этому стремятся. А часто вы узнаете у спонсора или поставщиков, нравится ли им сотрудничество? Анализируете свои ощущения от проекта? Вряд ли.

Шаг F02 – подходящий момент, чтобы это сделать. И хотя P3.express отмечает, что результаты опроса уже не повлияют на текущий проект и будут использоваться в будущих, я предлагаю смотреть на этот шаг шире и извлекать из него пользу здесь и сейчас, а не когда-то потом.

Что вы можете получить? Например, проработать недопонимания с заказчиком, если они возникли во время передачи продукта. Договориться об отзыве, благодарственном письме, которое команда сможет добавить в свое портфолио, или сразу о следующих проектах. Выявить свои точки роста, подумать, куда бы вы хотели двигаться дальше. Помочь команде выпустить пар, осознать свой вклад в общее дело, понять потребности в обучении. Закончить сотрудничество в доброжелательной атмосфере.

Я собрал список вопросов для стейкхолдеров и призываю списывать, но не дословно. Всегда ориентируйтесь на ваш контекст – может быть, у вас принято общаться со всеми на «ты» или команда международная, поэтому потребуется учесть культурные различия.

Вопросы для команды:

• Как вы оцениваете свои личные результаты?

• Чему вы научились за время проекта?

• Возникла ли у вас потребность в обучении?

• Комфортным ли для вас было взаимодействие с участниками проекта?

• Что было для вас самым сложным в проекте?

• Что больше всего бесило?

• Что вам понравилось в работе над проектом?

• Что бы вы хотели порекомендовать менеджеру проекта?

Вопросы для заказчика, подрядчиков, поставщиков:

• Насколько вы довольны взаимодействием с нами?

• Готовы ли вы нас рекомендовать?

• Как мы можем стать лучше?

• Какой совет вы хотели бы дать менеджеру проекта?

Вопросы для спонсора:

• Как вы оцениваете результаты работы команды?

• Что хотелось бы сделать по-другому в следующем проекте?

• Что вы хотели бы порекомендовать менеджеру проекта?

Вопросы для менеджера проекта:

• Какие чувства у вас возникают, когда вы думаете о проекте?

• За что вы можете себя похвалить?

• Что бы вы сделали иначе, если бы вернулись в прошлое и начали проект заново?

• Хотели бы вы прокачать какие-то навыки?

Наш коллега и ученик Дмитрий Ирешев, руководя проектным офисом, дополнительно адаптировал для этого шага индекс NPS (англ. Net Promoter Score), чтобы