На всех парусах. Хорошая управленческая практика для эффективного руководителя - Тимур Дергунов

«Хорошая управленческая практика» в данном разделе нашей книги гласит: в презентациях для публичных выступлений как нигде работает правило «мелочей нет даже в мелочах».

Учитесь писать

Работа с письменной речью, то есть работа с текстами, на мой взгляд, находится у нас даже в худшем состоянии, чем устные коммуникации. Люди часто просто не умеют писать. Процент людей, способных составить текст так, чтобы остальные смогли понять, о чем идет речь, крайне невелик. Если же речь заходит о профессиональных текстах – например, о коммерческих предложениях клиентам, то там просто беда.

Хочу поделиться с вами следующим наблюдением: менеджеры, умеющие писать, добиваются гораздо бóльших результатов, нежели те, кто пишет плохо. У первых лучше результат, они зарабатывают больше, их быстрее и чаще повышают в должности, им дают новые участки ответственности и проекты, к ним более благосклонно относятся руководители компаний.

Дело в том, что топ-менеджеры не будут (да и не смогут) выслушивать все доводы и мотивы сотрудника по интересующему их вопросу. У них, как правило, нет на это времени, да и приоритеты распределены по-другому. А вот к изложенному на бумаге они почти всегда относятся иначе – читают не торопясь и тогда, когда располагают достаточным количеством времени, чтобы ознакомиться с текстом до конца.

Текст, написанный сотрудником или, к примеру, руководителем отдела на бумаге, позволяет оценить его кругозор, его аналитические способности, приоритеты, эмоциональность, способность видеть и учитывать детали, умение посмотреть на проблему системно, всесторонне. Также во многом можно оценить инициативность сотрудника и в целом его отношение к развитию бизнеса.

Все известные мне крупные менеджеры умеют хорошо писать и выступать с презентациями. Все. Сейчас для них это обязательная часть функционала, но уверен, что когда-то навык написания текстов стал одним из решающих при продвижении по карьерной лестнице.

Обращаясь к кому-то письменно, вы получаете возможность поработать над текстом, выверить формулировки, чтобы избежать риска быть понятыми неправильно. Вы не рискуете прийти не вовремя, отвлечь собеседника от важных дел.

Некоторые не очень удачливые и не слишком дальновидные менеджеры в ответ на запрос со стороны высшего руководства компании или клиента отправляют им в ответ только файл Excel или, как они говорят, «табличку», где «все и так понятно». Они искренне рассчитывают, что получатель сохранит «табличку», а потом выделит вечерок и, с упорством Шерлока Холмса с лупой или дотошного аудитора в толстых очках, будет изучать клетку за клеткой, анализируя связанные формулы, чтобы разобраться, что имел в виду автор. Часто этим грешат менеджеры, у которых в названии должности есть слово «аналитик». Типа он аналитик, а не писатель.

Если вы и правда хотите, чтобы ваша деятельность была успешной, не делайте так.

Пишите. Покажите, что вы в состоянии не только анализировать, но и адаптировать результаты этого анализа к текущим задачам бизнеса. Однако знайте меру, излагайте только самую суть, кратко и сжато.

Потому что если менеджер постоянно звонит директору, пишет во все корпоративные мессенджеры или прибегает с вопросами, то может сложиться впечатление, что «бегун» либо боится самостоятельно справляться с задачами, которые на него возлагаются (такой менеджер точно не будет рассматриваться как кандидат на рост, и вообще руководству следует подумать о том, свое ли место он занимает), либо искусственно придумывает проблемы, которые якобы не решить без топа, привлекая таким образом каждый раз его внимание к деталям, чтобы больше времени быть на виду и демонстрировать интенсивность своей работы.

Это, скажу вам, довольно сильно раздражает. Не меньше, чем отправленная в письме «табличка» без пояснений.

После того как вы направите руководителю текст, у вас практически есть гарантия того, что вы будете услышаны, а все ваши аргументы и факты будут учтены. Вовсе не обязательно решение окажется таким, как вы ждете, но то, что своим текстом вы продемонстрируете уровень образования, развития и потенциал – это я вам гарантирую.

В тексте в глаза бросается все: орфография, пунктуация, словарный запас, длина предложений, правильное употребление прилагательных и так далее. Должен предупредить, что плохой текст может причинить вам не меньше вреда, чем приносит пользы текст хороший. Но все равно это лучший способ показать себя.

Взаимоотношения со смежными подразделениями также во многом зависят от ваших способностей изложить свою позицию и свои интересы письменно. Обменяться парой содержательных сообщений с сильным коллегой зачастую все равно, что продвинуться в решении сложной совместной задачи. Это гораздо эффективнее перепалки, пусть и с аргументами, на совместном совещании с участием большого числа людей.

Большое внимание следует уделять грамотности написанного. Есть ошибки, которые полностью могут изменить ваш имидж в глазах читающего. Это гораздо более серьезная проблема, чем кажется.

К примеру, молодой человек, начинающий менеджер, может быть на хорошем счету у руководителей организации, показывать результаты, иметь четкие цели, но при этом составить служебную записку с грамматическими ошибками, соответствующими уровню шестого класса школы. Уверяю вас, отношение к нему изменится. Кстати, это в полной мере относится и к статусам в социальных сетях и мессенджерах. Будьте внимательны. Старайтесь больше читать, проверяйте свои тексты с помощью текстовых редакторов, которых сейчас предостаточно. В общем, не подставляйтесь по мелочам.

Осторожнее с ИИ

Особую внимательность и осторожность при написании служебных записок и комментариев следует уделять работе со всевозможными нейросетями. Очень часто материалы, подготовленные ими, содержат много «воды», они неконкретны, не адаптированы для конкретной компании, а стиль изложения слишком сильно отличается от обычной речи менеджера, с которым руководители знакомы. Поверьте, вам не пойдет на пользу подозрение в том, что вы на своем рабочем месте готовите материалы, на основании которых высшие менеджеры будут принимать решения, с помощью, например, продуктов OpenAI. Исключение составляет ситуация, когда вы делаете это намеренно – например, с целью анализа большого массива данных, – и хотите продемонстрировать какой-то вывод или найти дополнительные аргументы. В таком случае искусственный интеллект вполне уместен в работе, но вы должны действовать в открытую. ИИ нужен, чтобы дополнить вас, а не заменить.

В общем, ребята, нужно учиться писать. Сначала понемногу – может быть, только внутри своего подразделения, ставя письменные задачи. Невредно, кстати, вести текстовый канал – закрытый или открытый (с пониманием ограничений, которые накладывает на вас занимаемая должность). Затем переходите к письменному формулированию своих предложений и отчетности. Увидите – если ваши тексты будут качественными, результат не заставит себя ждать. По крайней мере, не заставит себя ждать слишком долго.

Культура отклика

И еще. Всегда