8 ключей от личной эффективности. Как управлять временем, психоэмоциональным состоянием и результатом - Кирилл Любин

– А если следующий клиент позвонит и захочет записаться на субботу, вы его на 20 часов запишете?

– Ну да, конечно. Я работаю до 21.

– Анна, правильно ли я понимаю, что на этом листочке у вас планирование исключительно по работе?

Она говорит:

– Да, правильно.

– То есть получается, что этот листочек А4 – это две недели вашей жизни?

– Получается так, – согласилась Анна.

– А куда вы записываете личные дела? Отдых, встречи с друзьями, время на себя?

В ответ молчание.

У Анны планирование велось по принципу «где свободно, там и запись». Она действительно специалист высокого класса, поэтому к концу недели у нее все клеточки заполнялись и не было уже времени ни на спорт, ни на планирование бизнеса, ни на себя: массаж, например, или баня, а была только работа. И как вы, наверное, догадались, личной жизни у Анны тоже не было.

– Хорошо, – сказал я, подумав, – а давайте возьмем новый лист и начнем составлять план на третью неделю, которая еще максимально свободна от записи. Внесите в нее все, что для вас важно, чем вы бы хотели заняться в первую очередь.

Анна внесла:

1. Два часа на стратегическое планирование по бизнесу.

2. Планерки с командой.

3. Три часовых тренировки в неделю в зале.

4. Свободное время только для себя, на свою личную жизнь: в субботу и воскресенье – полностью с утра и до вечера.

5. Три дня в неделю после 19:00 она поставила запись в календарь, которая звучала: «Свидания и друзья».

И только после этого она начала записывать клиентов в пустые окошки. Теперь, если Анне позвонит клиент и попросит запись на 14:00 во вторник, она посмотрит и увидит, что у нее в это время тренировка. Можно раньше, можно позже, но с 14:00 до 15:00 время уже занято.

На примере этой истории становится очевидным еще один принцип планирования: сначала мы вносим в календарь все личные важные дела и только потом – работу.

Помодоро

Третий инструмент в планировании, который я хотел бы отдельно выделить и который помогает реализовывать задачи, – это техника помодоро.

Помню, как однажды мне нужно было подготовить презентацию к новому выступлению, но всю неделю находились дела поважнее. И вот до выступления остался один день, задача не выполнена, а желания за нее браться так и не появилось. Тогда я собрался, включил таймер и с помощью помодоро сделал презентацию ровно за час, легко и без внутреннего сопротивления.

С этой техникой управления временем, предложенной Франческо Чирилло[8] еще в конце 1980-х годов, сейчас вас познакомлю.

Принцип ее прост: разбить час на периоды работы и отдыха: 25 минут посвящаем одной конкретной задаче, затем пятьминут перерыв и снова 25 минут деятельности. Так чередуем до тех пор, пока задача не будет закрыта, затем переходим к следующей. Но какой бы объемной ни была работа, мы делаем ее не больше четырех циклов по 25 минут, то есть двух часов, затем даем себе 30 минут отдыха и можем снова повторить цикл в два часа. Тренируем свой мозг, образовываем новые нейронные связи.

В перерывах мы можем заниматься чем угодно, только не работой. Захотели – заглянули в соцсети или сделали себе кофе, послушали музыку, посмотрели в окно, да все что угодно.

Работать три часа в цейтноте сложно, это большая трата энергии. Но многие склонны выпадать из времени, погружаться и делать что-то не отрываясь. Это отрицательно влияет на наше состояние, мы быстрее устаем, становимся менее усидчивы. Обязательно нужно делать перерывы. Начать можно с 15 минут работы и пяти минут отдыха. Таким образом, в час получается 45 минут мозговой активности и 15 минут переменок, как в школе. К слову, такое распределение нагрузки принято системой образования не случайно, как и понятие академического часа, потому что в течение 45 минут человек в принципе может держать концентрацию, потом внимание рассеивается.

На мой взгляд, самое сложное в соблюдении техники помодоро – это отслеживать время. Можно по старинке ставить будильник, а можно воспользоваться приложением Focus To-Do для смартфонов. На мой взгляд, это очень удобно, потому что во время работы таймера приложение выключает телефон для звонков, сообщений, уведомлений. А это именно те вещи, которые отвлекают нас и не дают сконцентрироваться на задаче.

Управление финансами

Деньги – один из самых важных ресурсов человека. Это то, что дает возможность улучшать качество жизни и реализовывать мечты, ну если, конечно, со здоровьем все в порядке – здоровье точно на первом месте. Поэтому инструмент управления финансами я выделил отдельно.

Долгое время я вел учет доходов и расходов в голове. Я хорошо зарабатывал, обеспечивал семью и не видел необходимости в личной бухгалтерии. Тогда у нас с женой еще не родился сын. Наша финансовая система была такова: все доходы жены – это ее личные средства, которые она тратит на себя, как и на что захочет, а я закрываю свои нужды и весь семейный бюджет, начиная с продуктов и заканчивая совместным отдыхом и большими покупками. Мы этот принцип сохранили по сей день.

Тем не менее однажды все изменилось. У нас родился сын, и жена ушла в декретный отпуск. В какой-то степени она лишилась ощущения финансовой безопасности. Тогда я дал ей карту и сказал, чтобы она ею пользовалась, покупала все, что необходимо. Прошла неделя, а со счета не было ни одного списания. Я спросил у нее: «Что-то не так?» Тогда жена призналась, что карта не решает проблему. «Мне важно точно знать, какими средствами мы располагаем, чтобы планировать семейный бюджет. Нужно понимать, сколько денег поступит, чтобы принимать решение о той или иной трате», – сказала она. Тогда я стал искать инструмент, который сделал бы бюджет прозрачным для нас обоих. И нашел.

Приложение CoinKeeper решило задачу. Вы просто вносите в него все карты и счета, предоставляете доступ жене и совместно записываете все траты в одном месте, распределяете их по категориям. Казалось, мы просто перенесли доходы-расходы из головы в приложение, сделали их прозрачными друг для друга. Все видно, на каких картах и счетах сколько лежит. Но вот что я заметил: с момента, как я стал вести личную бухгалтерию, сразу начал расти в финансах.

Почему это произошло? Потому что я направил на эту сферу внимание. Как и во всех областях жизни: если не инвестировать в саморазвитие, то его не будет, в дружбу – и со временем она рассыплется. Не инвестируем в деньги, в финансовую дисциплину – никаких выдающихся заслуг на этом поприще не получим.