Настольная книга коллекционера. Руководство по управлению и содержанию арт-коллекций - Мэри Розелл

легче управлять, наслаждаться и даже пользоваться своими собраниями. Программы и онлайн-системы, которые называются системами управления коллекциями (Collection management system — CMS, далее — система), не только позволяют коллекционерам создать полный обзор всех принадлежащих им работ, но и помогают принимать решения, вести учет и администрирование коллекции. Сегодня любое собрание экспонатов можно посмотреть онлайн в удобное время и из любой точки, выполнив поисковый запрос по местоположению, имени автора, теме, цене и целому ряду других параметров. Системы также позволяют напечатать красочные каталоги, так что теперь можно просматривать и наслаждаться своими собраниями или делиться ими с другими людьми, не вставая с кресла. Неожиданно самым сложным решением может оказаться выбор подходящей системы, а труднее всего будет своевременно отслеживать постоянно развивающиеся технологии. Эти платформы могут кардинально измениться буквально за год, как и цены на произведения искусства. Те примеры, которые мы отобрали и разберем ниже, прослужат дольше, но и здесь обязательно произойдут изменения.

Бумажные папки

Даже в эру интернета и при наличии оптимальной системы нужно в любом случае продолжать параллельно вести оригинальную бумажную документацию, то есть сортировать и хранить папки с бумагами. В идеале на каждую работу в коллекции нужно завести свою архивную папку, в которой будут храниться соответствующие документы. Она включает в себя оригиналы счетов-фактур, бумаги, касающиеся доставки и хранения, сертификаты подлинности, транспортные накладные и всю переписку, имеющую отношение к произведению. Со временем может оказаться, что эти документы имеют ценность сами по себе.

Оригинальные бумаги следует тщательно отсканировать, а электронные копии поместить в систему. Сегодня большинство домашних принтеров имеют функцию сканера, так что сделать это совсем нетрудно. Посмотреть сканы в системе управления можно в любой момент, а дополнительный плюс этой опции состоит в том, что вам не придется доставать сами оригиналы документов, и они, таким образом, лучше сохранятся.

Чаще всего в момент формирования коллекции никто, даже сам коллекционер, не знает, сколько она просуществует. Некоторые коллекции передаются в семьях из поколения в поколение, и все же даже самый детальный каталог проживет ровно столько, сколько будут сохраняться его физические носители. Учитывая это, необходимо подходить к управлению коллекцией как к долгосрочному проекту, используя высокие архивные стандарты. Прежде всего следует снять с документов перед отправкой их в папку все металлические скобки, скрепки и липкие заметки, потому что с годами они портят бумагу. Поскольку листы и папки, которые мы обычно используем при ведении документооборота, содержат кислоты, которые могут ускорить старение документов, коллекционерам следует держать для хранения документов, относящихся к истории произведений, только архивные бескислотные папки. Вся соответствующая печатная продукция также должна храниться только в бескислотных коробках, которые можно найти в специальных магазинах или заказать через интернет. Даже если они будут несколько дороже, чем те канцелярские товары, к которым вы привыкли, их цену невозможно сопоставить с ценностью коллекционных документов, которые благодаря мерам предосторожности надежно сохранятся.

С одной из крупных коллекций, собранных в 1960-е гг., произошел печальный казус. Скрупулезно подобранная документация, относящаяся к этому собранию, ближе к концу тысячелетия оказалась сильно испорченной, так как все эти новые материалы еще не были изобретены и доступны на рынке. Заржавевшие скрепки прожгли дыры в важных документах, от липких лент на бумаге остались коричневые пятна, да и сами бумаги от старости рассыпались в руках. Учитывая, что среди них были письма от художников, дилеров и арт-персон, бывших в то время звездами первой величины, включая Джаспера Джонса, Лео Кастелли и Альфреда Барра, это было более чем досадно, особенно принимая во внимание, что коллекционер так долго и кропотливо собирал и организовывал эту информацию.

Как часто происходит со старыми коллекциями, одной из задач первостепенной важности было перевести это собрание в современный формат, опираясь на архивные данные. Вредоносные материалы были аккуратно удалены с документов, старые папки выброшены и заменены бескислотными, а сами документы отсканированы[47]. Хотя для хрупких листов лишнее сканирование обычно не рекомендуется, наличие в будущем электронных копий в свободном доступе в данном случае было гораздо полезнее. Ведь при этом отпала необходимость каждый раз трогать оригиналы, многие из которых были напечатаны на пишущей машинке на тончайшей папиросной бумаге.

Даже при соблюдении всех стандартов ведения архивов такие документы подвержены влиянию времени и среды. Соответственно, их следует хранить в несгораемых шкафах и ни в коем случае не размещать в подвалах, где существует риск затопления или заражения плесенью. Кроме того, рекомендуется держать документы или хотя бы их копии отдельно от самих коллекций. В таком случае это будет являться дополнительной страховкой от чрезвычайных происшествий. Для хранения документов идеально подойдет ячейка в банке или надежное арт-хранилище. Особенно важно туда поместить сертификаты подлинности, которые обычно невозможно восстановить.

Системы управления: Excel, программы и реляционные базы данных

Что собой представляют системы управления коллекциями и как выбрать для себя ту, которая подходит наилучшим образом? Вариантов много и возможность выбора постоянно растет, но в итоге все зависит от запроса и бюджета каждого конкретного коллекционера. Дальнейшая информация не претендует на полноценный анализ всех систем управления коллекциями. Это можно считать обзором, который позволит коллекционерам ознакомиться со всеми имеющимися возможностями. Многие начинают вести учет своих коллекций в программе Microsoft Excel. Это всем знакомая и крайне недорогая система, которая позволяет хранить данные в упорядоченном виде и в удобном формате. По сути, Excel — это учетная таблица, удобный инструмент, который может удовлетворить все нужды коллекционера, если требуется просто сделать полный обзор данных по имеющимся у него произведениям. Несмотря на то что системы управления постоянно развиваются и модифицируются, некоторые пользователи продолжают работать в Excel, хотя возможности программы весьма ограничены. Вот что значит сила привычки! Можно назвать как минимум одну крупную коллекцию мирового значения, данные которой до сих пор целиком хранятся в Excel. Дело в том, что ее куратор начал вести базу 20 лет назад именно в этой программе и считает, что переход на другую платформу станет слишком трудноосуществимым делом. Хотя большинство провайдеров систем, регулярно предлагающих свои услуги по импорту данных, позволят себе с этим не согласиться, Excel действительно может удовлетворить требования по работе с нединамичными коллекциями, если в них не происходит большой активности. Однако такая ситуация не всегда складывается в интересах коллекционера. База данных — это мощный и гибкий инструмент для управления коллекциями, который позволяет комбинировать информацию бесчисленным количеством способов. Из первых и наиболее популярных специализированных систем управления коллекциями, которые используются в арт-мире, можно выделить созданную в 1989 г.