Настоящий CTO: думай как технический директор - Алан Уильямсон

Сложнее с другими большими проектами, предполагающими значительные изменения в работе бизнеса и открытие новых рынков, особенно если вы готовите бизнесу стартовую площадку для расширения или углубления продуктовой линейки. В этих случаях обратитесь к коллегам за помощью в оценке снижения затрат или увеличения доходов.

Иногда возникает коллективное внутреннее ощущение, что проект следует реализовать, в таких случаях оценка ROI не имеет большого значения. Здесь подразумевается единогласная поддержка со стороны менеджмента.

В случае же с нашей компанией HomeMax окупаемость инвестиций можно рассчитать на основе сокращения числа сотрудников колл-центра и снижения затрат на приобретение, обслуживание и размещение физического оборудования.

3.7. Краткосрочное планирование и ожидания

Начинать крупный проект всегда сложно. Все взволнованы, все ждут больших результатов, но проблема в том, что каждое большое начинание требует серьезной подготовки. По большей части она затрагивает вспомогательные системы (структуру разрабатываемого кода и организацию работы с ним, использование облачных сервисов, базовую архитектуру и т. п.), и видимых (по крайней мере, для бизнеса) результатов может не быть 2–3 месяца, поэтому бизнес начинает нервничать.

Здесь мы стараемся предотвратить момент, когда бизнес устает ждать – забыв, что проект долгосрочный и должен был занять много времени (или если началось отставание от сроков), – и начинает задаваться вопросом, стоит ли продолжать. Этот феномен, «долина страданий» (названный так Джеймсом Милбери, партнером-основателем ParkerGale Capital и описанный в главе 2), отражает отношение бизнеса к долгосрочным проектам, и если вы будете следить за своим положением на кривой, то сможете облегчить эти страдания.

В это время в бизнесе могут появиться скептики, нашептывающие генеральному директору, что они потеряли (или начинают терять) уверенность в успехе проекта. Старая добрая система начинает вдруг казаться чрезвычайно привлекательной – старый друг лучше новых двух и все такое.

Заметки с полей

Каждому дому нужен прочный фундамент

Как правило, я справлялся с подобными ситуациями, проводя аналогии со строительством дома. Бизнес обычно интересует, что будет в каждой комнате, как украсить помещения и как обустроить кухню. Я умеряю его пыл, говоря, что мы пока на этапе закладки фундамента. После того как этот этап пройден, я говорю, что мы на стадии прокладки труб и электропроводки. По мере дальнейшей работы над проектом я продолжаю сравнивать его этапы с этапами строительства: возведением стен, установкой дверей и т. п. Это создает реалистичные ожидания и помогает тем, кто не знаком с разработкой ПО, понять, что происходит.

Ваша задача здесь – не позволить бизнесу свернуть в долину страданий, а если он все же там окажется – показать ему, как выбраться оттуда. Посмотрим, как это сделать.

3.7.1. Коммуникация

Прежде всего, необходимо следить за ходом проекта и ничего не упускать из виду. У подавляющего большинства крупных проектов сроки превышаются – такова жизнь, – но не превышение сроков, а отсутствие фиксации их причин и должной коммуникации может привести вас и вашу команду к провалу.

Бизнес должен знать, что происходит и почему. Многие технические директора не любят сообщать плохие новости и склонны замалчивать отставание от графика. Это неправильное отношение – смотрите на бизнес как на партнеров, которые так же заинтересованы в успехе, как и вы. Затруднения обычно возникают из-за появления новых требований или необходимости отвлекаться на повседневную рутину. О таких вещах нужно обязательно сообщать, и тогда помощь может прийти оттуда, откуда вы ее совсем не ждали.

Не забывайте отмечать каждый успех, но будьте аккуратны с масштабами торжества. Обязательно отмечайте небольшие достижения, например успешные спринты, внутри команды, но слишком хвастать прогрессом перед бизнесом не стоит – просто сообщите, что все идет хорошо. Отпраздновать по-крупному можно будет, когда вы закончите что-то, от чего бизнес начнет получать выгоду. Именно тогда ваш проект начнет доказывать свою ценность (и заставит замолчать скептиков).

Кстати, о ценности для бизнеса – не забудьте заложить в плане проекта достаточно времени для обучения пользователей работе с вашим продуктом и для их поддержки. Неприятно, когда все запланированные ресурсы израсходованы уже несколько недель назад, а вам все еще нужно внедрять продукт и решать различные проблемы. Все это следует предусмотреть и запланировать заранее. Тогда худшее, что может произойти, – это оставшееся неиспользованным запланированное время, что для бизнеса просто праздник. Таким образом, вы сдадите проект раньше срока – что намного предпочтительнее.

Разработав план коммуникации для разной целевой аудитории (например, для высшего руководства можно предусмотреть другой уровень детализации, чем для остальной компании) и определив периодичность его публикации, вы выработаете привычку своевременно сообщать как хорошие, так и плохие новости. Это может быть просто электронная рассылка с перечислением основных этапов или 1–2 слайда на регулярном собрании руководства.

3.7.2. Контроль инфополя

Звучит как элемент политической кампании и действительно похоже на нее в части контроля распространения информации. В отсутствие информации люди сами заполняют пробелы – когда фактами, а когда и фантазиями. Чем масштабнее ваш план, тем больше вам придется ограничивать радужные ожидания от него.

В какой-то момент ваше видение заживет собственной жизнью. Это означает, что ваш проект будут считать решением всех проблем. Что-то пошло не так, клиент недоволен, нужно увеличить продажи – ваше видение поможет. Перспектива избавиться от всех проблем очень заманчива, и вы будете удивлены, как быстро она может захватить умы. В управлении проектами это приводит к так называемому раздутию функционала (feature creep). Этим понятием описывается добавление в проект множества мелких функций – по отдельности они не кажутся большими, поэтому их можно впихнуть незаметно. Подобно соломинкам, которые кладут на спину верблюду, пока она не сломается, раздутие функционала может уничтожить самый лучший проект – ко времени завершения он и близко не будет соответствовать всем ожиданиям, даже если вы достигнете изначально поставленных целей.

Хотя строгое соблюдение стандартных принципов управления проектами поможет решить эту проблему, позаботьтесь, чтобы необходимая информация распространялась и за пределами вашей команды. Один из способов сделать это – при выпуске каждого обновления напоминать людям, что будет реализовано в рамках проекта, а что не будет. Нет ничего плохого в том, чтобы сразу развеять чьи-то заблуждения. Особенно важно уточнять ожидания в неофициальных кругах. Лучше сразу вызвать небольшое разочарование тем, что какой-то дополнительной функции не будет в первом релизе, чем потом спасать проект от полного провала в попытках соответствовать всем ожиданиям, и все из-за того, что вы были слишком вежливы, чтобы указать на недопонимание.

Итоги

• Сформулировав видение, направленное на создание долгосрочной ценности, вы сможете возглавить любые изменения.

• Выделите в видении части «что» и «как» для разных целевых аудиторий.

• Хорошее видение включает показатели успеха, которые легко измерить.

• Узнайте своих клиентов и установите с ними партнерские отношения, чтобы выявить их болевые точки и тем самым подтвердить актуальность своего видения.

• Видение – это не краткосрочный проект; это совокупность проектов, реализация которых иногда занимает годы.

• Согласуйте свое видение с общим графиком компании, чтобы его было проще реализовывать.

• Учитывая, сколько времени требуется для реализации видения, крайне важно обеспечить его адаптируемость к меняющимся технологиям.

• Сотрудникам всех уровней будет легче понять, к чему вы их ведете, если вы изложите свое видение в краткой и убедительной форме – для этого необходима практика.

• Чтобы исключить проблемы с финансированием в будущем и сформировать правильные ожидания, спланируйте бюджет своего видения.

• Составьте план коммуникации, чтобы своевременно информировать всех заинтересованных лиц – это поможет предотвратить сомнения, когда начнет казаться, что путь еще слишком долог.

Проверьте себя

Что из перечисленного ниже вы уже сделали?

• Создали долгосрочное видение и поняли, как его реализовать.

• Представили свое видение на разных уровнях компании.

• Подробно рассказали бизнесу о преимуществах, которые