Ну почему мы этого не знали до того, как начали работать. Руководство для начинающих и продолжающих - Анна Андреевна Власова

6. В случае, когда ваши границы нарушаются разными коллегами часто и это считается нормой в компании, подумайте о переходе в другую команду.

В разговорах с коллегами не нужно грубить или переходить на личности, оставайтесь вежливыми, но твёрдыми. Дайте коллегам понять, что личное пространство для вас не менее важно, чем рабочее. Помните, что отстаивание личных границ не должно расцениваться коллегами как наглость или желание их обидеть: это обычный рабочий момент, обсудив который, вы только продвинетесь на шаг вперёд к комфортному совместному рабочему существованию.

Ответ подготовлен с помощью эксперта сервиса развития карьеры «Эйч» Виктории Рыбаковой

Глава 13

Как по-человечески поставить задачу коллеге?

Ситуация:

Привет! Меня зовут Дима, и у меня простой, но вечнозелёный вопрос: как передать задачу коллеге?

Дело в чём. Ко мне в команду вышел дизайнер, теперь мы будем работать в паре. Я не супер разбираюсь в дизайне, поэтому не уверен, как объяснить, что я хочу. Чтобы получить в итоге то, что нужно, и при этом комфортно для коллеги.

О, и ещё вопрос! Как нормально напомнить о себе потом, если срок задачки на исходе и я переживаю? Не хочется надоедать, но и тревожиться мне не нравится.

Представьте, что техническое задание для дизайнера или любого другого специалиста – это как рецепт вкусного пирога. Без него можно обойтись, но шансы на хороший результат снижаются.

То есть рецепт здесь, по сути, как маршрут из точки А, где есть только исходные данные (ингредиенты), к точке В, где находится необходимый нам результат.

С его помощью вы обговариваете направление движения, оберегая себя и дизайнера от ненужной суеты, чтобы по итогу получился всё-таки пирог, а не суп с фрикадельками.

Когда вы готовите пирог, вам нужны определённые ингредиенты, пропорции и правильная температура, чтобы он получился вкусным и не сгорел. Дизайнеру тоже нужны «ингредиенты» для работы – ясные требования, понимание задачи и целевой аудитории.

Но важно! У повара-исполнителя должна быть некоторая свобода выбора для создания «пирога», чтобы добавить свои креативные идеи и сделать его интереснее, «вкуснее».

Дизайнеры часто вдохновляются, когда им позволяют экспериментировать и искать нестандартные решения. Но, конечно, необходимо соблюдать баланс: понимать цели проекта и оговаривать ожидания.

Как правильно давать ТЗ коллегам

Сохраняйте дружеский тон. Когда работаете вместе – и тем более если при этом дружите, – можно забыть о базовой вежливости и кидать сообщения в духе «сделай, дедлайн вчера». Не надо так.

Вводите коллегу в общий контекст задачи. Для чего нужен прототип сайта? Что за вебинар? Важна ли мобильная версия? Погрузите в контекст, дайте необходимые вводные, но не грузите деталями. Например, имя коллеги со стороны клиента, с кем вы будете согласовывать макеты, можно не называть. Тем более не нужно начинать описание задачи с того, как вам пришла идея этого материала, что вы придумали его в душе и так далее. А вот размер изображения и пояснения, где будет размещён финальный материал, – очень важны. Иначе дизайнер может делать баннер для сайта, а в итоге это пойдёт на печать огромного наружного плаката.

Если и проект, и коллега новые

Дайте больше информации: о проекте и его основных целях. Расскажите о ваших ожиданиях, требованиях и предпочтениях в дизайне. Поделитесь предыдущим опытом: как работали с дизайнерами раньше. Может быть, у вас уже есть сформулированные гайды?

Общайтесь: убедитесь, что и вам, и дизайнеру комфортно задавать вопросы и делиться своими идеями.

Дайте задание: не слишком сложное, так называемое тестовое, чтобы оценить идеи и предложения дизайнера.

Будьте открыты к идеям: дизайнер может предложить нечто новенькое. Иногда это даёт самые интересные результаты, которые производят крутой эффект.

Придерживайтесь структуры. Что за задачка, для чего, где брать для неё информацию, в каком виде и когда она нужна? Если текста много, разбивайте его на смысловые блоки.

Прикрепляйте примеры. Если уже давали похожую задачку – напомните, какой результат вы ждёте; если даёте новое – постарайтесь показать, что именно вам нужно.

Говорите, к кому можно обратиться за помощью. К вам или к другому коллеге? Расскажите, у кого можно запросить дополнительную информацию или помощь, если понадобится.

Обозначайте срок. Фиксируйте, когда вам нужно получить результат, чтобы коллега мог рассчитать свои силы.

Уважайте другие задачи коллеги. Помните, что ваш проект – не единственная задача человека, и это нормально.

Не выключайтесь из задачи. Оставайтесь на связи, будьте готовы оперативно ответить на вопросы, пояснить вводные или дать обратную связь на промежуточный результат.

Как правильно напомнить коллеге о задаче?

Проверьте ещё раз, что вы чётко поставили задачу. Любая просьба – дать ссылку, принести информацию, сориентировать по срокам, сделать что-то – это задача. Поэтому, прежде чем напоминать, разберитесь, правильно ли вы сформулировали для коллеги ТЗ (см. пункты выше).

Уточните напрямую, когда будет готово. Коллега мог забыть про задачу или не запланировать на неё время. Чтобы узнать текущий статус поручения, напрямую задайте конкретный вопрос: «Когда?» Это поможет получить от человека дату и время, позже которых договорённость можно считать просроченной.

Донесите важность задачи для исполнителя. Внутренняя мотивация всегда работает лучше внешней. Какую выгоду получит коллега, если решит вашу задачу? Как минимум что вы от него отстанете.

Вы в одной лодке – и оба это понимаете. Говорите коллеге, что вам неловко постоянно его дёргать и напоминать, и вместе ищите решение, устанавливайте новый срок. Опирайтесь на ваше взаимное желание сделать работу над задачей менее неприятной и показывайте, что не относитесь к человеку хуже из-за просроченного дедлайна.

Что ещё можно?

• Узнать, что мешает человеку выполнить задачу. Учтите это, выдавая следующее поручение!

• Упрямо напоминать о себе.

• Отдать задачу другому исполнителю, сделать по-другому или самому (на крайний случай).

• Найти условия, при которых задачу можно не делать, – и отказаться от неё (на крайний случай).

• Пожаловаться руководителю этого человека (на крайний случай).

И ещё важный момент! Доверяйте опыту вашего коллеги

Если вернуться к ситуации Димы, у дизайнера тоже есть свои «рецепты» для создания вкусного и красивого «дизайн-пирога». Но бывают ситуации, когда заказчик хочет добавить свои ингредиенты. «А почему бы не разнообразить арбузом наш тыквенный пирог? Ведь он вкусный и должен органично вписаться!» Но это не так.

Вполне нормально, что заказчик может не знать, что арбуз не сочетается с тестом и тыквой. Для этого как раз есть повара (дизайнеры), проверенные рецептуры и необходимые инструменты, которые помогают получить нужный результат.

Важно доверять опыту и интуиции